استفاده از استانداردهای ابرداده‌ای در مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی

ادارات دولتی، شرکت‌ها، موزه‌ها، کتابخانه‌ها، آرشیوها و مراکز اطلاعات و مدارک، هر یک مخزنی از مدارک را در خود جای داده‌اند. با افزایش حجم این مدارک و محدودیت‌های مربوط به فضا و نگهداری از یک سو، و قرار گرفتن سازمان‌ها در جریانی رو به سوی خدمات اتوماسیون برای رسیدن به مرحله تحقق دولت الکترونیکی از سوی دیگر، باعث گردیده این مدارک بیش از پیش به قالب‌های الکترونیکی درآیند و راهبردهای مدیریت، نگهداری و دسترسی به آنان در همان راستا تغییر یابد. با رشد روزافزون اطلاعات در قالب مدرک و تغییر شکل این مدارک به صورت الکترونیکی، نیاز به راهبردی ساده، مؤثر و انعطاف‌پذیر برای مدیریت بهتر اطلاعات نیز افزایش می‌یابد.
این نوع راهبرد مدیریتی اطلاعات که با عنوان «مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی» (ئی‌دی‌آرام)[1]مطرح می‌شود بستری است برای مطالعه و تأمل بر شیوه‌های مدیریت این شکل از اطلاعات. تدوین استانداردها، به‌کارگیری زبان‌های نشانه‌گذاری و برنامه‌های کاربردی وی‍ژه و نهایتاً استفاده از عناصر ابرداده‌ای، از جمله فعالیت‌های موفقیت‌آمیز و امیدوارکننده در این حوزه به شمار می‌آیند. این فرایندهای مدیریتی گاه با عبارت «مدیریت رکورد‌های الکترونیکی» (ئی‌آرام)[2]و گاهی نیز با عبارت «مدیریت مدارک الکترونیکی» (ئی‌دی‌اِم)[3]مطرح می‌گردند که با نگاهی به منابع موجود در این دو زمینه، به اشتراک و همپوشانی آن‌ها پی خواهیم برد.

2. مدیریت رکورد‌ها و مدارک الکترونیکی و ضرورت آن
پیش از هر چیز لازم است به برخی از اصطلاحات در این حوزه اشاره کنیم.

مدرک: اطلاعاتی که بر روی یک رسانه فیزیکی ضبط و ذخیره شده، در یک محیط کاربردی قابل تفسیر است و به عنوان یک واحد در نظر گرفته می‌شود.

مدرک الکترونیکی: مدرکی که در قالب الکترونیکی باشد. نکته قابل توجه آن‌که مدرک الکترونیکی ضرورتاً تنها به مدارک متن‌ـ پایه تهیه‌شده توسط واژه‌پردازها اطلاق نمی‌شود، بلکه مدارکی مثل پیغام‌های پست الکترونیکی، تصاویر گرافیکی، مدارک اچ‌تی‌ام‌ال یا ایکس‌ام‌ال، مدارک چندرسانه‌ای و انواع دیگر مدارک را نیز شامل می‌شود.

رکورد:اطلاعاتی که ایجاد، پذیرفته و نگهداری می‌شود و توسط اشخاص و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

رکورد الکترونیکی:مدرکی الکترونیکی که به صورت یک رکورد قابل اشتراک از مبدأ درآمده است.

 اطلاعات، بنیادی‌ترین نیاز برای هر سازمان به شمار می‌آید و اطلاعات ثبت‌شده همواره نیاز به یک مدیریت مؤثر دارند. مدیریت رکورد‌ها این اطمینان را می‌دهد که اطلاعات به آسانی در دسترس قرار گیرند و همچنین به طور نظام‌مند، در زمانی که دیگر به آن‌ها نیاز نیست از بین بروند. مثلاً حفاظت از رکورد‌های دولتی، این اطمینان را می‌دهد که جامعه استفاده‌کننده از آن بتواند تغییرات سیاسی را در سیر تاریخی دنبال کند و دسترسی به یک منبع مهم را در آینده ممکن می‌سازد.
رشد ارتباطات و داده‌های الکترونیکی‌-از نامه‌های الکترونیکی گرفته تا پایگاه‌های داده‌هاـ چالش جدیدی را به دنبال داشته است، اما می‌توان مدیریت مشابهی (همانند آنچه درمورد مدارک چاپی اعمال می‌شود)، را به کار گرفت. به نظر می‌رسد که مدیریت رکورد‌ها مبنایی اساسی برای رسیدن به مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی (ئی‌دی‌آر‌ام) باشد که بسیاری از سازمان‌ها به دنبال آن هستند.
جامعه نوین انتظار بالایی از دسترس‌پذیری اطلاعات دارد. اکنون مردم انتظار دارند که پاسخ‌های سریع و مؤثری را برای درخواست‌های اطلاعاتیشان دریافت نمایند و توسط دولت‌های موفق و پیشرفته نیز یک خط مشی «دولت باز» دنبال می‌شود(The National Archive of Scotland n.d.).
برای این‌که از موفقیت و اثربخشی فعالیت‌های مدیریت رکورد‌ها مطمئن شویم، باید اصول زیر را در مدیریت رکورد‌ها در نظر بگیریم(Robertson 2005):

  -مشخص نمودن و مدیریت هر گونه ابهام و پیچیدگی،       
 -تأکید بر انطباق و پذیرش[4] 
 -تبیین ملموس و مشهود مزایا و فواید،

       -

اولویت بخشیدن برمبنای نیازهای حرفه،

       -

کوتاه کردن مسیرها،

       - ارائه یک رهبری نیرومند،

       -

کم کردن میزان  مخاطره[5]
 -داشتن ارتباطات گسترده و فراگیر،

 

      -درنظرداشتن تجارب کاربر مربوطه،

      - انتخاب کردن اولین طرح به طور خیلی محتاطانه و دقیق.

:در مدیریت رکورد‌های الکترونیکی ما با داده‌های رقمی ‌سروکار داریم و این داده‌ها فرایندی را می‌پیمایند که به آن «چرخه عمر اطلاعات» می‌گویند. این چرخه شامل مراحل زیر است

ایجاد یا فراهم‌آوری اطلاعات. که شامل تولید اولیه و گردآوری اطلاعات، وارد کردن آن‌ها در یک نظام و افزودن نمایه‌هایی به آن منبع اطلاعاتی برای بازیابی بهتر می‌باشد.
استفاده. در این مرحله از چرخه عمر، اطلاعات در دسترس گونه‌های خاصی از کاربران یا گروه‌های تعریف‌شده قرار می‌گیرد و توسط آنان استفاده می‌شود. در اینجا بیش‌تر بحث مدیریت اختیارات و حقوق مطرح می‌شود.
بازنگریی. در طول مراحلی از عمر یک منبع اطلاعاتی، ممکن است آن منبع کنار گذاشته شود یا دیگر قابل استفاده نباشد. بنابراین به منظور اطمینان از این‌که روی‌هم‌رفته نظام اطلاعاتی روزآمد، مناسب و دقیق است، فرایند بازنگری مورد توجه قرار می‌گیرد.
حفاظت. صحت منابع اطلاعاتی مستلزم آن است که با روش‌های پشتیبانی مناسب، حمایت شود و همچنان که فناوری توسعه می‌یابد، سیاست‌های انتقال نیز تغییر کند.
کنارگذاری. به دنبال فرایند بازنگری، منابع اطلاعاتی ممکن است نابود شوند، برای استفاده در آینده بایگانی گردند، یا به یک مخزن دائمی ‌یا درازمدت (بایگانی راکد) منتقل شوند.

3. استانداردهای جهانی مدیریت مدارک و رکورد‌ها
برایاطمینان از این که رکورد‌هایایجاد‌شدهیا مورد استفاده قرارگرفته در یک سازمان به طور مطلوبینگهداریمی‌شوند، باید فعالیت‌ها و راهکارهاییرا دنبال نمود که مدیریت رکوردها این فعالیت‌ها و راهکارها را برقرار می‌سازد. منابع بسیاریبرای کمک به مدیریت مؤثر رکوردها، مدارک و نامه‌ها وجود دارند که امنیت موردنظر را تأمین می‌کنند.
در سال 2001 «استاندارد بین‌المللی مدیریت رکوردها» (ایزو 15489) به طور رسمی تدوین گردید. این استاندارد چندمنظوره، خط‌مشی‌ها و رویه‌های رکوردها را به گونه‌ای استاندارد می‌کند که اطمینان حاصل شود از تمام رکوردها، توجه و حفاظت مناسبی به عمل می‌آید. استاندارد، تدوین خط‌مشی مدیریت رکوردها، طراحی یک برنامه مدیریت رکورد، برقراری رویه‌ها و تعریف ملزوماتی برای برنامه را پوشش می‌دهد. به منظور اطمینان از تدوین یک برنامه مؤثر، این استاندارد مشخص می کند که چگونه برنامه را نظارت کنیم، وارسی دوره‌ای را انجام دهیم و سازمان آن را هدایت کنیم (White-Dollmann 2004). در بحث امنیت
اطلاعات به عنوان یکی از مباحث داغ جاری، استاندارد فنون رمزگذاری فناوری امنیت اطلاعات (ایزو/آی‌ئی‌سی 17799)، به عنوان راهبردی برای مدیریت امنیت اطلاعات، بسیار اهمیت دارد. این استاندارد راهنماها و اصولی را برای ابداع، اجرا، نگهداری و ارتقای مدیریت امنیت اطلاعات در سازمان عرضه می‌کند. همچنین یک راهنمای کلی برای اهداف پذیرفته‌شده رایج در مدیریت امنیت اطلاعات فراهم می‌نماید(Fanning 2005).

4. ابرداده‌ها
در این قسمت ابتدا لازم است به معرفی مفهوم ابرداده و نقش آن در سازماندهی و مدیریت منابع الکترونیکی پرداخته شود. برای ابرداده تعاریف بسیاری آمده که اکثر آن‌ها بر کاربرد آن تکیه دارند و به عبارت دیگر، تعاریفی عملگرا به شمار می‌آیند. یکی از تعاریف جامعی که از ابرداده ارائه شده، تعریفی است که «هینز» پس از ارائه تعاریف مختلف از آن، آورده است:
«ابرداده

[6]، داده‌ای است که محتوا، شکل یا خصوصیات یک رکورد داده‌ای یا یک منبع اطلاعاتی را توصیف می‌کند. ابرداده را می‌توان در توصیف منابع کاملاً ساختاریافته، یا اطلاعات ساختارنیافته از قبیل مدارک متنی به کار گرفت. همچنین می‌توان برای توصیف منابع الکترونیکی، داده‌های رقمی (شامل تصاویر رقمی) و مدارک چاپی از قبیل کتاب‌ها، مجلات و گزارش‌ها، مورد استفاده قرار داد. می‌توان آن را در درون یک منبع اطلاعاتی (مانند منابع وب) جای داد یا به طور جداگانه در یک پایگاه اطلاعاتی نگهداری کرد»(Haynes 2004).
به طور خلاصه ابرداده را «داده‌ای برای داده» یا «داده‌ای درباره داده» تعریف می‌کنند. به طوری که در تعریف «هینز» نیز به چشم می‌خورد، ابرداده، خود داده‌ای است که محتوا، نوع، قالب، و ... یک منبع اطلاعاتی که متشکل از مجموعه‌ای از داده‌ها می‌باشد را تعریف و توصیف می‌کند.
مدیریت رکورد‌ها از طریق تنظیم منابع و فراهم‌کردن بررسی خلاصه مذاکرات، نقش مهمی در مستندسازی تصمیمات دولتی ایفا می‌کند. مدیریت رکورد‌ها شامل مدیریت فایل‌های فیزیکی و رکورد‌های الکترونیکی می‌باشد؛ هرچند که آن‌ها محمل رسانه‌ای متفاوتی داشته باشند، اما اکثر فرایندهای مشابه بر روی هر نوع رکوردی اعمال می‌شود. مدیریت خوب رکورد‌ها به ایجاد رکورد‌های درست و صحیح بستگی دارد. این قسمت بر کاربرد ابرداده در مدیریت چرخه عمر رکورد‌ها تأکید می‌کند.
زمانی که رکورد ایجاد یا دریافت می‌شود، به ثبت می‌رسد یا با یک نام معین ذخیره می‌شود. در طول فرایند فراهم‌آوری، ابرداده‌های مربوط به رکورد که شامل تاریخ ایجاد، مالک، تاریخ بازبینی و رده امنیتی آن است، ایجاد می‌گردند.
تعدادی از عناصر داده‌ای که اختصاصاً برای مدیریت رکورد‌ها طراحی شده‌اند، در پروفایل‌های کاربردی ابرداده براساس «دوبلین کور»[7]تعریف شده‌اند. مثلاً «آرشیو ملی انگلستان» به عنوان یک سازمان موفق در اداره رکورد‌های عمومی ‌و دست‌نوشته‌های تاریخی، گروهی از عناصر داده‌ای را اختصاصاً برای مدیریت رکورد‌ها در دولت مرکزی تعریف کرده است. اما این عناصر را می‌توان در یک پروفایل کاربردی عمومی‌تر نیز به کار بست(Public Records Office 2002). این عناصر داده‌ای عبارت‌اند از:

Subject	Title	Identifier
Record Type	Addressee	Date
Rights	Location	Language
Description	Mandate	Preservation
Aggregation	Relation	Creator
	Digital Signature	Disposal

این عناصر حداقل مجموعه مصوب نظام‌های «ئی‌‌‌دی‌آر‌ام» را ارائه می‌دهند که باید قابل پشتیبانی باشند. هرچند این مدیریت منابع الکترونیکی و رقمی‌محدود به این موارد نیست و عناصر ابرداده‌ای دیگری نیز علاوه بر آن‌ها به کار برده می‌شوند.

5. استانداردهای ابرداده‌ای برای اطلاعات دولتی و آرشیوه

ا
استانداردها توافقات مستندی (شامل توضیحات فنی یا دیگر ملاک‌های مختصر و مفید) هستند که به طور یکدست به عنوان قانون، راهنما یا تعریف مشخصات، مورد استفاده قرار می‌گیرند تا مواد، محصولات، فرایندها و خدماتی که برای مقاصد خاصی تعیین گردیده‌اند، معتبر و مورد اعتماد شوند(International Organization for Standardization 2002).استانداردهای
ابرداده‌ای بنا به نیازهای جوامع مختلف موضوعی و بخش‌های صنعتی و حرفه‌ای گوناگون تدوین می‌گردند. عوامل کلیدی که بر تدوین آن‌ها اثر گذارده‌اند، نیازهای شغلی، گروه‌های استفاده‌کننده، و تاریخچه یا میراث جوامع خاص بوده‌اند(Haynes 2004).
در اینجا برخی از استانداردهای مورد استفاده برای آرشیوها ذکر می‌شوند.

5-1. «دوبلین کور‌»
در سال 1995 نشستی به منظور بحث درباره راه‌های توصیف و فهرست‌نویسی محتوای وب در شهر دوبلین در ایالت اوهایو برگزار گردید. این نشست نهایتاً منتهی شد به تشکیل «بنیاد ابرداده‌ای دوبلین کور»

[8]، «سازمانی مخصوص ارتقای سازگاری گسترده استانداردهای ابرداده‌ای میانکنش‌پذیر و توسعه واژگان ابرداده‌ای تخصصی برای توصیف منابعی که استقرار نظام‌های بازیابی هوشمند اطلاعات را ممکن می‌سازند»(DCMI 2004). «دوبلین کور» یکی از پراستفاده‌ترین استانداردهای ابرداده‌ای به شمار می‌آید که تحت استاندارد بین‌المللی «ایزو 15836 (2003)» تعریف شده است. حاصل کار این بنیاد منتهی شد به یک مجموعه 15 عنصری پایه که عبارت‌اند از(DCMI 2004):

Source Language Relation Coverage Rights

Contributor Date Type Format Identifier

Title Creator Subject Description Publisher

ویژگی این عناصر، قابلیت بیان آن‌ها در زبان‌های رایج نشانه‌گذاری (مثل اچ‌تی‌ام‌ال، ایکس‌ام‌ال، و آر‌دی‌اف) می‌باشد. این عناصر، عناصری عمومی‌ و چندمنظوره هستند و می‌توان از آن‌ها در زمینه‌های تخصصی مختلفی استفاده کرد. توسعه‌دهندگان استانداردهای ابرداده‌ای تشخیص دادند که کاربران ممکن است نیازهای خاصی داشته باشند که با طرحواره موجود، پوشش داده نشود. مزیت استفاده از عناصر طرحواره‌های موجود این است که فرصت بیش‌تری برای میانکنش‌پذیری میان برنامه‌های کاربردی که عناصر داده‌ای رایج دارند، به وجود آید. توسعه«ئی- جی‌ام‌اس»

[9]در انگلستان نمونه‌ای از یک استاندارد ابرداده‌ای است. برای مثال عنصر ابرداده‌ایegms.statusمعادلی در «دوبلین کور» ندارد و از این رو می‌توان آن را گسترشی از آن طرحواره در نظر گرفت(UK Office of the e-Envoy 2004).

5-2. استاندارد ابرداده‌ای دولت الکترونیکی
اطلاعات دولتی یکی از کانون‌هایی است که گسترش‌هایی را برای «دوبلین کور» به منظور ایجاد پروفایل‌های کاربردی برای دولت الکترونیکی لازم آورده است. فعالیت دولت‌ها در اینترنت از اواسط 1990 به این امر منتهی شد که ابرداده برای تسهیل اکتشاف منبع، مورد نیاز است تا یافتن اطلاعات را در سایت‌های وب دولتی، برای عموم آسان‌تر سازد.
در سال 2000 «بنیاد ابرداده‌ای دولتی انگلستان»

[10]با مرور بازیابی اطلاعات عام در اینترنت، کار خود را آغاز کرد. «واحد فناوری اطلاعات اداری کابینه»[11](که بعداً «اداره دولت الکترونیکی»[12]شد) یک گروه کاری ابرداده تشکیل داد که به «استاندارد ابرداده‌ای دولت الکترونیکی»(ئی- جی‌ام‌اس)بر مبنای«دوبلین کور»منتهی شد و هم‌اکنون ویرایش سومآن، 25 عنصر داد‌ه‌ای دارد. این استاندارد از یک ترکیب مشابه «دوبلین کور» استفاده می‌کند و با استفاده از ایکس‌ام‌ال قابل تبین است. (این استاندارد به عنوان ضرورتی برای میانکنش‌پذیری است که در چارچوب میانکنش‌پذیری دولت الکترونیکی (ئی- جی‌آی‌اف)[13]تعریف می‌شود). بسیاری از عناصر داده‌ای را می‌توان مستقیماً در عناصر ابرداده‌ای به دیگر استانداردها (مثل «دوبلین کور»، «جی‌آی‌ال‌اس»، و «ای‌جی‌ال‌اس» تبدیل کرد. استاندارد، پویا است و توسعه آن بنابر تقاضاها و کارکردهای نو، جریان دارد(Office of the e-Envoy 2003).
این استاندارد در آخرین ویرایش خود در سال 2006 دارای 25 عنصر ابرداده‌ای می‌باشد که عبارت‌اند از(UK GOV talk 2006):

Publisher Relation Rights Source Status Subject Title Type

Digital Signature Disposal Format Identifier Language Location Mandate preservation

Accessibility Addressee Aggregation Audience  Contributor Coverage Date Description

5-3.«خدمت مکان‌یاب دولتیاطلاعات»
دولت فدرال ایالات متحده،«خدمت مکان‌یاب دولتیاطلاعات» (جی‌آی‌ال‌اس)

[14]را به منظور کمک به مردمبراییافتن اطلاعات از طریق نمایندگی‌های مختلف فدرال،تدوین کردهاست. این یک خدمت غیرمتمرکز بر مبنای چندین سایت «جی‌آی‌ال‌اس» دولت فدرال ایالات متحدهمشتمل بر رکورد‌های تقریباً 32 نمایندگی فدرال مختلف می‌باشد. این کار براساس«خدمت مکان‌یابجهانیاطلاعات»[15]با همین سرنام «جی‌آی‌ال‌اس»  بنا گردیده است(McClure, Moen, and Bertot 1999).
عناصر پایه در این استاندارد، 29 عنصر می‌باشند که برخی از آن‌ها بنابر ضرورت و ماهیت عنصر،دارای زیر-عنصرهایی نیز می‌باشند. این عناصر به 7 منظور خاص اختصاص دارند که عبارت‌اند از(DESIRE 1997):

 

      -عناصر توصیفی پایه،
 -عناصر توصیف موضوع،

      -

عناصر قالب و خصیصه‌های فنی،

 

      -عناصر جزئیات میزبان اداره‌گر،

      -

عناصر ابردادهاداره‌گر،

      -

عناصر منشأ و منبع،

 

     -عناصر موارد دسترس‌پذیری و حقوق مؤلف.

5-4.«خدمت مکان‌یاب جهانیاطلاعات»
«جی‌آی‌ال‌اس»برمبنای استانداردکاوش«ایزو 23950»بوده و شامل مفاهیمی ‌کاملاً قابل درک برای کسانی است که در سراسر دنیا منابع اطلاعاتی را جستجو می‌کنند. این مفاهیم، شامل مفاهیم ‌کتابخانه‌ای(مانند عنوان، پدیدآور، ناشر ، تاریخ و محل)هستند.
یک رکورد مکان‌یاب «جی‌آی‌ال‌اس»در واقع نوعی نسخهدگرگون‌شده از یک رکورد فهرست کتابخانه‌ای است. تأثیر این استاندارد در جستجوی اطلاعات بیش‌تر شامل موارد زیر است:

  -اکتشاف اطلاعات،

  - برچسب‌گذاری محمل‌های اطلاعاتی،

  - سازماندهی منابع در وب مانند یک کتابخانه.
عناصر این استاندارد به سه دسته تقسیم می شوند:

1.عناصر«جی‌آی‌ال‌اس»در ثبت‌نام معنایی پایه

[16]این عناصر نقش ثبت‌نام معنایی پایه را دنبال می‌کنند و قسمتی از استاندارد «ایزو 11179» (فناوری اطلاعات- اختصاص و استانداردسازی عناصر داده‌ای) را شامل می‌شود. این عناصر مجموعه‌ای از 88 عنصر هستند و سعی شده با عناصر مارک و «دوبلین کور» قابل تطبیق باشد.

2.عناصر«جی‌آی‌ال‌اس»در پروفایل«جی‌آی‌ال‌اس»:‌مجموع این عناصر 92 عنصر است که در ساختار پروفایل‌های دولتی به کار برده می‌شوند. سعی شده این عناصر نیز با متاتگ‌های مارک آمریکا

[17]و «اس‌جی‌ام‌ال» مطابقت داده شوند.

3.عناصرBib-1:عناصری هستند که توسط نمایندگی حمایت از «زد 50-39»

[18]در کتابخانه کنگره آمریکا حمایت می‌شوند. تعداد این عناصر 148 عنصر است و برخی از عناصر آن قابل تطبیق با عناصر مارک آمریکا هستند(GILS n.d.).

5-5.«خدمت مکان‌یاب دولتی استرالیا»
«خدمت مکان‌یاب دولتی استرالیا» (ای‌جی‌ال‌اس)

[19]یک استاندارد ابرداده‌ای برای اطلاعات دولتی بر روی اینترنت،و براساس «دوبلین کور» می‌باشد. این خدمت در دو بخشباعنوان مجموعه عناصر ابرداده‌ای «ای‌جی‌ال‌اس» منتشر شدهوشامل 19 عنصر داده‌ای می‌باشد که عبارت‌اند از:

Relation Coverage Function Type Format Audience Mandate

Date Identifier Rights Description Source Language

Creator Publisher Contributor Availability Title Subject

این عناصر بجز 4 عنصرAvailability،Function،AudienceوMandateبراساس مجموعه عناصر ابرداده‌ای«دوبلین کور» می‌باشند (National Archives of Australia, 2002).

11. استاندارد عام بین‌المللی توصیف آرشیوی
به عنوان یک دستاورد همکاری بین‌المللی،«شورای بین‌المللی آرشیوها»یک استاندارد عام بین‌المللی توصیف آرشیوی (آیساد (جی))

[20]راتدوین کرده کهمنظور از آن «تعریف و شرح حوزه و محتوای مواد آرشیوی به منظور ارتقایدسترس‌پذیری آن‌ها»است. این استاندارد برای توصیف مواد و مجموعه‌های آرشیوی کاربرد داردو دارای26 عنصر داده‌ایاستکه در استاندارد تعریف می‌شوند. توصیف‌های آرشیوی بر اساس یک مدل توصیف متمایل به بالاترین سطح، سپس ردیف‌ها، سپسرکورد‌ها و در نهایت اقلام،بنا شده‌اند. این استاندارد بیش‌تر به منظور به‌کارگیری در کنار استانداردهای ملی،یا به عنوان زیربنایی برای تدویناستانداردهای ملی برای آرشیوها طراحیشده. به عنوان مثال استاندارد«توصیف کدگذاری مواد آرشیوی» (ئی‌ای‌دی)[21]معبرهایی هم به و هم از «آیساد (جی)» دارد. «ئی‌ای‌دی» توسط کتابخانهکنگره اعمال شده و همان نقشی را برای آرشیوها دارد که مارک برایرکورد‌های کتابشناختی دارد(International Council on Archives 2000).

7. نتیجه
با توجه به توسعه خدمات الکترونیکی دولتی، آرشیوها و اسناد و اطلاعات الکترونیکی به عنوان بخش مهم این فرایند توسعه،نیاز به سازماندهی و مدیریت ویژه در محیط الکترونیکی و مجازی دارند. ابرداده‌ها به عنوان یکی از راهبردهای سازماندهی مدارک رقمی نقش مهمی در این رابطه ایفامی‌کنند که شکل‌گیری استانداردهای بین‌المللی و ملی و رویکرد ساختاری نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی،نشان‌دهندهاین اهمیت می‌باشد.
در کشور ما نیز با توجه به حرکت‌ها و فعالیت‌هایی که در جهت شکل‌گیری دولت الکترونیکی صورت گرفته،لازم است با الگو گرفتن از فعالیت‌های انجام‌شدهموفق دردیگر نقاط جهان،فعالیت‌های زیربنایی و بنیادینانجامشود که از جملهآن‌ها می‌توانبهتدوین استانداردهای ملیبرایمدیریت مدارک ورکورد‌های الکترونیکی، طراحی و ساخت نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی با قابلیت میانکنش‌پذیری و توصیف مدرک با پشتیبانی از طرحواره‌های ابرداده‌ایاشاره کرد.

http://www.irandoc.ac.ir

استفاده از استانداردهای ابرداده‌ای در مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی

ادارات دولتی، شرکت‌ها، موزه‌ها، کتابخانه‌ها، آرشیوها و مراکز اطلاعات و مدارک، هر یک مخزنی از مدارک را در خود جای داده‌اند. با افزایش حجم این مدارک و محدودیت‌های مربوط به فضا و نگهداری از یک سو، و قرار گرفتن سازمان‌ها در جریانی رو به سوی خدمات اتوماسیون برای رسیدن به مرحله تحقق دولت الکترونیکی از سوی دیگر، باعث گردیده این مدارک بیش از پیش به قالب‌های الکترونیکی درآیند و راهبردهای مدیریت، نگهداری و دسترسی به آنان در همان راستا تغییر یابد. با رشد روزافزون اطلاعات در قالب مدرک و تغییر شکل این مدارک به صورت الکترونیکی، نیاز به راهبردی ساده، مؤثر و انعطاف‌پذیر برای مدیریت بهتر اطلاعات نیز افزایش می‌یابد.
این نوع راهبرد مدیریتی اطلاعات که با عنوان «مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی» (ئی‌دی‌آرام)[1]مطرح می‌شود بستری است برای مطالعه و تأمل بر شیوه‌های مدیریت این شکل از اطلاعات. تدوین استانداردها، به‌کارگیری زبان‌های نشانه‌گذاری و برنامه‌های کاربردی وی‍ژه و نهایتاً استفاده از عناصر ابرداده‌ای، از جمله فعالیت‌های موفقیت‌آمیز و امیدوارکننده در این حوزه به شمار می‌آیند. این فرایندهای مدیریتی گاه با عبارت «مدیریت رکورد‌های الکترونیکی» (ئی‌آرام)[2]و گاهی نیز با عبارت «مدیریت مدارک الکترونیکی» (ئی‌دی‌اِم)[3]مطرح می‌گردند که با نگاهی به منابع موجود در این دو زمینه، به اشتراک و همپوشانی آن‌ها پی خواهیم برد.

2. مدیریت رکورد‌ها و مدارک الکترونیکی و ضرورت آن
پیش از هر چیز لازم است به برخی از اصطلاحات در این حوزه اشاره کنیم.

مدرک: اطلاعاتی که بر روی یک رسانه فیزیکی ضبط و ذخیره شده، در یک محیط کاربردی قابل تفسیر است و به عنوان یک واحد در نظر گرفته می‌شود.

مدرک الکترونیکی: مدرکی که در قالب الکترونیکی باشد. نکته قابل توجه آن‌که مدرک الکترونیکی ضرورتاً تنها به مدارک متن‌ـ پایه تهیه‌شده توسط واژه‌پردازها اطلاق نمی‌شود، بلکه مدارکی مثل پیغام‌های پست الکترونیکی، تصاویر گرافیکی، مدارک اچ‌تی‌ام‌ال یا ایکس‌ام‌ال، مدارک چندرسانه‌ای و انواع دیگر مدارک را نیز شامل می‌شود.

رکورد:اطلاعاتی که ایجاد، پذیرفته و نگهداری می‌شود و توسط اشخاص و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

رکورد الکترونیکی:مدرکی الکترونیکی که به صورت یک رکورد قابل اشتراک از مبدأ درآمده است.

 اطلاعات، بنیادی‌ترین نیاز برای هر سازمان به شمار می‌آید و اطلاعات ثبت‌شده همواره نیاز به یک مدیریت مؤثر دارند. مدیریت رکورد‌ها این اطمینان را می‌دهد که اطلاعات به آسانی در دسترس قرار گیرند و همچنین به طور نظام‌مند، در زمانی که دیگر به آن‌ها نیاز نیست از بین بروند. مثلاً حفاظت از رکورد‌های دولتی، این اطمینان را می‌دهد که جامعه استفاده‌کننده از آن بتواند تغییرات سیاسی را در سیر تاریخی دنبال کند و دسترسی به یک منبع مهم را در آینده ممکن می‌سازد.
رشد ارتباطات و داده‌های الکترونیکی‌-از نامه‌های الکترونیکی گرفته تا پایگاه‌های داده‌هاـ چالش جدیدی را به دنبال داشته است، اما می‌توان مدیریت مشابهی (همانند آنچه درمورد مدارک چاپی اعمال می‌شود)، را به کار گرفت. به نظر می‌رسد که مدیریت رکورد‌ها مبنایی اساسی برای رسیدن به مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی (ئی‌دی‌آر‌ام) باشد که بسیاری از سازمان‌ها به دنبال آن هستند.
جامعه نوین انتظار بالایی از دسترس‌پذیری اطلاعات دارد. اکنون مردم انتظار دارند که پاسخ‌های سریع و مؤثری را برای درخواست‌های اطلاعاتیشان دریافت نمایند و توسط دولت‌های موفق و پیشرفته نیز یک خط مشی «دولت باز» دنبال می‌شود(The National Archive of Scotland n.d.).
برای این‌که از موفقیت و اثربخشی فعالیت‌های مدیریت رکورد‌ها مطمئن شویم، باید اصول زیر را در مدیریت رکورد‌ها در نظر بگیریم(Robertson 2005):

  -مشخص نمودن و مدیریت هر گونه ابهام و پیچیدگی،       
 -تأکید بر انطباق و پذیرش[4] 
 -تبیین ملموس و مشهود مزایا و فواید،

       -

اولویت بخشیدن برمبنای نیازهای حرفه،

       -

کوتاه کردن مسیرها،

       - ارائه یک رهبری نیرومند،

       -

کم کردن میزان  مخاطره[5]
 -داشتن ارتباطات گسترده و فراگیر،

 

      -درنظرداشتن تجارب کاربر مربوطه،

      - انتخاب کردن اولین طرح به طور خیلی محتاطانه و دقیق.

:در مدیریت رکورد‌های الکترونیکی ما با داده‌های رقمی ‌سروکار داریم و این داده‌ها فرایندی را می‌پیمایند که به آن «چرخه عمر اطلاعات» می‌گویند. این چرخه شامل مراحل زیر است

ایجاد یا فراهم‌آوری اطلاعات. که شامل تولید اولیه و گردآوری اطلاعات، وارد کردن آن‌ها در یک نظام و افزودن نمایه‌هایی به آن منبع اطلاعاتی برای بازیابی بهتر می‌باشد.
استفاده. در این مرحله از چرخه عمر، اطلاعات در دسترس گونه‌های خاصی از کاربران یا گروه‌های تعریف‌شده قرار می‌گیرد و توسط آنان استفاده می‌شود. در اینجا بیش‌تر بحث مدیریت اختیارات و حقوق مطرح می‌شود.
بازنگریی. در طول مراحلی از عمر یک منبع اطلاعاتی، ممکن است آن منبع کنار گذاشته شود یا دیگر قابل استفاده نباشد. بنابراین به منظور اطمینان از این‌که روی‌هم‌رفته نظام اطلاعاتی روزآمد، مناسب و دقیق است، فرایند بازنگری مورد توجه قرار می‌گیرد.
حفاظت. صحت منابع اطلاعاتی مستلزم آن است که با روش‌های پشتیبانی مناسب، حمایت شود و همچنان که فناوری توسعه می‌یابد، سیاست‌های انتقال نیز تغییر کند.
کنارگذاری. به دنبال فرایند بازنگری، منابع اطلاعاتی ممکن است نابود شوند، برای استفاده در آینده بایگانی گردند، یا به یک مخزن دائمی ‌یا درازمدت (بایگانی راکد) منتقل شوند.

3. استانداردهای جهانی مدیریت مدارک و رکورد‌ها
برایاطمینان از این که رکورد‌هایایجاد‌شدهیا مورد استفاده قرارگرفته در یک سازمان به طور مطلوبینگهداریمی‌شوند، باید فعالیت‌ها و راهکارهاییرا دنبال نمود که مدیریت رکوردها این فعالیت‌ها و راهکارها را برقرار می‌سازد. منابع بسیاریبرای کمک به مدیریت مؤثر رکوردها، مدارک و نامه‌ها وجود دارند که امنیت موردنظر را تأمین می‌کنند.
در سال 2001 «استاندارد بین‌المللی مدیریت رکوردها» (ایزو 15489) به طور رسمی تدوین گردید. این استاندارد چندمنظوره، خط‌مشی‌ها و رویه‌های رکوردها را به گونه‌ای استاندارد می‌کند که اطمینان حاصل شود از تمام رکوردها، توجه و حفاظت مناسبی به عمل می‌آید. استاندارد، تدوین خط‌مشی مدیریت رکوردها، طراحی یک برنامه مدیریت رکورد، برقراری رویه‌ها و تعریف ملزوماتی برای برنامه را پوشش می‌دهد. به منظور اطمینان از تدوین یک برنامه مؤثر، این استاندارد مشخص می کند که چگونه برنامه را نظارت کنیم، وارسی دوره‌ای را انجام دهیم و سازمان آن را هدایت کنیم (White-Dollmann 2004). در بحث امنیت
اطلاعات به عنوان یکی از مباحث داغ جاری، استاندارد فنون رمزگذاری فناوری امنیت اطلاعات (ایزو/آی‌ئی‌سی 17799)، به عنوان راهبردی برای مدیریت امنیت اطلاعات، بسیار اهمیت دارد. این استاندارد راهنماها و اصولی را برای ابداع، اجرا، نگهداری و ارتقای مدیریت امنیت اطلاعات در سازمان عرضه می‌کند. همچنین یک راهنمای کلی برای اهداف پذیرفته‌شده رایج در مدیریت امنیت اطلاعات فراهم می‌نماید(Fanning 2005).

4. ابرداده‌ها
در این قسمت ابتدا لازم است به معرفی مفهوم ابرداده و نقش آن در سازماندهی و مدیریت منابع الکترونیکی پرداخته شود. برای ابرداده تعاریف بسیاری آمده که اکثر آن‌ها بر کاربرد آن تکیه دارند و به عبارت دیگر، تعاریفی عملگرا به شمار می‌آیند. یکی از تعاریف جامعی که از ابرداده ارائه شده، تعریفی است که «هینز» پس از ارائه تعاریف مختلف از آن، آورده است:
«ابرداده

[6]، داده‌ای است که محتوا، شکل یا خصوصیات یک رکورد داده‌ای یا یک منبع اطلاعاتی را توصیف می‌کند. ابرداده را می‌توان در توصیف منابع کاملاً ساختاریافته، یا اطلاعات ساختارنیافته از قبیل مدارک متنی به کار گرفت. همچنین می‌توان برای توصیف منابع الکترونیکی، داده‌های رقمی (شامل تصاویر رقمی) و مدارک چاپی از قبیل کتاب‌ها، مجلات و گزارش‌ها، مورد استفاده قرار داد. می‌توان آن را در درون یک منبع اطلاعاتی (مانند منابع وب) جای داد یا به طور جداگانه در یک پایگاه اطلاعاتی نگهداری کرد»(Haynes 2004).
به طور خلاصه ابرداده را «داده‌ای برای داده» یا «داده‌ای درباره داده» تعریف می‌کنند. به طوری که در تعریف «هینز» نیز به چشم می‌خورد، ابرداده، خود داده‌ای است که محتوا، نوع، قالب، و ... یک منبع اطلاعاتی که متشکل از مجموعه‌ای از داده‌ها می‌باشد را تعریف و توصیف می‌کند.
مدیریت رکورد‌ها از طریق تنظیم منابع و فراهم‌کردن بررسی خلاصه مذاکرات، نقش مهمی در مستندسازی تصمیمات دولتی ایفا می‌کند. مدیریت رکورد‌ها شامل مدیریت فایل‌های فیزیکی و رکورد‌های الکترونیکی می‌باشد؛ هرچند که آن‌ها محمل رسانه‌ای متفاوتی داشته باشند، اما اکثر فرایندهای مشابه بر روی هر نوع رکوردی اعمال می‌شود. مدیریت خوب رکورد‌ها به ایجاد رکورد‌های درست و صحیح بستگی دارد. این قسمت بر کاربرد ابرداده در مدیریت چرخه عمر رکورد‌ها تأکید می‌کند.
زمانی که رکورد ایجاد یا دریافت می‌شود، به ثبت می‌رسد یا با یک نام معین ذخیره می‌شود. در طول فرایند فراهم‌آوری، ابرداده‌های مربوط به رکورد که شامل تاریخ ایجاد، مالک، تاریخ بازبینی و رده امنیتی آن است، ایجاد می‌گردند.
تعدادی از عناصر داده‌ای که اختصاصاً برای مدیریت رکورد‌ها طراحی شده‌اند، در پروفایل‌های کاربردی ابرداده براساس «دوبلین کور»[7]تعریف شده‌اند. مثلاً «آرشیو ملی انگلستان» به عنوان یک سازمان موفق در اداره رکورد‌های عمومی ‌و دست‌نوشته‌های تاریخی، گروهی از عناصر داده‌ای را اختصاصاً برای مدیریت رکورد‌ها در دولت مرکزی تعریف کرده است. اما این عناصر را می‌توان در یک پروفایل کاربردی عمومی‌تر نیز به کار بست(Public Records Office 2002). این عناصر داده‌ای عبارت‌اند از:

Subject	Title	Identifier
Record Type	Addressee	Date
Rights	Location	Language
Description	Mandate	Preservation
Aggregation	Relation	Creator
	Digital Signature	Disposal

این عناصر حداقل مجموعه مصوب نظام‌های «ئی‌‌‌دی‌آر‌ام» را ارائه می‌دهند که باید قابل پشتیبانی باشند. هرچند این مدیریت منابع الکترونیکی و رقمی‌محدود به این موارد نیست و عناصر ابرداده‌ای دیگری نیز علاوه بر آن‌ها به کار برده می‌شوند.

5. استانداردهای ابرداده‌ای برای اطلاعات دولتی و آرشیوه

ا
استانداردها توافقات مستندی (شامل توضیحات فنی یا دیگر ملاک‌های مختصر و مفید) هستند که به طور یکدست به عنوان قانون، راهنما یا تعریف مشخصات، مورد استفاده قرار می‌گیرند تا مواد، محصولات، فرایندها و خدماتی که برای مقاصد خاصی تعیین گردیده‌اند، معتبر و مورد اعتماد شوند(International Organization for Standardization 2002).استانداردهای
ابرداده‌ای بنا به نیازهای جوامع مختلف موضوعی و بخش‌های صنعتی و حرفه‌ای گوناگون تدوین می‌گردند. عوامل کلیدی که بر تدوین آن‌ها اثر گذارده‌اند، نیازهای شغلی، گروه‌های استفاده‌کننده، و تاریخچه یا میراث جوامع خاص بوده‌اند(Haynes 2004).
در اینجا برخی از استانداردهای مورد استفاده برای آرشیوها ذکر می‌شوند.

5-1. «دوبلین کور‌»
در سال 1995 نشستی به منظور بحث درباره راه‌های توصیف و فهرست‌نویسی محتوای وب در شهر دوبلین در ایالت اوهایو برگزار گردید. این نشست نهایتاً منتهی شد به تشکیل «بنیاد ابرداده‌ای دوبلین کور»

[8]، «سازمانی مخصوص ارتقای سازگاری گسترده استانداردهای ابرداده‌ای میانکنش‌پذیر و توسعه واژگان ابرداده‌ای تخصصی برای توصیف منابعی که استقرار نظام‌های بازیابی هوشمند اطلاعات را ممکن می‌سازند»(DCMI 2004). «دوبلین کور» یکی از پراستفاده‌ترین استانداردهای ابرداده‌ای به شمار می‌آید که تحت استاندارد بین‌المللی «ایزو 15836 (2003)» تعریف شده است. حاصل کار این بنیاد منتهی شد به یک مجموعه 15 عنصری پایه که عبارت‌اند از(DCMI 2004):

Source Language Relation Coverage Rights

Contributor Date Type Format Identifier

Title Creator Subject Description Publisher

ویژگی این عناصر، قابلیت بیان آن‌ها در زبان‌های رایج نشانه‌گذاری (مثل اچ‌تی‌ام‌ال، ایکس‌ام‌ال، و آر‌دی‌اف) می‌باشد. این عناصر، عناصری عمومی‌ و چندمنظوره هستند و می‌توان از آن‌ها در زمینه‌های تخصصی مختلفی استفاده کرد. توسعه‌دهندگان استانداردهای ابرداده‌ای تشخیص دادند که کاربران ممکن است نیازهای خاصی داشته باشند که با طرحواره موجود، پوشش داده نشود. مزیت استفاده از عناصر طرحواره‌های موجود این است که فرصت بیش‌تری برای میانکنش‌پذیری میان برنامه‌های کاربردی که عناصر داده‌ای رایج دارند، به وجود آید. توسعه«ئی- جی‌ام‌اس»

[9]در انگلستان نمونه‌ای از یک استاندارد ابرداده‌ای است. برای مثال عنصر ابرداده‌ایegms.statusمعادلی در «دوبلین کور» ندارد و از این رو می‌توان آن را گسترشی از آن طرحواره در نظر گرفت(UK Office of the e-Envoy 2004).

5-2. استاندارد ابرداده‌ای دولت الکترونیکی
اطلاعات دولتی یکی از کانون‌هایی است که گسترش‌هایی را برای «دوبلین کور» به منظور ایجاد پروفایل‌های کاربردی برای دولت الکترونیکی لازم آورده است. فعالیت دولت‌ها در اینترنت از اواسط 1990 به این امر منتهی شد که ابرداده برای تسهیل اکتشاف منبع، مورد نیاز است تا یافتن اطلاعات را در سایت‌های وب دولتی، برای عموم آسان‌تر سازد.
در سال 2000 «بنیاد ابرداده‌ای دولتی انگلستان»

[10]با مرور بازیابی اطلاعات عام در اینترنت، کار خود را آغاز کرد. «واحد فناوری اطلاعات اداری کابینه»[11](که بعداً «اداره دولت الکترونیکی»[12]شد) یک گروه کاری ابرداده تشکیل داد که به «استاندارد ابرداده‌ای دولت الکترونیکی»(ئی- جی‌ام‌اس)بر مبنای«دوبلین کور»منتهی شد و هم‌اکنون ویرایش سومآن، 25 عنصر داد‌ه‌ای دارد. این استاندارد از یک ترکیب مشابه «دوبلین کور» استفاده می‌کند و با استفاده از ایکس‌ام‌ال قابل تبین است. (این استاندارد به عنوان ضرورتی برای میانکنش‌پذیری است که در چارچوب میانکنش‌پذیری دولت الکترونیکی (ئی- جی‌آی‌اف)[13]تعریف می‌شود). بسیاری از عناصر داده‌ای را می‌توان مستقیماً در عناصر ابرداده‌ای به دیگر استانداردها (مثل «دوبلین کور»، «جی‌آی‌ال‌اس»، و «ای‌جی‌ال‌اس» تبدیل کرد. استاندارد، پویا است و توسعه آن بنابر تقاضاها و کارکردهای نو، جریان دارد(Office of the e-Envoy 2003).
این استاندارد در آخرین ویرایش خود در سال 2006 دارای 25 عنصر ابرداده‌ای می‌باشد که عبارت‌اند از(UK GOV talk 2006):

Publisher Relation Rights Source Status Subject Title Type

Digital Signature Disposal Format Identifier Language Location Mandate preservation

Accessibility Addressee Aggregation Audience  Contributor Coverage Date Description

5-3.«خدمت مکان‌یاب دولتیاطلاعات»
دولت فدرال ایالات متحده،«خدمت مکان‌یاب دولتیاطلاعات» (جی‌آی‌ال‌اس)

[14]را به منظور کمک به مردمبراییافتن اطلاعات از طریق نمایندگی‌های مختلف فدرال،تدوین کردهاست. این یک خدمت غیرمتمرکز بر مبنای چندین سایت «جی‌آی‌ال‌اس» دولت فدرال ایالات متحدهمشتمل بر رکورد‌های تقریباً 32 نمایندگی فدرال مختلف می‌باشد. این کار براساس«خدمت مکان‌یابجهانیاطلاعات»[15]با همین سرنام «جی‌آی‌ال‌اس»  بنا گردیده است(McClure, Moen, and Bertot 1999).
عناصر پایه در این استاندارد، 29 عنصر می‌باشند که برخی از آن‌ها بنابر ضرورت و ماهیت عنصر،دارای زیر-عنصرهایی نیز می‌باشند. این عناصر به 7 منظور خاص اختصاص دارند که عبارت‌اند از(DESIRE 1997):

 

      -عناصر توصیفی پایه،
 -عناصر توصیف موضوع،

      -

عناصر قالب و خصیصه‌های فنی،

 

      -عناصر جزئیات میزبان اداره‌گر،

      -

عناصر ابردادهاداره‌گر،

      -

عناصر منشأ و منبع،

 

     -عناصر موارد دسترس‌پذیری و حقوق مؤلف.

5-4.«خدمت مکان‌یاب جهانیاطلاعات»
«جی‌آی‌ال‌اس»برمبنای استانداردکاوش«ایزو 23950»بوده و شامل مفاهیمی ‌کاملاً قابل درک برای کسانی است که در سراسر دنیا منابع اطلاعاتی را جستجو می‌کنند. این مفاهیم، شامل مفاهیم ‌کتابخانه‌ای(مانند عنوان، پدیدآور، ناشر ، تاریخ و محل)هستند.
یک رکورد مکان‌یاب «جی‌آی‌ال‌اس»در واقع نوعی نسخهدگرگون‌شده از یک رکورد فهرست کتابخانه‌ای است. تأثیر این استاندارد در جستجوی اطلاعات بیش‌تر شامل موارد زیر است:

  -اکتشاف اطلاعات،

  - برچسب‌گذاری محمل‌های اطلاعاتی،

  - سازماندهی منابع در وب مانند یک کتابخانه.
عناصر این استاندارد به سه دسته تقسیم می شوند:

1.عناصر«جی‌آی‌ال‌اس»در ثبت‌نام معنایی پایه

[16]این عناصر نقش ثبت‌نام معنایی پایه را دنبال می‌کنند و قسمتی از استاندارد «ایزو 11179» (فناوری اطلاعات- اختصاص و استانداردسازی عناصر داده‌ای) را شامل می‌شود. این عناصر مجموعه‌ای از 88 عنصر هستند و سعی شده با عناصر مارک و «دوبلین کور» قابل تطبیق باشد.

2.عناصر«جی‌آی‌ال‌اس»در پروفایل«جی‌آی‌ال‌اس»:‌مجموع این عناصر 92 عنصر است که در ساختار پروفایل‌های دولتی به کار برده می‌شوند. سعی شده این عناصر نیز با متاتگ‌های مارک آمریکا

[17]و «اس‌جی‌ام‌ال» مطابقت داده شوند.

3.عناصرBib-1:عناصری هستند که توسط نمایندگی حمایت از «زد 50-39»

[18]در کتابخانه کنگره آمریکا حمایت می‌شوند. تعداد این عناصر 148 عنصر است و برخی از عناصر آن قابل تطبیق با عناصر مارک آمریکا هستند(GILS n.d.).

5-5.«خدمت مکان‌یاب دولتی استرالیا»
«خدمت مکان‌یاب دولتی استرالیا» (ای‌جی‌ال‌اس)

[19]یک استاندارد ابرداده‌ای برای اطلاعات دولتی بر روی اینترنت،و براساس «دوبلین کور» می‌باشد. این خدمت در دو بخشباعنوان مجموعه عناصر ابرداده‌ای «ای‌جی‌ال‌اس» منتشر شدهوشامل 19 عنصر داده‌ای می‌باشد که عبارت‌اند از:

Relation Coverage Function Type Format Audience Mandate

Date Identifier Rights Description Source Language

Creator Publisher Contributor Availability Title Subject

این عناصر بجز 4 عنصرAvailability،Function،AudienceوMandateبراساس مجموعه عناصر ابرداده‌ای«دوبلین کور» می‌باشند (National Archives of Australia, 2002).

11. استاندارد عام بین‌المللی توصیف آرشیوی
به عنوان یک دستاورد همکاری بین‌المللی،«شورای بین‌المللی آرشیوها»یک استاندارد عام بین‌المللی توصیف آرشیوی (آیساد (جی))

[20]راتدوین کرده کهمنظور از آن «تعریف و شرح حوزه و محتوای مواد آرشیوی به منظور ارتقایدسترس‌پذیری آن‌ها»است. این استاندارد برای توصیف مواد و مجموعه‌های آرشیوی کاربرد داردو دارای26 عنصر داده‌ایاستکه در استاندارد تعریف می‌شوند. توصیف‌های آرشیوی بر اساس یک مدل توصیف متمایل به بالاترین سطح، سپس ردیف‌ها، سپسرکورد‌ها و در نهایت اقلام،بنا شده‌اند. این استاندارد بیش‌تر به منظور به‌کارگیری در کنار استانداردهای ملی،یا به عنوان زیربنایی برای تدویناستانداردهای ملی برای آرشیوها طراحیشده. به عنوان مثال استاندارد«توصیف کدگذاری مواد آرشیوی» (ئی‌ای‌دی)[21]معبرهایی هم به و هم از «آیساد (جی)» دارد. «ئی‌ای‌دی» توسط کتابخانهکنگره اعمال شده و همان نقشی را برای آرشیوها دارد که مارک برایرکورد‌های کتابشناختی دارد(International Council on Archives 2000).

7. نتیجه
با توجه به توسعه خدمات الکترونیکی دولتی، آرشیوها و اسناد و اطلاعات الکترونیکی به عنوان بخش مهم این فرایند توسعه،نیاز به سازماندهی و مدیریت ویژه در محیط الکترونیکی و مجازی دارند. ابرداده‌ها به عنوان یکی از راهبردهای سازماندهی مدارک رقمی نقش مهمی در این رابطه ایفامی‌کنند که شکل‌گیری استانداردهای بین‌المللی و ملی و رویکرد ساختاری نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی،نشان‌دهندهاین اهمیت می‌باشد.
در کشور ما نیز با توجه به حرکت‌ها و فعالیت‌هایی که در جهت شکل‌گیری دولت الکترونیکی صورت گرفته،لازم است با الگو گرفتن از فعالیت‌های انجام‌شدهموفق دردیگر نقاط جهان،فعالیت‌های زیربنایی و بنیادینانجامشود که از جملهآن‌ها می‌توانبهتدوین استانداردهای ملیبرایمدیریت مدارک ورکورد‌های الکترونیکی، طراحی و ساخت نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی با قابلیت میانکنش‌پذیری و توصیف مدرک با پشتیبانی از طرحواره‌های ابرداده‌ایاشاره کرد.

http://www.irandoc.ac.ir

آر. دی. ا: استاندارد بین‌المللی جدید

RDA چیست؟

پیش از RDA
اصل AACR به قواعد فهرست‌نویسی پیشین برمی‌گردد. در سال 1841، قواعد فهرست‌نویسیِ پانیزی[4]، برای موزۀ بریتانیا[5] [2]، ایده‌ای را پایه‌گذاری کرد که در آن هر کتاب بایستی در فهرست‌نویسی یک مدخل (شناسه) اصلی داشته باشد؛ در حالی که اثر کاتر[6] با نام قواعد فهرست فرهنگی چاپی[7][3] که در سال 1876 منتشر شد، حاوی 369 اصل در زمینه فهرست‌نویسی توصیفی، سرشناسه‌های موضوعی و برگه‌آرایی بود. پس از آن قواعد انگلیسی و آمریکایی جداگانه‌ای تا اواسط قرن 20 مورد استفاده قرار گرفت.
دو مجموعه از اصول بین‌المللی به صورت توافقی در دهۀ 1960 تنظیم شد. اصول پاریس[8] را کنفرانس بین‌المللی اصول فهرست‌نویسی[9] در سال 1961 در پاریس تنظیم کرد [4] که نمایندگانی از 53 کشور در آن حضور داشتند و کار سیمور لابتزکی[10] را تأیید کردند. اصول کپنهاگ[11] نیز در جلسۀ بین‌المللی متخصصین فهرست‌نویسی[12] در سال 1969 در کپنهاگ به تصویب رسید [5] و انگیزه‌ای برای اتحادیه بین‌المللی انجمن‌های کتابداری[13] (IFLA) [6]، تا کار بر روی استاندارد بین‌المللی توصیف کتابشناختی[14] (ISBD) [7] را که برای اولین بار در سال 1971 منتشر شد، شروع کنند. ISBD، توصیف هر مورد را در حوزه‌های جداگانه‌ای سازماندهی می‌کند که عبارتند از: تکرار نام پدیدآورنده، ویرایش، اطلاعات خاص منابع، انتشار، توصیف ظاهری، فروست، یادداشت‌ها و تمایزگرهای شماره استاندارد.
چاپ اول AACR، در سال 1967 منتشر شد که به صورت دو متن انگلیسی و آمریکای شمالی مجزا بود. چاپ دوم (AACR2) در سال 1978 منتشر شده و دو مجموعه از قواعد اصول را با هم ادغام کرد و همچنین آنها را با ISBD، همساز کرد. اصول اصلی AACR فهرست‌نویسی از مدارک موجود را شامل می‌شد تا برگرفتن اطلاعات از منابع خارجی و مفهوم ’منبع اطلاعاتی مادر‘، که در صورت وجود تناقض منبع ارجح است.

RDA به چه علت مورد نیاز است؟
از زمان انتشار AACR در سال 1978، یک سری اصلاحیه‌ها و بازنگری‌ها در مورد متن AACR2 انجام شده است. در سال 1997 JSC، متخصصینی را از سراسر دنیا به کنفرانس بین‌المللی اصول و تحولات آتی[15] AACR در تورنتو[16] دعوت کرد [8]. شرکت کنندگان برخی از مسائل مرتبط را مانند اصول، محتوا در مقابل محمل اطلاعاتی، ساختار منطقی قواعد و پیوسته و جهانی کردن تعریف کردند. ویرایش‌های پس از چاپ 1997، بعضی مسائل را به طور محدود خاطر نشان کرد، اما نیاز به منابع جدید به شدت احساس می‌شد و مشخص بود که نمی‌توان به چاپ سوم AACR هم بسنده کرد.
این نظریه با مطالعه‌ای که ایفلا در سال 1998 بر نیازمندی‌های کاربردی رکوردهای کتابشناختی[17] (FRBR) [9] انجام داد حمایت شد و اهداف اصلی فهرست‌نویسی و اهمیت رابطه استفاده کنندگان جهت انجام وظایف اساسیِ ”جستجو“، ”تشخیص“،”انتخاب“ و ”کسب“ را خاطر نشان می‌کرد. این تحقیق، مدلی ذهنی از ذات و موجودیتی خلق کرد که مستقل از قالب‌های ارتباطات یا ساختارهای داده بود. در این مدل، اطلاعات حاوی مشخصه‌های اثر، بیان و جلوه بودند که به ذات برمی‌گردد (افراد، تنالگان، مفاهیم، اشیاء، رویدادها و اماکن). ساختار این مدل فرضی، همنشینی سطح اثر / بیان را ممکن می‌سازد. چالش ادغام این مدل و مفاهیمش در اصول فهرست‌نویسی نوین، منجر به تصمیم‌گیری در ایجاد RDA شد که بر AACR2 اصلاح شده ارجحیت داشت؛ چون این امر فقط جایگزین کردن یک جمله با جمله دیگر در AACR نیست بلکه اغلب بازنویسی کامل متن هر بخش را لازم دارد.
بنابراین این سؤال مطرح می‌شود که چه نکات و مشکلاتی در AACR2 وجود دارد که نیاز به RDA را نمایان می‌کند؟

ساده‌سازی
قواعد، در طول زمان، پیچیده‌تر شده‌اند زیرا همیشه می‌خواسته‌اند که این قواعد همۀ قالب‌های منابع پیچیده و مختلف را پوشش دهند. به دنبال قواعد کلی، یک سری قواعد خاص است که کتاب‌ها و دیگر مواد چاپی، مواد جغرافیایی، دست‌نوشته‌ها، موسیقی، ضبط صدا، تصاویر متحرک، ضبط ویدیویی، مواد گرافیکی، مواد الکترونیکی، اقلام سه بعدی، ریزنگاشت‌ها و منابع پیوسته (مثلاً سریال‌ها) را پوشش می‌دهد. هدف RDA ایجاد قواعد آسان‌تری است که بتوان آنها را به راحتی در منابع مختلف با حداقل دستورالعمل‌های خاص و با کمک مثال‌های مربوط به آن، به کار گرفت.

ساختار
ساختار کنونی AACR2 که در بالا به آن اشاره شد، به خودی خود منشاء مشکلاتی است. ترتیب قرار گرفتن فصل‌های توصیفی براساس نوع منابع، بدین معناست که ابتدا فهرست‌نویس باید نوع و یا قالب موادی را که قرار است توصیف شوند در نظر گیرد تا بتواند فصل‌ها را بر طبق آن مرتب کند. با این وجود، هیچ رهنمود خاصی در مورد نحوه انجام آن وجود ندارد. گرچه ممکن است این امر در مورد بعضی منابع واضح و آشکار باشد (برای مثال یک دست‌نوشته متنی ساده) اما در مورد بقیه این طور نیست – آیا یک پیایند موسیقی در ابتدا ”موسیقی“ بوده یا ”منبعی پیوسته و مسلسل“؟ RDA قصد دارد این مسئله را با متمایز کردن نوع منابع به عنوان اولین قدم در فرآیند فهرست‌نویسی و آغاز دستورالعمل‌های کلی، حل کند.

همسازی
ساختار اصول عام و خاص در AACR2 به گونه‌ای بود که بعضی منابع تا حدی متفاوت از منابع دیگر فهرست‌نویسی می‌شوند. قواعد جایگزین در برخی موارد و اضافه کردن گزینه‌هایی به قواعد، کار را پیچیده‌تر کرده بود تا آنجا که با استفاده از AACR، دو پیشینۀ فهرست‌نویسی را برای یک مورد می‌توانستند ایجاد کنند که باز هم تفاوت‌های عمده و اساسی داشتند. RDA قصد دارد قواعد را آنقدر ساده کند تا بتوان آنها را به راحتی برای دامنۀ وسیعی از منابع به کار برد و قواعد جایگزین را تا حد ممکن حذف کرد.

هم‌نشینی
امروزه محیط اطلاعاتی به گونه‌ای است که هر یک از منابع اطلاعاتی در قالب‌های مختلف و اغلب با اشتقاق‌هایی موجود می‌باشد. برای مثال یک رمان ممکن است به صورت جلد گالینگور یا شمیز، قطع استاندارد و قطع بزرگ، قالب‌های بریل و به شکل‌های لمس کردنی، فایل‌های دیجیتالی و یا به صورت کلام ضبط شده بر روی کاست یا سی‌دی موجود باشد. همچنین ممکن است منبعی باشد برای فیلم‌ها، موسیقی‌ها، اپرا و رقص باله و یا الهامی برای ادامه یک فیلم و کارهای مشابه با نویسندگان مشابه و متفاوت. میان این موارد نسبت‌های زیادی است که در FRBR توضیح داده شده‌اند، اما AACR به طور مستقیم این مدل فرضی و اصطلاحات آن را منعکس نکرده است. این نسبت‌ها بسیار مهم بوده و باعث می‌شوند فهرست‌ها، پیشینه‌ها را به طور مناسب همنشین کند. RDA علاوه بر ضمیمه کردن اصطلاح‌شناسی FRBR در متن، فصلی را نیز در مورد نسبت‌ها می‌نویسد.

قواعد اصول - محور
ساختار قواعد عام و خاص و دستورالعمل‌های جایگزین، شرایطی را ایجاد کرد که در آن تعبیر و تفسیر قواعد برای کمک به فهرست‌نویسی، بسط پیدا کرد. RDA امیدوار است مجموعه قواعدی را رواج دهد که بر مبنای اصول واضحی باشند، با جایگزین‌های محدود تا فهرست‌نویسان را قادر سازد، خودشان به قضاوت صحیح و کارشناسی بپردازند.

محتوا و قالب
هم ساز کردن AACR با ISBD، منجر به استفاده از اصطلاح ”وجه تسمیه عام[18]“ (GMD) و ”وجه تسمیه خاص[19]“ (SMD) شد. این اصطلاحات به طور بالقوه در سیستم‌ها به عنوان پارامترهای پالایش (فیلتر) (مثلاً پیدا کردن DVD یک فیلم و نه ویدیویی آن)، پارامترهای سکانس نمایش (مثلاً برای یک اثر، 8 متن، 3 کلام ضبط شده، 1 فایل دیجیتالی و 1 متن بریل وجود دارد) و اطلاعات محتوا (نت نویسی در موسیقی و اجرای ضبط شده از یک قطعه موسیقی) به کار برده می­شوند.
امروزه استفاده از اصطلاحات SMD و GMD، محدود شده است و این تا حدی به مشکلات ذاتی در لیست واژگان و اصطلاحات برمی‌گردد. دو لیست GMD وجود دارد، یکی انگلیسی و دیگری استرالیایی / آمریکای شمالی که تاحدی طویل‌تر است. اصطلاحات GMD محتوا (مثل مواد جغرافیایی یا موسیقی) و قالب (مثل بریل یا بریدۀ فیلم) را با هم در برمی‌گیرد. همچنین با افزایش سریع حاملان اطلاعات، استفاده کنندگان، از اصطلاحات SMD، بی‌اطلاع‌تر می‌شدند: مثلاً اصطلاحات تصویب شده در SMD ”کاست صوتی“ و ”دیسک ویدیویی“ هستند نه اصطلاحاتی که معمولاً استفاده می‌شوند یعنی ”نوارشنیداری“ و ”DVD“. برای حل این مشکل در نسخه‌های اخیر AACR2، گزینه‌هایی گنجانده شده است. برای استفاده از این قبیل اصطلاحات RDA، اصطلاحات GMD و SMD را با روش انعطاف‌پذیرتری جایگزین می‌کند که در آن محتوای موجود و اصطلاحات حامل بدون منع استفاده از اصطلاحات مورد نیاز دیگر در آینده، قابل تعریف است.

بین‌المللی کردن
AACR در فرهنگ انگلیسی زبانان در انگلستان و آمریکای شمالی شکوفا شد و بعضی از جنبه‌های آن گرایش انگلو – امریکن دارد. در همین زمان، کشورهای دیگر هم قواعد فهرست‌نویسی خودشان را توسعه بخشیدند که با AACR زمینه‌های مشترک و همچنین متفاوتی دارد.
یک نمونه ’طریق فهرست‌نویسی الفبایی‘[20](RAK) [10] است که در آلمان مورد استفاده قرار گرفت. RAK در اصل مبتنی بر اصول پاریس و کپنهاگ است و شیوه‌های فهرست‌نویسی پورسین[21](PI) [11] را به عنوان قواعد فهرست‌نویسی استاندارد در اوایل دهۀ 1970 و 1980 در آلمان جایگزین کرد. اگرچه AACR و RAK هر دو بر مبنای اصول پاریس و کپنهاگ هستند اما تفاوت‌های عمده‌ای بین آنها دیده می‌شود.
دنیای کتابداری خیلی سریع مزایای اقتصادی اصل ”ایجاد یک بار پیشینه فهرست‌نویسی الکترونیکی و استفاده از آن به کرّات“ را تشخیص می‌دهد، با این نتیجه که از نظر جهانی، تبادل وسیع داده‌های کتابشناختی وجود دارد. با افزایش این تبادلات، موانعی بر سر راه تبادل اطلاعات که در سری‌های مختلف قواعد ایجاد شده‌اند، وجود دارد. گرایش انگلو – امریکن در AACR2، مانعی است بر سر راه انتخابی گسترده‌تر در بعضی نواحی دنیا که جامعۀ اطلاعاتی در آنها به صورت روزافزون بین‌المللی می‌شود. بنابراین هدف از RDA این است که آنرا بر مبنای اصول فهرست‌نویسی جهانی و موافق با این اصول تدوین کنند و ریشه‌های انگلو – امریکن را هم از قواعد جدید حذف نمایند.

«فهرست‌نویسی»امروز
اگر چه هنوز هم اثری از فرم‌های اولیه فهرست‌نویسی دیده می‌شود، امّا اخیراً فهرست‌های آنلاین[22]در دسترس است و برای فهرست‌نویسی قالب‌های مختلف ابرداده‌ای را جستجو می‌کنند. قالب‌های ابرداده‌ای و ارتباطی جدیدی در دسترس است که بسیار هم در دنیای اینترنت مورد استفاده قرار می‌گیرند.
امروزه، دامنۀ وسیع‌تری از افراد – مؤلفین، مسئولین، فهرست‌نویس‌ها و ... – نسبت به قبل ابرداده‌های کتابشناختی را ایجاد می‌کنند؛ البته با سطوح متغیر مهارت و توانایی‌شان. حتی بعضی از ابرداده‌ها را بدون دخالت انسان و با استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری می‌توان ایجاد کرد.
RDA قصد دارد قالبی جدا از قالب‌های ارتباطی که امروزه شمارشان افزایش یافته، ارائه دهد. جامعه کتابدار با ISBD و فهرست‌نویسی ماشین‌خوان آشنایی دارد، اگرچه اینها هم امروزه شامل یک سری قالب‌ها و فرمت‌ها هستند، از قبیل: UNIMARC[12], MARC21[13], MODS[14], MADS[15] and MARCXML[16]. به غیر از کتابخانه، جوامع دیگر نیز برای منابع اینترنتی، Dublin Core[17]، برای توصیف آرشیو EAD[18]، برای کارها و تصاویر بصری VRA Core Element Set[19] و برای توصیف محتوای چندرسانه‌ای MPEG-7[20] را بسط و گسترش داده‌ اند

نحوۀ عملکرد فرآیند بازنگری و اصلاح
ساختاری از کمیته‌ها و سازمان‌ها AACR را تأیید و حمایت می‌کند. کمیتۀ مربوط به اصول فهرست‌نویسی بر کار امنای منابع مالی[23]AACR، و هم کمیته همکاری مشترک ناشران برای تجدیدنظر AACR که توسط JSC صورت می‌گیرد، نظارت دارد. JSC تشکیل شده از نمایندگانی از انجمن کتابداران آمریکا[24](ALA) [21]، کمیته فهرست‌نویسی استرالیا[25] [22](ACOC)، کتابداران انگلستان[26](BL) [23]، کمیته فهرست‌نویسی کانادا[27](CCC) [24]، مؤسسه خبره‌های کتابداری و اطلاعات[28][25](CILIP) و کتابخانۀ کنگره[29](LC) [26].
در انگلستان، نمایندگان JSC از CILIP و BL، از اعضاء کمیتۀ CILIP/BL دربارۀ AACR [27] هستند، به همراه 4 عضو منصوب شده از CILIP و 3 عضو از BL. اعضاء بسیاری هم با داشتن پیش زمینه‌های علمی در مورد هنر و دنیای دیجیتال و یا اعضایی از کتابخانه‌های ملی اسکاتلند[30]و ویلز[31]دعوت شده‌اند و کمیته در جایی که نیاز به افراد متخصص باشد، با آنها تماس خواهد گرفت.
نوشتن متن RDA، کاری گروهی و مشترک است که هماهنگ با جلسات JSC دو بار در سال تشکیل می‌شود. JSC و ویراستار آن (تام دسلی[32])، پیش‌نویس متن را آماده می‌کنند و کمیته‌های دیگر هم پیشنهاداتی برای تغییر قواعد و یا قواعد جدید ارائه می‌دهند. این پیش‌نویس‌ها از نظر همسازی مرور می‌شوند و اعضاء JSC، به نیابت از کمیته‌ها و سازمان‌های مربوطه به سؤالات پاسخ می‌دهند. اگر در این مورد به توافق نظر برسند، ویراستار گام‌های بعدی را برای تهیۀ پیش‌نویس‌های جدید برمی‌دارد. در غیر این صورت، گروه‌های کاری اعزام می‌شود تا بر موارد خاص نگاهی دوباره افکنند و یا پیشنهادات بهتری ارائه دهند. این مراحل ادامه دارد تا زمانی که متن نهایی مورد موافقت قرار گیرد.
همچنین JSC با ارائه اغلب مستندات به صورت آنلاین، این فرآیند را علنی‌تر کرده است. این کمیته در حین مرور فرآیند، با جوامع دیگر هم در ارتباط است تا مطمئن شود RDA در سطح وسیع‌تری قابل کاربرد است.

RDA چه خواهد شد؟
JSC برای RDA چند هدف استراتژیک دارد. این اهداف عبارتند از:

- ادامه پایه‌گذاری قواعد بر اصول فهرست‌نویسی و پوشش دادن همه انواع مطالب.
- ترویج دادن استفادۀ جهانی و در عین حال گرفتن قواعد از آداب و رسوم انگلیسی زبانان.
- ساده کردن قواعد برای استفاده و تفسیر.
- کاربرد آن به صورت آنلاین و در شبکه.
- ایجاد کنترل کتابشناختی مؤثر برای همه انواع رسانه‌ها.
- ایجاد رقابت با استانداردهای مشابه.
- تشویق و ترغیب به استفادۀ فرای از محیط کتابخانه.
RDA هم شامل مقدمه‌های جدید، قواعد موضوعی و مثال‌های روزآمد خواهد بود، و هم نظارت مجاز را پوشش خواهد داد. اصطلاحات FRBR را به کار می‌برد و متون را به منظور یکدست‌تر کردن ساده می‌کند. همچنین برای نیل به هم‌ترازی با دیگر استانداردها به دیگر جوامع نزدیک می‌شود.
RDA هم به صورت فرآورده‌ای بر پایۀ وب و هم به صورت نسخه چاپ کلاسوری ارائه می‌شود. نسخه وب کارآیی بیشتری هم (مثلاً پیوندهای داخلی و خارجی) دارد و مورد نسخه‌های سفارشی نیز در دست تحقیق است. بالقوه، می‌تواند نسخه‌های کامل، کوتاه و سفارشی (پیایندها، نقشه‌ای) وجود داشته باشد. این همچنین فرصتی است برای RDA (یا قسمتی از آن) که به اردوی تغذیه کنندۀ داده بپیوندد و وظیفه‌پذیر روند کار از طرف متولیان باشد.

ساختار RDA
قسمت A، توصیف، روابط و منابع مربوطه را پوشش می‌دهد. شناسایی نوع منبع، توصیف فنی، توصیف موضوعی، و ریشه‌یابی و اطلاع‌رسانی خاص هر قلم در راهنمای کلی آمده است. رده‌های جدیدی از حامل و محتوا معرفی خواهند شد.
بخش روابط، روابط بین اقلام کتابشناختی FRBR و عوامل (اشخاص و غیره) را پوشش می‌دهد. برای استناد به آثار، انتخاب ساده‌ای از نقاط دستیابی ابتدایی وجود خواهد داشت، و قواعد خاص، ساده یا حذف خواهند شد.
قسمت B تحت کنترل صاحب‌نظران، هدف، دامنه و شکل‌های مجاز و غیرمجاز را پوشش خواهد داد. پیوست‌ها استانداردهای نمایش، ISBD، نوشتن کلمات با حرف بزرگ، مخفف‌ها، اعداد و فهرست معانی را در برمی‌گیرد.

پیشرفت کار
JSC قصد دارد RDA را برای اولین بار در سال 2008 عرضه کند که حاصل سه سال کار مداوم است. طرح اولیه ساختار سه بخشی است (توصیف منابع، روابط، کنترل نقطۀ دستیابی). پیش‌نویس بخش اول که در دسامبر 2004 منتشر شد، انعکاس منفی داشت و باعث شد JSC نوشتن پیش‌نویس را رها کند و به بازنگری مجدد روی آورد.
اطلاعیه مربوط به RDA در ژوئیه 2005 در کمیته‌ها منتشر شد و به دنبال آن در دسامبر 2005 پیش‌نویس کامل بخش اول انتشار یافت. عکس‌العمل به این روش جدید بسیار مطلوب‌تر بود، گرچه بعضی از آنها نیاز به کار بیشتری داشت. سال 2005 شاهد کارهایی بر موضوعات محتوا و حامل بود. JSC یک گروه کاری را جهت مرور کار، راه انداخت. گزارش این گروه نشان داد که اطلاعات محتوا و حامل برای مقاصد جستجو و نشان دادن مورد نیاز هستند و از آنجا که لیست‌های اخیر GMD و SMD مناسب نبودند، مجموعۀ جدیدی از اصطلاحات پیشنهاد شد. در این زمان، JSC، با نویسندگان ONIX[33][28] کتابی با نام تجاری شکل‌های پیامی XML، بر روی هماهنگ کردن مقولات مطالب ONIX با اصطلاحات محتوا و حامل کار کردند. این دو گزارش توسط ویراستار مورد استفاده قرار گرفت تا پیش‌نویس را برای بخش‌های مرتبط RDA تهیه کند.
در آوریل 2006، پیش‌نویس بقیه فصل‌های قسمت اول، که اینک قسمت A با یک ساختار دو قسمتی جدید معرفی شده است، برای بررسی انتشار یافت. واکنش‌ها به این اسناد در نشست اکتبر 2006 JSC مورد بررسی قرار خواهد گرفت. زمان بین اکتبر 2006 و آوریل 2007 به قسمت B پرداخته می‌شود، و زمان بین مه تا سپتامبر 2007 مقدمه کلی، پیوست‌ها و فهرست معانی مورد مطالعه قرار می‌گیرد.
در حال حاضر کار در برخی از این عرصه‌ها در دست اقدام است. دو گروه کاری استخدام شده‌اند تا مثال‌هایی را که برای گنجاندن در RDA لازم هستند، بررسی کنند. محدودۀ کاری آنها مرور کلی مثال‌های موجود است با ارائه پیشنهاداتی جهت حذف یا جایگزینی مثال‌های موجود، و ارائه مثال‌های جدید در جایی که لازم باشد. همچنین اصلاحاتی هم در پیوست‌ها صورت می‌گیرد. در حال حاضر، پیوست‌های زیر در نظر گرفته می‌شود: نوشتن کلمات با حرف بزرگ، مخفف‌ها، مقدمه‌ها، نمایش داده و فهرست معانی. در RDA، حروف اختصاری کمتری در پیشینه‌های کتابشناختی استفاده می‌شود (برای مثال s.l. و c.). با این وجود، این باعث شد بحث در مورد استفاده از کل کلمه بالا بگیرد. بحث‌هایی هم بر ضد آن است که استفاده از اختصارات را پیشنهاد می‌دهد، تا حدی که نظامی مطرح شد برای نشان دادن کل کلمه در زبان فهرست‌نویسی خاص.
طرح‌هایی پیشنهاد شده که فهرست مقاله‌های مقدماتی را با فهرست چندین زبان دیگر، به منظور جامعیت بخشیدن به سند، غنی‌تر کنیم. این امر افزایش حجم را دربردارد، و بحث ملحقات آتی و نگهداری آنها موجد این پیشنهاد شده که این اطلاعات نباید قسمتی از RDA بلکه باید به صورت مکمل آن باشند.
در بحث‌های اولیه در مورد RDA، CCC پیشنهاد کرده بود که انطباق قواعد خاص RDA و شاخه‌های مربوطه در MARC21 وجود داشته باشد JSC هم این کار را مفید می‌دانست و انجام این کار به CCC و ACOC محول شد. این کار مشخص خواهد کرد که در کجا MARC21 از RDA تأثیر پذیرفته و در کجا تهیه داده‌های موجود در MARC21 می‌تواند دال بر نیاز گنجاندن آن در قواعد RDA باشد. JSC قصد دارد، مقاله خود را در این زمینه‌ها در جلسۀ ژانویه 2007 MARBI [34][29] ارائه دهد.

نتیجه‌گیری
RDA، استاندارد جدیدی است برای توصیف و دستیابی به منابع است که برای محیط دیجیتالی طراحی شده است، برای کسانی که می‌خواهند اطلاعات را جستجو، شناسایی، انتخاب، کسب، مهار و سازماندهی کنند و به کار برند. این یک استاندارد توصیف موضوعی چند ملیتی است که همۀ رسانه‌ها را پوشش می‌دهد و از قالب‌های ارتباطاتی فنی جدا است. این داده‌ها از اجتماعات زیادی اتخاذ شده است و پیشرفت آن را می‌توان در وب‌سایت‌های JSC و CLIP/BL دنبال کرد.

نوشته: آن چاپمن(Ann Chapman)

ترجمه: قمر مطلوب

آر. دی. ا: استاندارد بین‌المللی جدید

RDA چیست؟

پیش از RDA
اصل AACR به قواعد فهرست‌نویسی پیشین برمی‌گردد. در سال 1841، قواعد فهرست‌نویسیِ پانیزی[4]، برای موزۀ بریتانیا[5] [2]، ایده‌ای را پایه‌گذاری کرد که در آن هر کتاب بایستی در فهرست‌نویسی یک مدخل (شناسه) اصلی داشته باشد؛ در حالی که اثر کاتر[6] با نام قواعد فهرست فرهنگی چاپی[7][3] که در سال 1876 منتشر شد، حاوی 369 اصل در زمینه فهرست‌نویسی توصیفی، سرشناسه‌های موضوعی و برگه‌آرایی بود. پس از آن قواعد انگلیسی و آمریکایی جداگانه‌ای تا اواسط قرن 20 مورد استفاده قرار گرفت.
دو مجموعه از اصول بین‌المللی به صورت توافقی در دهۀ 1960 تنظیم شد. اصول پاریس[8] را کنفرانس بین‌المللی اصول فهرست‌نویسی[9] در سال 1961 در پاریس تنظیم کرد [4] که نمایندگانی از 53 کشور در آن حضور داشتند و کار سیمور لابتزکی[10] را تأیید کردند. اصول کپنهاگ[11] نیز در جلسۀ بین‌المللی متخصصین فهرست‌نویسی[12] در سال 1969 در کپنهاگ به تصویب رسید [5] و انگیزه‌ای برای اتحادیه بین‌المللی انجمن‌های کتابداری[13] (IFLA) [6]، تا کار بر روی استاندارد بین‌المللی توصیف کتابشناختی[14] (ISBD) [7] را که برای اولین بار در سال 1971 منتشر شد، شروع کنند. ISBD، توصیف هر مورد را در حوزه‌های جداگانه‌ای سازماندهی می‌کند که عبارتند از: تکرار نام پدیدآورنده، ویرایش، اطلاعات خاص منابع، انتشار، توصیف ظاهری، فروست، یادداشت‌ها و تمایزگرهای شماره استاندارد.
چاپ اول AACR، در سال 1967 منتشر شد که به صورت دو متن انگلیسی و آمریکای شمالی مجزا بود. چاپ دوم (AACR2) در سال 1978 منتشر شده و دو مجموعه از قواعد اصول را با هم ادغام کرد و همچنین آنها را با ISBD، همساز کرد. اصول اصلی AACR فهرست‌نویسی از مدارک موجود را شامل می‌شد تا برگرفتن اطلاعات از منابع خارجی و مفهوم ’منبع اطلاعاتی مادر‘، که در صورت وجود تناقض منبع ارجح است.

RDA به چه علت مورد نیاز است؟
از زمان انتشار AACR در سال 1978، یک سری اصلاحیه‌ها و بازنگری‌ها در مورد متن AACR2 انجام شده است. در سال 1997 JSC، متخصصینی را از سراسر دنیا به کنفرانس بین‌المللی اصول و تحولات آتی[15] AACR در تورنتو[16] دعوت کرد [8]. شرکت کنندگان برخی از مسائل مرتبط را مانند اصول، محتوا در مقابل محمل اطلاعاتی، ساختار منطقی قواعد و پیوسته و جهانی کردن تعریف کردند. ویرایش‌های پس از چاپ 1997، بعضی مسائل را به طور محدود خاطر نشان کرد، اما نیاز به منابع جدید به شدت احساس می‌شد و مشخص بود که نمی‌توان به چاپ سوم AACR هم بسنده کرد.
این نظریه با مطالعه‌ای که ایفلا در سال 1998 بر نیازمندی‌های کاربردی رکوردهای کتابشناختی[17] (FRBR) [9] انجام داد حمایت شد و اهداف اصلی فهرست‌نویسی و اهمیت رابطه استفاده کنندگان جهت انجام وظایف اساسیِ ”جستجو“، ”تشخیص“،”انتخاب“ و ”کسب“ را خاطر نشان می‌کرد. این تحقیق، مدلی ذهنی از ذات و موجودیتی خلق کرد که مستقل از قالب‌های ارتباطات یا ساختارهای داده بود. در این مدل، اطلاعات حاوی مشخصه‌های اثر، بیان و جلوه بودند که به ذات برمی‌گردد (افراد، تنالگان، مفاهیم، اشیاء، رویدادها و اماکن). ساختار این مدل فرضی، همنشینی سطح اثر / بیان را ممکن می‌سازد. چالش ادغام این مدل و مفاهیمش در اصول فهرست‌نویسی نوین، منجر به تصمیم‌گیری در ایجاد RDA شد که بر AACR2 اصلاح شده ارجحیت داشت؛ چون این امر فقط جایگزین کردن یک جمله با جمله دیگر در AACR نیست بلکه اغلب بازنویسی کامل متن هر بخش را لازم دارد.
بنابراین این سؤال مطرح می‌شود که چه نکات و مشکلاتی در AACR2 وجود دارد که نیاز به RDA را نمایان می‌کند؟

ساده‌سازی
قواعد، در طول زمان، پیچیده‌تر شده‌اند زیرا همیشه می‌خواسته‌اند که این قواعد همۀ قالب‌های منابع پیچیده و مختلف را پوشش دهند. به دنبال قواعد کلی، یک سری قواعد خاص است که کتاب‌ها و دیگر مواد چاپی، مواد جغرافیایی، دست‌نوشته‌ها، موسیقی، ضبط صدا، تصاویر متحرک، ضبط ویدیویی، مواد گرافیکی، مواد الکترونیکی، اقلام سه بعدی، ریزنگاشت‌ها و منابع پیوسته (مثلاً سریال‌ها) را پوشش می‌دهد. هدف RDA ایجاد قواعد آسان‌تری است که بتوان آنها را به راحتی در منابع مختلف با حداقل دستورالعمل‌های خاص و با کمک مثال‌های مربوط به آن، به کار گرفت.

ساختار
ساختار کنونی AACR2 که در بالا به آن اشاره شد، به خودی خود منشاء مشکلاتی است. ترتیب قرار گرفتن فصل‌های توصیفی براساس نوع منابع، بدین معناست که ابتدا فهرست‌نویس باید نوع و یا قالب موادی را که قرار است توصیف شوند در نظر گیرد تا بتواند فصل‌ها را بر طبق آن مرتب کند. با این وجود، هیچ رهنمود خاصی در مورد نحوه انجام آن وجود ندارد. گرچه ممکن است این امر در مورد بعضی منابع واضح و آشکار باشد (برای مثال یک دست‌نوشته متنی ساده) اما در مورد بقیه این طور نیست – آیا یک پیایند موسیقی در ابتدا ”موسیقی“ بوده یا ”منبعی پیوسته و مسلسل“؟ RDA قصد دارد این مسئله را با متمایز کردن نوع منابع به عنوان اولین قدم در فرآیند فهرست‌نویسی و آغاز دستورالعمل‌های کلی، حل کند.

همسازی
ساختار اصول عام و خاص در AACR2 به گونه‌ای بود که بعضی منابع تا حدی متفاوت از منابع دیگر فهرست‌نویسی می‌شوند. قواعد جایگزین در برخی موارد و اضافه کردن گزینه‌هایی به قواعد، کار را پیچیده‌تر کرده بود تا آنجا که با استفاده از AACR، دو پیشینۀ فهرست‌نویسی را برای یک مورد می‌توانستند ایجاد کنند که باز هم تفاوت‌های عمده و اساسی داشتند. RDA قصد دارد قواعد را آنقدر ساده کند تا بتوان آنها را به راحتی برای دامنۀ وسیعی از منابع به کار برد و قواعد جایگزین را تا حد ممکن حذف کرد.

هم‌نشینی
امروزه محیط اطلاعاتی به گونه‌ای است که هر یک از منابع اطلاعاتی در قالب‌های مختلف و اغلب با اشتقاق‌هایی موجود می‌باشد. برای مثال یک رمان ممکن است به صورت جلد گالینگور یا شمیز، قطع استاندارد و قطع بزرگ، قالب‌های بریل و به شکل‌های لمس کردنی، فایل‌های دیجیتالی و یا به صورت کلام ضبط شده بر روی کاست یا سی‌دی موجود باشد. همچنین ممکن است منبعی باشد برای فیلم‌ها، موسیقی‌ها، اپرا و رقص باله و یا الهامی برای ادامه یک فیلم و کارهای مشابه با نویسندگان مشابه و متفاوت. میان این موارد نسبت‌های زیادی است که در FRBR توضیح داده شده‌اند، اما AACR به طور مستقیم این مدل فرضی و اصطلاحات آن را منعکس نکرده است. این نسبت‌ها بسیار مهم بوده و باعث می‌شوند فهرست‌ها، پیشینه‌ها را به طور مناسب همنشین کند. RDA علاوه بر ضمیمه کردن اصطلاح‌شناسی FRBR در متن، فصلی را نیز در مورد نسبت‌ها می‌نویسد.

قواعد اصول - محور
ساختار قواعد عام و خاص و دستورالعمل‌های جایگزین، شرایطی را ایجاد کرد که در آن تعبیر و تفسیر قواعد برای کمک به فهرست‌نویسی، بسط پیدا کرد. RDA امیدوار است مجموعه قواعدی را رواج دهد که بر مبنای اصول واضحی باشند، با جایگزین‌های محدود تا فهرست‌نویسان را قادر سازد، خودشان به قضاوت صحیح و کارشناسی بپردازند.

محتوا و قالب
هم ساز کردن AACR با ISBD، منجر به استفاده از اصطلاح ”وجه تسمیه عام[18]“ (GMD) و ”وجه تسمیه خاص[19]“ (SMD) شد. این اصطلاحات به طور بالقوه در سیستم‌ها به عنوان پارامترهای پالایش (فیلتر) (مثلاً پیدا کردن DVD یک فیلم و نه ویدیویی آن)، پارامترهای سکانس نمایش (مثلاً برای یک اثر، 8 متن، 3 کلام ضبط شده، 1 فایل دیجیتالی و 1 متن بریل وجود دارد) و اطلاعات محتوا (نت نویسی در موسیقی و اجرای ضبط شده از یک قطعه موسیقی) به کار برده می­شوند.
امروزه استفاده از اصطلاحات SMD و GMD، محدود شده است و این تا حدی به مشکلات ذاتی در لیست واژگان و اصطلاحات برمی‌گردد. دو لیست GMD وجود دارد، یکی انگلیسی و دیگری استرالیایی / آمریکای شمالی که تاحدی طویل‌تر است. اصطلاحات GMD محتوا (مثل مواد جغرافیایی یا موسیقی) و قالب (مثل بریل یا بریدۀ فیلم) را با هم در برمی‌گیرد. همچنین با افزایش سریع حاملان اطلاعات، استفاده کنندگان، از اصطلاحات SMD، بی‌اطلاع‌تر می‌شدند: مثلاً اصطلاحات تصویب شده در SMD ”کاست صوتی“ و ”دیسک ویدیویی“ هستند نه اصطلاحاتی که معمولاً استفاده می‌شوند یعنی ”نوارشنیداری“ و ”DVD“. برای حل این مشکل در نسخه‌های اخیر AACR2، گزینه‌هایی گنجانده شده است. برای استفاده از این قبیل اصطلاحات RDA، اصطلاحات GMD و SMD را با روش انعطاف‌پذیرتری جایگزین می‌کند که در آن محتوای موجود و اصطلاحات حامل بدون منع استفاده از اصطلاحات مورد نیاز دیگر در آینده، قابل تعریف است.

بین‌المللی کردن
AACR در فرهنگ انگلیسی زبانان در انگلستان و آمریکای شمالی شکوفا شد و بعضی از جنبه‌های آن گرایش انگلو – امریکن دارد. در همین زمان، کشورهای دیگر هم قواعد فهرست‌نویسی خودشان را توسعه بخشیدند که با AACR زمینه‌های مشترک و همچنین متفاوتی دارد.
یک نمونه ’طریق فهرست‌نویسی الفبایی‘[20](RAK) [10] است که در آلمان مورد استفاده قرار گرفت. RAK در اصل مبتنی بر اصول پاریس و کپنهاگ است و شیوه‌های فهرست‌نویسی پورسین[21](PI) [11] را به عنوان قواعد فهرست‌نویسی استاندارد در اوایل دهۀ 1970 و 1980 در آلمان جایگزین کرد. اگرچه AACR و RAK هر دو بر مبنای اصول پاریس و کپنهاگ هستند اما تفاوت‌های عمده‌ای بین آنها دیده می‌شود.
دنیای کتابداری خیلی سریع مزایای اقتصادی اصل ”ایجاد یک بار پیشینه فهرست‌نویسی الکترونیکی و استفاده از آن به کرّات“ را تشخیص می‌دهد، با این نتیجه که از نظر جهانی، تبادل وسیع داده‌های کتابشناختی وجود دارد. با افزایش این تبادلات، موانعی بر سر راه تبادل اطلاعات که در سری‌های مختلف قواعد ایجاد شده‌اند، وجود دارد. گرایش انگلو – امریکن در AACR2، مانعی است بر سر راه انتخابی گسترده‌تر در بعضی نواحی دنیا که جامعۀ اطلاعاتی در آنها به صورت روزافزون بین‌المللی می‌شود. بنابراین هدف از RDA این است که آنرا بر مبنای اصول فهرست‌نویسی جهانی و موافق با این اصول تدوین کنند و ریشه‌های انگلو – امریکن را هم از قواعد جدید حذف نمایند.

«فهرست‌نویسی»امروز
اگر چه هنوز هم اثری از فرم‌های اولیه فهرست‌نویسی دیده می‌شود، امّا اخیراً فهرست‌های آنلاین[22]در دسترس است و برای فهرست‌نویسی قالب‌های مختلف ابرداده‌ای را جستجو می‌کنند. قالب‌های ابرداده‌ای و ارتباطی جدیدی در دسترس است که بسیار هم در دنیای اینترنت مورد استفاده قرار می‌گیرند.
امروزه، دامنۀ وسیع‌تری از افراد – مؤلفین، مسئولین، فهرست‌نویس‌ها و ... – نسبت به قبل ابرداده‌های کتابشناختی را ایجاد می‌کنند؛ البته با سطوح متغیر مهارت و توانایی‌شان. حتی بعضی از ابرداده‌ها را بدون دخالت انسان و با استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری می‌توان ایجاد کرد.
RDA قصد دارد قالبی جدا از قالب‌های ارتباطی که امروزه شمارشان افزایش یافته، ارائه دهد. جامعه کتابدار با ISBD و فهرست‌نویسی ماشین‌خوان آشنایی دارد، اگرچه اینها هم امروزه شامل یک سری قالب‌ها و فرمت‌ها هستند، از قبیل: UNIMARC[12], MARC21[13], MODS[14], MADS[15] and MARCXML[16]. به غیر از کتابخانه، جوامع دیگر نیز برای منابع اینترنتی، Dublin Core[17]، برای توصیف آرشیو EAD[18]، برای کارها و تصاویر بصری VRA Core Element Set[19] و برای توصیف محتوای چندرسانه‌ای MPEG-7[20] را بسط و گسترش داده‌ اند

نحوۀ عملکرد فرآیند بازنگری و اصلاح
ساختاری از کمیته‌ها و سازمان‌ها AACR را تأیید و حمایت می‌کند. کمیتۀ مربوط به اصول فهرست‌نویسی بر کار امنای منابع مالی[23]AACR، و هم کمیته همکاری مشترک ناشران برای تجدیدنظر AACR که توسط JSC صورت می‌گیرد، نظارت دارد. JSC تشکیل شده از نمایندگانی از انجمن کتابداران آمریکا[24](ALA) [21]، کمیته فهرست‌نویسی استرالیا[25] [22](ACOC)، کتابداران انگلستان[26](BL) [23]، کمیته فهرست‌نویسی کانادا[27](CCC) [24]، مؤسسه خبره‌های کتابداری و اطلاعات[28][25](CILIP) و کتابخانۀ کنگره[29](LC) [26].
در انگلستان، نمایندگان JSC از CILIP و BL، از اعضاء کمیتۀ CILIP/BL دربارۀ AACR [27] هستند، به همراه 4 عضو منصوب شده از CILIP و 3 عضو از BL. اعضاء بسیاری هم با داشتن پیش زمینه‌های علمی در مورد هنر و دنیای دیجیتال و یا اعضایی از کتابخانه‌های ملی اسکاتلند[30]و ویلز[31]دعوت شده‌اند و کمیته در جایی که نیاز به افراد متخصص باشد، با آنها تماس خواهد گرفت.
نوشتن متن RDA، کاری گروهی و مشترک است که هماهنگ با جلسات JSC دو بار در سال تشکیل می‌شود. JSC و ویراستار آن (تام دسلی[32])، پیش‌نویس متن را آماده می‌کنند و کمیته‌های دیگر هم پیشنهاداتی برای تغییر قواعد و یا قواعد جدید ارائه می‌دهند. این پیش‌نویس‌ها از نظر همسازی مرور می‌شوند و اعضاء JSC، به نیابت از کمیته‌ها و سازمان‌های مربوطه به سؤالات پاسخ می‌دهند. اگر در این مورد به توافق نظر برسند، ویراستار گام‌های بعدی را برای تهیۀ پیش‌نویس‌های جدید برمی‌دارد. در غیر این صورت، گروه‌های کاری اعزام می‌شود تا بر موارد خاص نگاهی دوباره افکنند و یا پیشنهادات بهتری ارائه دهند. این مراحل ادامه دارد تا زمانی که متن نهایی مورد موافقت قرار گیرد.
همچنین JSC با ارائه اغلب مستندات به صورت آنلاین، این فرآیند را علنی‌تر کرده است. این کمیته در حین مرور فرآیند، با جوامع دیگر هم در ارتباط است تا مطمئن شود RDA در سطح وسیع‌تری قابل کاربرد است.

RDA چه خواهد شد؟
JSC برای RDA چند هدف استراتژیک دارد. این اهداف عبارتند از:

- ادامه پایه‌گذاری قواعد بر اصول فهرست‌نویسی و پوشش دادن همه انواع مطالب.
- ترویج دادن استفادۀ جهانی و در عین حال گرفتن قواعد از آداب و رسوم انگلیسی زبانان.
- ساده کردن قواعد برای استفاده و تفسیر.
- کاربرد آن به صورت آنلاین و در شبکه.
- ایجاد کنترل کتابشناختی مؤثر برای همه انواع رسانه‌ها.
- ایجاد رقابت با استانداردهای مشابه.
- تشویق و ترغیب به استفادۀ فرای از محیط کتابخانه.
RDA هم شامل مقدمه‌های جدید، قواعد موضوعی و مثال‌های روزآمد خواهد بود، و هم نظارت مجاز را پوشش خواهد داد. اصطلاحات FRBR را به کار می‌برد و متون را به منظور یکدست‌تر کردن ساده می‌کند. همچنین برای نیل به هم‌ترازی با دیگر استانداردها به دیگر جوامع نزدیک می‌شود.
RDA هم به صورت فرآورده‌ای بر پایۀ وب و هم به صورت نسخه چاپ کلاسوری ارائه می‌شود. نسخه وب کارآیی بیشتری هم (مثلاً پیوندهای داخلی و خارجی) دارد و مورد نسخه‌های سفارشی نیز در دست تحقیق است. بالقوه، می‌تواند نسخه‌های کامل، کوتاه و سفارشی (پیایندها، نقشه‌ای) وجود داشته باشد. این همچنین فرصتی است برای RDA (یا قسمتی از آن) که به اردوی تغذیه کنندۀ داده بپیوندد و وظیفه‌پذیر روند کار از طرف متولیان باشد.

ساختار RDA
قسمت A، توصیف، روابط و منابع مربوطه را پوشش می‌دهد. شناسایی نوع منبع، توصیف فنی، توصیف موضوعی، و ریشه‌یابی و اطلاع‌رسانی خاص هر قلم در راهنمای کلی آمده است. رده‌های جدیدی از حامل و محتوا معرفی خواهند شد.
بخش روابط، روابط بین اقلام کتابشناختی FRBR و عوامل (اشخاص و غیره) را پوشش می‌دهد. برای استناد به آثار، انتخاب ساده‌ای از نقاط دستیابی ابتدایی وجود خواهد داشت، و قواعد خاص، ساده یا حذف خواهند شد.
قسمت B تحت کنترل صاحب‌نظران، هدف، دامنه و شکل‌های مجاز و غیرمجاز را پوشش خواهد داد. پیوست‌ها استانداردهای نمایش، ISBD، نوشتن کلمات با حرف بزرگ، مخفف‌ها، اعداد و فهرست معانی را در برمی‌گیرد.

پیشرفت کار
JSC قصد دارد RDA را برای اولین بار در سال 2008 عرضه کند که حاصل سه سال کار مداوم است. طرح اولیه ساختار سه بخشی است (توصیف منابع، روابط، کنترل نقطۀ دستیابی). پیش‌نویس بخش اول که در دسامبر 2004 منتشر شد، انعکاس منفی داشت و باعث شد JSC نوشتن پیش‌نویس را رها کند و به بازنگری مجدد روی آورد.
اطلاعیه مربوط به RDA در ژوئیه 2005 در کمیته‌ها منتشر شد و به دنبال آن در دسامبر 2005 پیش‌نویس کامل بخش اول انتشار یافت. عکس‌العمل به این روش جدید بسیار مطلوب‌تر بود، گرچه بعضی از آنها نیاز به کار بیشتری داشت. سال 2005 شاهد کارهایی بر موضوعات محتوا و حامل بود. JSC یک گروه کاری را جهت مرور کار، راه انداخت. گزارش این گروه نشان داد که اطلاعات محتوا و حامل برای مقاصد جستجو و نشان دادن مورد نیاز هستند و از آنجا که لیست‌های اخیر GMD و SMD مناسب نبودند، مجموعۀ جدیدی از اصطلاحات پیشنهاد شد. در این زمان، JSC، با نویسندگان ONIX[33][28] کتابی با نام تجاری شکل‌های پیامی XML، بر روی هماهنگ کردن مقولات مطالب ONIX با اصطلاحات محتوا و حامل کار کردند. این دو گزارش توسط ویراستار مورد استفاده قرار گرفت تا پیش‌نویس را برای بخش‌های مرتبط RDA تهیه کند.
در آوریل 2006، پیش‌نویس بقیه فصل‌های قسمت اول، که اینک قسمت A با یک ساختار دو قسمتی جدید معرفی شده است، برای بررسی انتشار یافت. واکنش‌ها به این اسناد در نشست اکتبر 2006 JSC مورد بررسی قرار خواهد گرفت. زمان بین اکتبر 2006 و آوریل 2007 به قسمت B پرداخته می‌شود، و زمان بین مه تا سپتامبر 2007 مقدمه کلی، پیوست‌ها و فهرست معانی مورد مطالعه قرار می‌گیرد.
در حال حاضر کار در برخی از این عرصه‌ها در دست اقدام است. دو گروه کاری استخدام شده‌اند تا مثال‌هایی را که برای گنجاندن در RDA لازم هستند، بررسی کنند. محدودۀ کاری آنها مرور کلی مثال‌های موجود است با ارائه پیشنهاداتی جهت حذف یا جایگزینی مثال‌های موجود، و ارائه مثال‌های جدید در جایی که لازم باشد. همچنین اصلاحاتی هم در پیوست‌ها صورت می‌گیرد. در حال حاضر، پیوست‌های زیر در نظر گرفته می‌شود: نوشتن کلمات با حرف بزرگ، مخفف‌ها، مقدمه‌ها، نمایش داده و فهرست معانی. در RDA، حروف اختصاری کمتری در پیشینه‌های کتابشناختی استفاده می‌شود (برای مثال s.l. و c.). با این وجود، این باعث شد بحث در مورد استفاده از کل کلمه بالا بگیرد. بحث‌هایی هم بر ضد آن است که استفاده از اختصارات را پیشنهاد می‌دهد، تا حدی که نظامی مطرح شد برای نشان دادن کل کلمه در زبان فهرست‌نویسی خاص.
طرح‌هایی پیشنهاد شده که فهرست مقاله‌های مقدماتی را با فهرست چندین زبان دیگر، به منظور جامعیت بخشیدن به سند، غنی‌تر کنیم. این امر افزایش حجم را دربردارد، و بحث ملحقات آتی و نگهداری آنها موجد این پیشنهاد شده که این اطلاعات نباید قسمتی از RDA بلکه باید به صورت مکمل آن باشند.
در بحث‌های اولیه در مورد RDA، CCC پیشنهاد کرده بود که انطباق قواعد خاص RDA و شاخه‌های مربوطه در MARC21 وجود داشته باشد JSC هم این کار را مفید می‌دانست و انجام این کار به CCC و ACOC محول شد. این کار مشخص خواهد کرد که در کجا MARC21 از RDA تأثیر پذیرفته و در کجا تهیه داده‌های موجود در MARC21 می‌تواند دال بر نیاز گنجاندن آن در قواعد RDA باشد. JSC قصد دارد، مقاله خود را در این زمینه‌ها در جلسۀ ژانویه 2007 MARBI [34][29] ارائه دهد.

نتیجه‌گیری
RDA، استاندارد جدیدی است برای توصیف و دستیابی به منابع است که برای محیط دیجیتالی طراحی شده است، برای کسانی که می‌خواهند اطلاعات را جستجو، شناسایی، انتخاب، کسب، مهار و سازماندهی کنند و به کار برند. این یک استاندارد توصیف موضوعی چند ملیتی است که همۀ رسانه‌ها را پوشش می‌دهد و از قالب‌های ارتباطاتی فنی جدا است. این داده‌ها از اجتماعات زیادی اتخاذ شده است و پیشرفت آن را می‌توان در وب‌سایت‌های JSC و CLIP/BL دنبال کرد.

نوشته: آن چاپمن(Ann Chapman)

ترجمه: قمر مطلوب

آر. دی. ا: استاندارد بین‌المللی جدید

دیدگاهی نو بر کتابداری - آر. دی. ا: استاندارد بین‌المللی جدید

آر. دی. ا: استاندارد بین‌المللی جدید

RDA چیست؟

پیش از RDA
اصل AACR به قواعد فهرست‌نویسی پیشین برمی‌گردد. در سال 1841، قواعد فهرست‌نویسیِ پانیزی[4]، برای موزۀ بریتانیا[5] [2]، ایده‌ای را پایه‌گذاری کرد که در آن هر کتاب بایستی در فهرست‌نویسی یک مدخل (شناسه) اصلی داشته باشد؛ در حالی که اثر کاتر[6] با نام قواعد فهرست فرهنگی چاپی[7][3] که در سال 1876 منتشر شد، حاوی 369 اصل در زمینه فهرست‌نویسی توصیفی، سرشناسه‌های موضوعی و برگه‌آرایی بود. پس از آن قواعد انگلیسی و آمریکایی جداگانه‌ای تا اواسط قرن 20 مورد استفاده قرار گرفت.
دو مجموعه از اصول بین‌المللی به صورت توافقی در دهۀ 1960 تنظیم شد. اصول پاریس[8] را کنفرانس بین‌المللی اصول فهرست‌نویسی[9] در سال 1961 در پاریس تنظیم کرد [4] که نمایندگانی از 53 کشور در آن حضور داشتند و کار سیمور لابتزکی[10] را تأیید کردند. اصول کپنهاگ[11] نیز در جلسۀ بین‌المللی متخصصین فهرست‌نویسی[12] در سال 1969 در کپنهاگ به تصویب رسید [5] و انگیزه‌ای برای اتحادیه بین‌المللی انجمن‌های کتابداری[13] (IFLA) [6]، تا کار بر روی استاندارد بین‌المللی توصیف کتابشناختی[14] (ISBD) [7] را که برای اولین بار در سال 1971 منتشر شد، شروع کنند. ISBD، توصیف هر مورد را در حوزه‌های جداگانه‌ای سازماندهی می‌کند که عبارتند از: تکرار نام پدیدآورنده، ویرایش، اطلاعات خاص منابع، انتشار، توصیف ظاهری، فروست، یادداشت‌ها و تمایزگرهای شماره استاندارد.
چاپ اول AACR، در سال 1967 منتشر شد که به صورت دو متن انگلیسی و آمریکای شمالی مجزا بود. چاپ دوم (AACR2) در سال 1978 منتشر شده و دو مجموعه از قواعد اصول را با هم ادغام کرد و همچنین آنها را با ISBD، همساز کرد. اصول اصلی AACR فهرست‌نویسی از مدارک موجود را شامل می‌شد تا برگرفتن اطلاعات از منابع خارجی و مفهوم ’منبع اطلاعاتی مادر‘، که در صورت وجود تناقض منبع ارجح است.

RDA به چه علت مورد نیاز است؟
از زمان انتشار AACR در سال 1978، یک سری اصلاحیه‌ها و بازنگری‌ها در مورد متن AACR2 انجام شده است. در سال 1997 JSC، متخصصینی را از سراسر دنیا به کنفرانس بین‌المللی اصول و تحولات آتی[15] AACR در تورنتو[16] دعوت کرد [8]. شرکت کنندگان برخی از مسائل مرتبط را مانند اصول، محتوا در مقابل محمل اطلاعاتی، ساختار منطقی قواعد و پیوسته و جهانی کردن تعریف کردند. ویرایش‌های پس از چاپ 1997، بعضی مسائل را به طور محدود خاطر نشان کرد، اما نیاز به منابع جدید به شدت احساس می‌شد و مشخص بود که نمی‌توان به چاپ سوم AACR هم بسنده کرد.
این نظریه با مطالعه‌ای که ایفلا در سال 1998 بر نیازمندی‌های کاربردی رکوردهای کتابشناختی[17] (FRBR) [9] انجام داد حمایت شد و اهداف اصلی فهرست‌نویسی و اهمیت رابطه استفاده کنندگان جهت انجام وظایف اساسیِ ”جستجو“، ”تشخیص“،”انتخاب“ و ”کسب“ را خاطر نشان می‌کرد. این تحقیق، مدلی ذهنی از ذات و موجودیتی خلق کرد که مستقل از قالب‌های ارتباطات یا ساختارهای داده بود. در این مدل، اطلاعات حاوی مشخصه‌های اثر، بیان و جلوه بودند که به ذات برمی‌گردد (افراد، تنالگان، مفاهیم، اشیاء، رویدادها و اماکن). ساختار این مدل فرضی، همنشینی سطح اثر / بیان را ممکن می‌سازد. چالش ادغام این مدل و مفاهیمش در اصول فهرست‌نویسی نوین، منجر به تصمیم‌گیری در ایجاد RDA شد که بر AACR2 اصلاح شده ارجحیت داشت؛ چون این امر فقط جایگزین کردن یک جمله با جمله دیگر در AACR نیست بلکه اغلب بازنویسی کامل متن هر بخش را لازم دارد.
بنابراین این سؤال مطرح می‌شود که چه نکات و مشکلاتی در AACR2 وجود دارد که نیاز به RDA را نمایان می‌کند؟

ساده‌سازی
قواعد، در طول زمان، پیچیده‌تر شده‌اند زیرا همیشه می‌خواسته‌اند که این قواعد همۀ قالب‌های منابع پیچیده و مختلف را پوشش دهند. به دنبال قواعد کلی، یک سری قواعد خاص است که کتاب‌ها و دیگر مواد چاپی، مواد جغرافیایی، دست‌نوشته‌ها، موسیقی، ضبط صدا، تصاویر متحرک، ضبط ویدیویی، مواد گرافیکی، مواد الکترونیکی، اقلام سه بعدی، ریزنگاشت‌ها و منابع پیوسته (مثلاً سریال‌ها) را پوشش می‌دهد. هدف RDA ایجاد قواعد آسان‌تری است که بتوان آنها را به راحتی در منابع مختلف با حداقل دستورالعمل‌های خاص و با کمک مثال‌های مربوط به آن، به کار گرفت.

ساختار
ساختار کنونی AACR2 که در بالا به آن اشاره شد، به خودی خود منشاء مشکلاتی است. ترتیب قرار گرفتن فصل‌های توصیفی براساس نوع منابع، بدین معناست که ابتدا فهرست‌نویس باید نوع و یا قالب موادی را که قرار است توصیف شوند در نظر گیرد تا بتواند فصل‌ها را بر طبق آن مرتب کند. با این وجود، هیچ رهنمود خاصی در مورد نحوه انجام آن وجود ندارد. گرچه ممکن است این امر در مورد بعضی منابع واضح و آشکار باشد (برای مثال یک دست‌نوشته متنی ساده) اما در مورد بقیه این طور نیست – آیا یک پیایند موسیقی در ابتدا ”موسیقی“ بوده یا ”منبعی پیوسته و مسلسل“؟ RDA قصد دارد این مسئله را با متمایز کردن نوع منابع به عنوان اولین قدم در فرآیند فهرست‌نویسی و آغاز دستورالعمل‌های کلی، حل کند.

همسازی
ساختار اصول عام و خاص در AACR2 به گونه‌ای بود که بعضی منابع تا حدی متفاوت از منابع دیگر فهرست‌نویسی می‌شوند. قواعد جایگزین در برخی موارد و اضافه کردن گزینه‌هایی به قواعد، کار را پیچیده‌تر کرده بود تا آنجا که با استفاده از AACR، دو پیشینۀ فهرست‌نویسی را برای یک مورد می‌توانستند ایجاد کنند که باز هم تفاوت‌های عمده و اساسی داشتند. RDA قصد دارد قواعد را آنقدر ساده کند تا بتوان آنها را به راحتی برای دامنۀ وسیعی از منابع به کار برد و قواعد جایگزین را تا حد ممکن حذف کرد.

هم‌نشینی
امروزه محیط اطلاعاتی به گونه‌ای است که هر یک از منابع اطلاعاتی در قالب‌های مختلف و اغلب با اشتقاق‌هایی موجود می‌باشد. برای مثال یک رمان ممکن است به صورت جلد گالینگور یا شمیز، قطع استاندارد و قطع بزرگ، قالب‌های بریل و به شکل‌های لمس کردنی، فایل‌های دیجیتالی و یا به صورت کلام ضبط شده بر روی کاست یا سی‌دی موجود باشد. همچنین ممکن است منبعی باشد برای فیلم‌ها، موسیقی‌ها، اپرا و رقص باله و یا الهامی برای ادامه یک فیلم و کارهای مشابه با نویسندگان مشابه و متفاوت. میان این موارد نسبت‌های زیادی است که در FRBR توضیح داده شده‌اند، اما AACR به طور مستقیم این مدل فرضی و اصطلاحات آن را منعکس نکرده است. این نسبت‌ها بسیار مهم بوده و باعث می‌شوند فهرست‌ها، پیشینه‌ها را به طور مناسب همنشین کند. RDA علاوه بر ضمیمه کردن اصطلاح‌شناسی FRBR در متن، فصلی را نیز در مورد نسبت‌ها می‌نویسد.

قواعد اصول - محور
ساختار قواعد عام و خاص و دستورالعمل‌های جایگزین، شرایطی را ایجاد کرد که در آن تعبیر و تفسیر قواعد برای کمک به فهرست‌نویسی، بسط پیدا کرد. RDA امیدوار است مجموعه قواعدی را رواج دهد که بر مبنای اصول واضحی باشند، با جایگزین‌های محدود تا فهرست‌نویسان را قادر سازد، خودشان به قضاوت صحیح و کارشناسی بپردازند.

محتوا و قالب
هم ساز کردن AACR با ISBD، منجر به استفاده از اصطلاح ”وجه تسمیه عام[18]“ (GMD) و ”وجه تسمیه خاص[19]“ (SMD) شد. این اصطلاحات به طور بالقوه در سیستم‌ها به عنوان پارامترهای پالایش (فیلتر) (مثلاً پیدا کردن DVD یک فیلم و نه ویدیویی آن)، پارامترهای سکانس نمایش (مثلاً برای یک اثر، 8 متن، 3 کلام ضبط شده، 1 فایل دیجیتالی و 1 متن بریل وجود دارد) و اطلاعات محتوا (نت نویسی در موسیقی و اجرای ضبط شده از یک قطعه موسیقی) به کار برده می­شوند.
امروزه استفاده از اصطلاحات SMD و GMD، محدود شده است و این تا حدی به مشکلات ذاتی در لیست واژگان و اصطلاحات برمی‌گردد. دو لیست GMD وجود دارد، یکی انگلیسی و دیگری استرالیایی / آمریکای شمالی که تاحدی طویل‌تر است. اصطلاحات GMD محتوا (مثل مواد جغرافیایی یا موسیقی) و قالب (مثل بریل یا بریدۀ فیلم) را با هم در برمی‌گیرد. همچنین با افزایش سریع حاملان اطلاعات، استفاده کنندگان، از اصطلاحات SMD، بی‌اطلاع‌تر می‌شدند: مثلاً اصطلاحات تصویب شده در SMD ”کاست صوتی“ و ”دیسک ویدیویی“ هستند نه اصطلاحاتی که معمولاً استفاده می‌شوند یعنی ”نوارشنیداری“ و ”DVD“. برای حل این مشکل در نسخه‌های اخیر AACR2، گزینه‌هایی گنجانده شده است. برای استفاده از این قبیل اصطلاحات RDA، اصطلاحات GMD و SMD را با روش انعطاف‌پذیرتری جایگزین می‌کند که در آن محتوای موجود و اصطلاحات حامل بدون منع استفاده از اصطلاحات مورد نیاز دیگر در آینده، قابل تعریف است.

بین‌المللی کردن
AACR در فرهنگ انگلیسی زبانان در انگلستان و آمریکای شمالی شکوفا شد و بعضی از جنبه‌های آن گرایش انگلو – امریکن دارد. در همین زمان، کشورهای دیگر هم قواعد فهرست‌نویسی خودشان را توسعه بخشیدند که با AACR زمینه‌های مشترک و همچنین متفاوتی دارد.
یک نمونه ’طریق فهرست‌نویسی الفبایی‘[20](RAK) [10] است که در آلمان مورد استفاده قرار گرفت. RAK در اصل مبتنی بر اصول پاریس و کپنهاگ است و شیوه‌های فهرست‌نویسی پورسین[21](PI) [11] را به عنوان قواعد فهرست‌نویسی استاندارد در اوایل دهۀ 1970 و 1980 در آلمان جایگزین کرد. اگرچه AACR و RAK هر دو بر مبنای اصول پاریس و کپنهاگ هستند اما تفاوت‌های عمده‌ای بین آنها دیده می‌شود.
دنیای کتابداری خیلی سریع مزایای اقتصادی اصل ”ایجاد یک بار پیشینه فهرست‌نویسی الکترونیکی و استفاده از آن به کرّات“ را تشخیص می‌دهد، با این نتیجه که از نظر جهانی، تبادل وسیع داده‌های کتابشناختی وجود دارد. با افزایش این تبادلات، موانعی بر سر راه تبادل اطلاعات که در سری‌های مختلف قواعد ایجاد شده‌اند، وجود دارد. گرایش انگلو – امریکن در AACR2، مانعی است بر سر راه انتخابی گسترده‌تر در بعضی نواحی دنیا که جامعۀ اطلاعاتی در آنها به صورت روزافزون بین‌المللی می‌شود. بنابراین هدف از RDA این است که آنرا بر مبنای اصول فهرست‌نویسی جهانی و موافق با این اصول تدوین کنند و ریشه‌های انگلو – امریکن را هم از قواعد جدید حذف نمایند.

«فهرست‌نویسی»امروز
اگر چه هنوز هم اثری از فرم‌های اولیه فهرست‌نویسی دیده می‌شود، امّا اخیراً فهرست‌های آنلاین[22]در دسترس است و برای فهرست‌نویسی قالب‌های مختلف ابرداده‌ای را جستجو می‌کنند. قالب‌های ابرداده‌ای و ارتباطی جدیدی در دسترس است که بسیار هم در دنیای اینترنت مورد استفاده قرار می‌گیرند.
امروزه، دامنۀ وسیع‌تری از افراد – مؤلفین، مسئولین، فهرست‌نویس‌ها و ... – نسبت به قبل ابرداده‌های کتابشناختی را ایجاد می‌کنند؛ البته با سطوح متغیر مهارت و توانایی‌شان. حتی بعضی از ابرداده‌ها را بدون دخالت انسان و با استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری می‌توان ایجاد کرد.
RDA قصد دارد قالبی جدا از قالب‌های ارتباطی که امروزه شمارشان افزایش یافته، ارائه دهد. جامعه کتابدار با ISBD و فهرست‌نویسی ماشین‌خوان آشنایی دارد، اگرچه اینها هم امروزه شامل یک سری قالب‌ها و فرمت‌ها هستند، از قبیل: UNIMARC[12], MARC21[13], MODS[14], MADS[15] and MARCXML[16]. به غیر از کتابخانه، جوامع دیگر نیز برای منابع اینترنتی، Dublin Core[17]، برای توصیف آرشیو EAD[18]، برای کارها و تصاویر بصری VRA Core Element Set[19] و برای توصیف محتوای چندرسانه‌ای MPEG-7[20] را بسط و گسترش داده‌ اند

نحوۀ عملکرد فرآیند بازنگری و اصلاح
ساختاری از کمیته‌ها و سازمان‌ها AACR را تأیید و حمایت می‌کند. کمیتۀ مربوط به اصول فهرست‌نویسی بر کار امنای منابع مالی[23]AACR، و هم کمیته همکاری مشترک ناشران برای تجدیدنظر AACR که توسط JSC صورت می‌گیرد، نظارت دارد. JSC تشکیل شده از نمایندگانی از انجمن کتابداران آمریکا[24](ALA) [21]، کمیته فهرست‌نویسی استرالیا[25] [22](ACOC)، کتابداران انگلستان[26](BL) [23]، کمیته فهرست‌نویسی کانادا[27](CCC) [24]، مؤسسه خبره‌های کتابداری و اطلاعات[28][25](CILIP) و کتابخانۀ کنگره[29](LC) [26].
در انگلستان، نمایندگان JSC از CILIP و BL، از اعضاء کمیتۀ CILIP/BL دربارۀ AACR [27] هستند، به همراه 4 عضو منصوب شده از CILIP و 3 عضو از BL. اعضاء بسیاری هم با داشتن پیش زمینه‌های علمی در مورد هنر و دنیای دیجیتال و یا اعضایی از کتابخانه‌های ملی اسکاتلند[30]و ویلز[31]دعوت شده‌اند و کمیته در جایی که نیاز به افراد متخصص باشد، با آنها تماس خواهد گرفت.
نوشتن متن RDA، کاری گروهی و مشترک است که هماهنگ با جلسات JSC دو بار در سال تشکیل می‌شود. JSC و ویراستار آن (تام دسلی[32])، پیش‌نویس متن را آماده می‌کنند و کمیته‌های دیگر هم پیشنهاداتی برای تغییر قواعد و یا قواعد جدید ارائه می‌دهند. این پیش‌نویس‌ها از نظر همسازی مرور می‌شوند و اعضاء JSC، به نیابت از کمیته‌ها و سازمان‌های مربوطه به سؤالات پاسخ می‌دهند. اگر در این مورد به توافق نظر برسند، ویراستار گام‌های بعدی را برای تهیۀ پیش‌نویس‌های جدید برمی‌دارد. در غیر این صورت، گروه‌های کاری اعزام می‌شود تا بر موارد خاص نگاهی دوباره افکنند و یا پیشنهادات بهتری ارائه دهند. این مراحل ادامه دارد تا زمانی که متن نهایی مورد موافقت قرار گیرد.
همچنین JSC با ارائه اغلب مستندات به صورت آنلاین، این فرآیند را علنی‌تر کرده است. این کمیته در حین مرور فرآیند، با جوامع دیگر هم در ارتباط است تا مطمئن شود RDA در سطح وسیع‌تری قابل کاربرد است.

RDA چه خواهد شد؟
JSC برای RDA چند هدف استراتژیک دارد. این اهداف عبارتند از:

- ادامه پایه‌گذاری قواعد بر اصول فهرست‌نویسی و پوشش دادن همه انواع مطالب.
- ترویج دادن استفادۀ جهانی و در عین حال گرفتن قواعد از آداب و رسوم انگلیسی زبانان.
- ساده کردن قواعد برای استفاده و تفسیر.
- کاربرد آن به صورت آنلاین و در شبکه.
- ایجاد کنترل کتابشناختی مؤثر برای همه انواع رسانه‌ها.
- ایجاد رقابت با استانداردهای مشابه.
- تشویق و ترغیب به استفادۀ فرای از محیط کتابخانه.
RDA هم شامل مقدمه‌های جدید، قواعد موضوعی و مثال‌های روزآمد خواهد بود، و هم نظارت مجاز را پوشش خواهد داد. اصطلاحات FRBR را به کار می‌برد و متون را به منظور یکدست‌تر کردن ساده می‌کند. همچنین برای نیل به هم‌ترازی با دیگر استانداردها به دیگر جوامع نزدیک می‌شود.
RDA هم به صورت فرآورده‌ای بر پایۀ وب و هم به صورت نسخه چاپ کلاسوری ارائه می‌شود. نسخه وب کارآیی بیشتری هم (مثلاً پیوندهای داخلی و خارجی) دارد و مورد نسخه‌های سفارشی نیز در دست تحقیق است. بالقوه، می‌تواند نسخه‌های کامل، کوتاه و سفارشی (پیایندها، نقشه‌ای) وجود داشته باشد. این همچنین فرصتی است برای RDA (یا قسمتی از آن) که به اردوی تغذیه کنندۀ داده بپیوندد و وظیفه‌پذیر روند کار از طرف متولیان باشد.

ساختار RDA
قسمت A، توصیف، روابط و منابع مربوطه را پوشش می‌دهد. شناسایی نوع منبع، توصیف فنی، توصیف موضوعی، و ریشه‌یابی و اطلاع‌رسانی خاص هر قلم در راهنمای کلی آمده است. رده‌های جدیدی از حامل و محتوا معرفی خواهند شد.
بخش روابط، روابط بین اقلام کتابشناختی FRBR و عوامل (اشخاص و غیره) را پوشش می‌دهد. برای استناد به آثار، انتخاب ساده‌ای از نقاط دستیابی ابتدایی وجود خواهد داشت، و قواعد خاص، ساده یا حذف خواهند شد.
قسمت B تحت کنترل صاحب‌نظران، هدف، دامنه و شکل‌های مجاز و غیرمجاز را پوشش خواهد داد. پیوست‌ها استانداردهای نمایش، ISBD، نوشتن کلمات با حرف بزرگ، مخفف‌ها، اعداد و فهرست معانی را در برمی‌گیرد.

پیشرفت کار
JSC قصد دارد RDA را برای اولین بار در سال 2008 عرضه کند که حاصل سه سال کار مداوم است. طرح اولیه ساختار سه بخشی است (توصیف منابع، روابط، کنترل نقطۀ دستیابی). پیش‌نویس بخش اول که در دسامبر 2004 منتشر شد، انعکاس منفی داشت و باعث شد JSC نوشتن پیش‌نویس را رها کند و به بازنگری مجدد روی آورد.
اطلاعیه مربوط به RDA در ژوئیه 2005 در کمیته‌ها منتشر شد و به دنبال آن در دسامبر 2005 پیش‌نویس کامل بخش اول انتشار یافت. عکس‌العمل به این روش جدید بسیار مطلوب‌تر بود، گرچه بعضی از آنها نیاز به کار بیشتری داشت. سال 2005 شاهد کارهایی بر موضوعات محتوا و حامل بود. JSC یک گروه کاری را جهت مرور کار، راه انداخت. گزارش این گروه نشان داد که اطلاعات محتوا و حامل برای مقاصد جستجو و نشان دادن مورد نیاز هستند و از آنجا که لیست‌های اخیر GMD و SMD مناسب نبودند، مجموعۀ جدیدی از اصطلاحات پیشنهاد شد. در این زمان، JSC، با نویسندگان ONIX[33][28] کتابی با نام تجاری شکل‌های پیامی XML، بر روی هماهنگ کردن مقولات مطالب ONIX با اصطلاحات محتوا و حامل کار کردند. این دو گزارش توسط ویراستار مورد استفاده قرار گرفت تا پیش‌نویس را برای بخش‌های مرتبط RDA تهیه کند.
در آوریل 2006، پیش‌نویس بقیه فصل‌های قسمت اول، که اینک قسمت A با یک ساختار دو قسمتی جدید معرفی شده است، برای بررسی انتشار یافت. واکنش‌ها به این اسناد در نشست اکتبر 2006 JSC مورد بررسی قرار خواهد گرفت. زمان بین اکتبر 2006 و آوریل 2007 به قسمت B پرداخته می‌شود، و زمان بین مه تا سپتامبر 2007 مقدمه کلی، پیوست‌ها و فهرست معانی مورد مطالعه قرار می‌گیرد.
در حال حاضر کار در برخی از این عرصه‌ها در دست اقدام است. دو گروه کاری استخدام شده‌اند تا مثال‌هایی را که برای گنجاندن در RDA لازم هستند، بررسی کنند. محدودۀ کاری آنها مرور کلی مثال‌های موجود است با ارائه پیشنهاداتی جهت حذف یا جایگزینی مثال‌های موجود، و ارائه مثال‌های جدید در جایی که لازم باشد. همچنین اصلاحاتی هم در پیوست‌ها صورت می‌گیرد. در حال حاضر، پیوست‌های زیر در نظر گرفته می‌شود: نوشتن کلمات با حرف بزرگ، مخفف‌ها، مقدمه‌ها، نمایش داده و فهرست معانی. در RDA، حروف اختصاری کمتری در پیشینه‌های کتابشناختی استفاده می‌شود (برای مثال s.l. و c.). با این وجود، این باعث شد بحث در مورد استفاده از کل کلمه بالا بگیرد. بحث‌هایی هم بر ضد آن است که استفاده از اختصارات را پیشنهاد می‌دهد، تا حدی که نظامی مطرح شد برای نشان دادن کل کلمه در زبان فهرست‌نویسی خاص.
طرح‌هایی پیشنهاد شده که فهرست مقاله‌های مقدماتی را با فهرست چندین زبان دیگر، به منظور جامعیت بخشیدن به سند، غنی‌تر کنیم. این امر افزایش حجم را دربردارد، و بحث ملحقات آتی و نگهداری آنها موجد این پیشنهاد شده که این اطلاعات نباید قسمتی از RDA بلکه باید به صورت مکمل آن باشند.
در بحث‌های اولیه در مورد RDA، CCC پیشنهاد کرده بود که انطباق قواعد خاص RDA و شاخه‌های مربوطه در MARC21 وجود داشته باشد JSC هم این کار را مفید می‌دانست و انجام این کار به CCC و ACOC محول شد. این کار مشخص خواهد کرد که در کجا MARC21 از RDA تأثیر پذیرفته و در کجا تهیه داده‌های موجود در MARC21 می‌تواند دال بر نیاز گنجاندن آن در قواعد RDA باشد. JSC قصد دارد، مقاله خود را در این زمینه‌ها در جلسۀ ژانویه 2007 MARBI [34][29] ارائه دهد.

نتیجه‌گیری
RDA، استاندارد جدیدی است برای توصیف و دستیابی به منابع است که برای محیط دیجیتالی طراحی شده است، برای کسانی که می‌خواهند اطلاعات را جستجو، شناسایی، انتخاب، کسب، مهار و سازماندهی کنند و به کار برند. این یک استاندارد توصیف موضوعی چند ملیتی است که همۀ رسانه‌ها را پوشش می‌دهد و از قالب‌های ارتباطاتی فنی جدا است. این داده‌ها از اجتماعات زیادی اتخاذ شده است و پیشرفت آن را می‌توان در وب‌سایت‌های JSC و CLIP/BL دنبال کرد.

نوشته: آن چاپمن(Ann Chapman)

ترجمه: قمر مطلوب

---

استفاده از استانداردهای ابرداده‌ای در مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی

دیدگاهی نو بر کتابداری - استفاده از استانداردهای ابرداده‌ای در مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی

استفاده از استانداردهای ابرداده‌ای در مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی

ادارات دولتی، شرکت‌ها، موزه‌ها، کتابخانه‌ها، آرشیوها و مراکز اطلاعات و مدارک، هر یک مخزنی از مدارک را در خود جای داده‌اند. با افزایش حجم این مدارک و محدودیت‌های مربوط به فضا و نگهداری از یک سو، و قرار گرفتن سازمان‌ها در جریانی رو به سوی خدمات اتوماسیون برای رسیدن به مرحله تحقق دولت الکترونیکی از سوی دیگر، باعث گردیده این مدارک بیش از پیش به قالب‌های الکترونیکی درآیند و راهبردهای مدیریت، نگهداری و دسترسی به آنان در همان راستا تغییر یابد. با رشد روزافزون اطلاعات در قالب مدرک و تغییر شکل این مدارک به صورت الکترونیکی، نیاز به راهبردی ساده، مؤثر و انعطاف‌پذیر برای مدیریت بهتر اطلاعات نیز افزایش می‌یابد.
این نوع راهبرد مدیریتی اطلاعات که با عنوان «مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی» (ئی‌دی‌آرام)[1]مطرح می‌شود بستری است برای مطالعه و تأمل بر شیوه‌های مدیریت این شکل از اطلاعات. تدوین استانداردها، به‌کارگیری زبان‌های نشانه‌گذاری و برنامه‌های کاربردی وی‍ژه و نهایتاً استفاده از عناصر ابرداده‌ای، از جمله فعالیت‌های موفقیت‌آمیز و امیدوارکننده در این حوزه به شمار می‌آیند. این فرایندهای مدیریتی گاه با عبارت «مدیریت رکورد‌های الکترونیکی» (ئی‌آرام)[2]و گاهی نیز با عبارت «مدیریت مدارک الکترونیکی» (ئی‌دی‌اِم)[3]مطرح می‌گردند که با نگاهی به منابع موجود در این دو زمینه، به اشتراک و همپوشانی آن‌ها پی خواهیم برد.

2. مدیریت رکورد‌ها و مدارک الکترونیکی و ضرورت آن
پیش از هر چیز لازم است به برخی از اصطلاحات در این حوزه اشاره کنیم.

مدرک: اطلاعاتی که بر روی یک رسانه فیزیکی ضبط و ذخیره شده، در یک محیط کاربردی قابل تفسیر است و به عنوان یک واحد در نظر گرفته می‌شود.

مدرک الکترونیکی: مدرکی که در قالب الکترونیکی باشد. نکته قابل توجه آن‌که مدرک الکترونیکی ضرورتاً تنها به مدارک متن‌ـ پایه تهیه‌شده توسط واژه‌پردازها اطلاق نمی‌شود، بلکه مدارکی مثل پیغام‌های پست الکترونیکی، تصاویر گرافیکی، مدارک اچ‌تی‌ام‌ال یا ایکس‌ام‌ال، مدارک چندرسانه‌ای و انواع دیگر مدارک را نیز شامل می‌شود.

رکورد:اطلاعاتی که ایجاد، پذیرفته و نگهداری می‌شود و توسط اشخاص و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

رکورد الکترونیکی:مدرکی الکترونیکی که به صورت یک رکورد قابل اشتراک از مبدأ درآمده است.

 اطلاعات، بنیادی‌ترین نیاز برای هر سازمان به شمار می‌آید و اطلاعات ثبت‌شده همواره نیاز به یک مدیریت مؤثر دارند. مدیریت رکورد‌ها این اطمینان را می‌دهد که اطلاعات به آسانی در دسترس قرار گیرند و همچنین به طور نظام‌مند، در زمانی که دیگر به آن‌ها نیاز نیست از بین بروند. مثلاً حفاظت از رکورد‌های دولتی، این اطمینان را می‌دهد که جامعه استفاده‌کننده از آن بتواند تغییرات سیاسی را در سیر تاریخی دنبال کند و دسترسی به یک منبع مهم را در آینده ممکن می‌سازد.
رشد ارتباطات و داده‌های الکترونیکی‌-از نامه‌های الکترونیکی گرفته تا پایگاه‌های داده‌هاـ چالش جدیدی را به دنبال داشته است، اما می‌توان مدیریت مشابهی (همانند آنچه درمورد مدارک چاپی اعمال می‌شود)، را به کار گرفت. به نظر می‌رسد که مدیریت رکورد‌ها مبنایی اساسی برای رسیدن به مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی (ئی‌دی‌آر‌ام) باشد که بسیاری از سازمان‌ها به دنبال آن هستند.
جامعه نوین انتظار بالایی از دسترس‌پذیری اطلاعات دارد. اکنون مردم انتظار دارند که پاسخ‌های سریع و مؤثری را برای درخواست‌های اطلاعاتیشان دریافت نمایند و توسط دولت‌های موفق و پیشرفته نیز یک خط مشی «دولت باز» دنبال می‌شود(The National Archive of Scotland n.d.).
برای این‌که از موفقیت و اثربخشی فعالیت‌های مدیریت رکورد‌ها مطمئن شویم، باید اصول زیر را در مدیریت رکورد‌ها در نظر بگیریم(Robertson 2005):

  -مشخص نمودن و مدیریت هر گونه ابهام و پیچیدگی،       
 -تأکید بر انطباق و پذیرش[4] 
 -تبیین ملموس و مشهود مزایا و فواید،

       -

اولویت بخشیدن برمبنای نیازهای حرفه،

       -

کوتاه کردن مسیرها،

       - ارائه یک رهبری نیرومند،

       -

کم کردن میزان  مخاطره[5]
 -داشتن ارتباطات گسترده و فراگیر،

 

      -درنظرداشتن تجارب کاربر مربوطه،

      - انتخاب کردن اولین طرح به طور خیلی محتاطانه و دقیق.

:در مدیریت رکورد‌های الکترونیکی ما با داده‌های رقمی ‌سروکار داریم و این داده‌ها فرایندی را می‌پیمایند که به آن «چرخه عمر اطلاعات» می‌گویند. این چرخه شامل مراحل زیر است

ایجاد یا فراهم‌آوری اطلاعات. که شامل تولید اولیه و گردآوری اطلاعات، وارد کردن آن‌ها در یک نظام و افزودن نمایه‌هایی به آن منبع اطلاعاتی برای بازیابی بهتر می‌باشد.
استفاده. در این مرحله از چرخه عمر، اطلاعات در دسترس گونه‌های خاصی از کاربران یا گروه‌های تعریف‌شده قرار می‌گیرد و توسط آنان استفاده می‌شود. در اینجا بیش‌تر بحث مدیریت اختیارات و حقوق مطرح می‌شود.
بازنگریی. در طول مراحلی از عمر یک منبع اطلاعاتی، ممکن است آن منبع کنار گذاشته شود یا دیگر قابل استفاده نباشد. بنابراین به منظور اطمینان از این‌که روی‌هم‌رفته نظام اطلاعاتی روزآمد، مناسب و دقیق است، فرایند بازنگری مورد توجه قرار می‌گیرد.
حفاظت. صحت منابع اطلاعاتی مستلزم آن است که با روش‌های پشتیبانی مناسب، حمایت شود و همچنان که فناوری توسعه می‌یابد، سیاست‌های انتقال نیز تغییر کند.
کنارگذاری. به دنبال فرایند بازنگری، منابع اطلاعاتی ممکن است نابود شوند، برای استفاده در آینده بایگانی گردند، یا به یک مخزن دائمی ‌یا درازمدت (بایگانی راکد) منتقل شوند.

3. استانداردهای جهانی مدیریت مدارک و رکورد‌ها
برایاطمینان از این که رکورد‌هایایجاد‌شدهیا مورد استفاده قرارگرفته در یک سازمان به طور مطلوبینگهداریمی‌شوند، باید فعالیت‌ها و راهکارهاییرا دنبال نمود که مدیریت رکوردها این فعالیت‌ها و راهکارها را برقرار می‌سازد. منابع بسیاریبرای کمک به مدیریت مؤثر رکوردها، مدارک و نامه‌ها وجود دارند که امنیت موردنظر را تأمین می‌کنند.
در سال 2001 «استاندارد بین‌المللی مدیریت رکوردها» (ایزو 15489) به طور رسمی تدوین گردید. این استاندارد چندمنظوره، خط‌مشی‌ها و رویه‌های رکوردها را به گونه‌ای استاندارد می‌کند که اطمینان حاصل شود از تمام رکوردها، توجه و حفاظت مناسبی به عمل می‌آید. استاندارد، تدوین خط‌مشی مدیریت رکوردها، طراحی یک برنامه مدیریت رکورد، برقراری رویه‌ها و تعریف ملزوماتی برای برنامه را پوشش می‌دهد. به منظور اطمینان از تدوین یک برنامه مؤثر، این استاندارد مشخص می کند که چگونه برنامه را نظارت کنیم، وارسی دوره‌ای را انجام دهیم و سازمان آن را هدایت کنیم (White-Dollmann 2004). در بحث امنیت
اطلاعات به عنوان یکی از مباحث داغ جاری، استاندارد فنون رمزگذاری فناوری امنیت اطلاعات (ایزو/آی‌ئی‌سی 17799)، به عنوان راهبردی برای مدیریت امنیت اطلاعات، بسیار اهمیت دارد. این استاندارد راهنماها و اصولی را برای ابداع، اجرا، نگهداری و ارتقای مدیریت امنیت اطلاعات در سازمان عرضه می‌کند. همچنین یک راهنمای کلی برای اهداف پذیرفته‌شده رایج در مدیریت امنیت اطلاعات فراهم می‌نماید(Fanning 2005).

4. ابرداده‌ها
در این قسمت ابتدا لازم است به معرفی مفهوم ابرداده و نقش آن در سازماندهی و مدیریت منابع الکترونیکی پرداخته شود. برای ابرداده تعاریف بسیاری آمده که اکثر آن‌ها بر کاربرد آن تکیه دارند و به عبارت دیگر، تعاریفی عملگرا به شمار می‌آیند. یکی از تعاریف جامعی که از ابرداده ارائه شده، تعریفی است که «هینز» پس از ارائه تعاریف مختلف از آن، آورده است:
«ابرداده

[6]، داده‌ای است که محتوا، شکل یا خصوصیات یک رکورد داده‌ای یا یک منبع اطلاعاتی را توصیف می‌کند. ابرداده را می‌توان در توصیف منابع کاملاً ساختاریافته، یا اطلاعات ساختارنیافته از قبیل مدارک متنی به کار گرفت. همچنین می‌توان برای توصیف منابع الکترونیکی، داده‌های رقمی (شامل تصاویر رقمی) و مدارک چاپی از قبیل کتاب‌ها، مجلات و گزارش‌ها، مورد استفاده قرار داد. می‌توان آن را در درون یک منبع اطلاعاتی (مانند منابع وب) جای داد یا به طور جداگانه در یک پایگاه اطلاعاتی نگهداری کرد»(Haynes 2004).
به طور خلاصه ابرداده را «داده‌ای برای داده» یا «داده‌ای درباره داده» تعریف می‌کنند. به طوری که در تعریف «هینز» نیز به چشم می‌خورد، ابرداده، خود داده‌ای است که محتوا، نوع، قالب، و ... یک منبع اطلاعاتی که متشکل از مجموعه‌ای از داده‌ها می‌باشد را تعریف و توصیف می‌کند.
مدیریت رکورد‌ها از طریق تنظیم منابع و فراهم‌کردن بررسی خلاصه مذاکرات، نقش مهمی در مستندسازی تصمیمات دولتی ایفا می‌کند. مدیریت رکورد‌ها شامل مدیریت فایل‌های فیزیکی و رکورد‌های الکترونیکی می‌باشد؛ هرچند که آن‌ها محمل رسانه‌ای متفاوتی داشته باشند، اما اکثر فرایندهای مشابه بر روی هر نوع رکوردی اعمال می‌شود. مدیریت خوب رکورد‌ها به ایجاد رکورد‌های درست و صحیح بستگی دارد. این قسمت بر کاربرد ابرداده در مدیریت چرخه عمر رکورد‌ها تأکید می‌کند.
زمانی که رکورد ایجاد یا دریافت می‌شود، به ثبت می‌رسد یا با یک نام معین ذخیره می‌شود. در طول فرایند فراهم‌آوری، ابرداده‌های مربوط به رکورد که شامل تاریخ ایجاد، مالک، تاریخ بازبینی و رده امنیتی آن است، ایجاد می‌گردند.
تعدادی از عناصر داده‌ای که اختصاصاً برای مدیریت رکورد‌ها طراحی شده‌اند، در پروفایل‌های کاربردی ابرداده براساس «دوبلین کور»[7]تعریف شده‌اند. مثلاً «آرشیو ملی انگلستان» به عنوان یک سازمان موفق در اداره رکورد‌های عمومی ‌و دست‌نوشته‌های تاریخی، گروهی از عناصر داده‌ای را اختصاصاً برای مدیریت رکورد‌ها در دولت مرکزی تعریف کرده است. اما این عناصر را می‌توان در یک پروفایل کاربردی عمومی‌تر نیز به کار بست(Public Records Office 2002). این عناصر داده‌ای عبارت‌اند از:

Subject	Title	Identifier
Record Type	Addressee	Date
Rights	Location	Language
Description	Mandate	Preservation
Aggregation	Relation	Creator
	Digital Signature	Disposal

این عناصر حداقل مجموعه مصوب نظام‌های «ئی‌‌‌دی‌آر‌ام» را ارائه می‌دهند که باید قابل پشتیبانی باشند. هرچند این مدیریت منابع الکترونیکی و رقمی‌محدود به این موارد نیست و عناصر ابرداده‌ای دیگری نیز علاوه بر آن‌ها به کار برده می‌شوند.

5. استانداردهای ابرداده‌ای برای اطلاعات دولتی و آرشیوه

ا
استانداردها توافقات مستندی (شامل توضیحات فنی یا دیگر ملاک‌های مختصر و مفید) هستند که به طور یکدست به عنوان قانون، راهنما یا تعریف مشخصات، مورد استفاده قرار می‌گیرند تا مواد، محصولات، فرایندها و خدماتی که برای مقاصد خاصی تعیین گردیده‌اند، معتبر و مورد اعتماد شوند(International Organization for Standardization 2002).استانداردهای
ابرداده‌ای بنا به نیازهای جوامع مختلف موضوعی و بخش‌های صنعتی و حرفه‌ای گوناگون تدوین می‌گردند. عوامل کلیدی که بر تدوین آن‌ها اثر گذارده‌اند، نیازهای شغلی، گروه‌های استفاده‌کننده، و تاریخچه یا میراث جوامع خاص بوده‌اند(Haynes 2004).
در اینجا برخی از استانداردهای مورد استفاده برای آرشیوها ذکر می‌شوند.

5-1. «دوبلین کور‌»
در سال 1995 نشستی به منظور بحث درباره راه‌های توصیف و فهرست‌نویسی محتوای وب در شهر دوبلین در ایالت اوهایو برگزار گردید. این نشست نهایتاً منتهی شد به تشکیل «بنیاد ابرداده‌ای دوبلین کور»

[8]، «سازمانی مخصوص ارتقای سازگاری گسترده استانداردهای ابرداده‌ای میانکنش‌پذیر و توسعه واژگان ابرداده‌ای تخصصی برای توصیف منابعی که استقرار نظام‌های بازیابی هوشمند اطلاعات را ممکن می‌سازند»(DCMI 2004). «دوبلین کور» یکی از پراستفاده‌ترین استانداردهای ابرداده‌ای به شمار می‌آید که تحت استاندارد بین‌المللی «ایزو 15836 (2003)» تعریف شده است. حاصل کار این بنیاد منتهی شد به یک مجموعه 15 عنصری پایه که عبارت‌اند از(DCMI 2004):

Source Language Relation Coverage Rights

Contributor Date Type Format Identifier

Title Creator Subject Description Publisher

ویژگی این عناصر، قابلیت بیان آن‌ها در زبان‌های رایج نشانه‌گذاری (مثل اچ‌تی‌ام‌ال، ایکس‌ام‌ال، و آر‌دی‌اف) می‌باشد. این عناصر، عناصری عمومی‌ و چندمنظوره هستند و می‌توان از آن‌ها در زمینه‌های تخصصی مختلفی استفاده کرد. توسعه‌دهندگان استانداردهای ابرداده‌ای تشخیص دادند که کاربران ممکن است نیازهای خاصی داشته باشند که با طرحواره موجود، پوشش داده نشود. مزیت استفاده از عناصر طرحواره‌های موجود این است که فرصت بیش‌تری برای میانکنش‌پذیری میان برنامه‌های کاربردی که عناصر داده‌ای رایج دارند، به وجود آید. توسعه«ئی- جی‌ام‌اس»

[9]در انگلستان نمونه‌ای از یک استاندارد ابرداده‌ای است. برای مثال عنصر ابرداده‌ایegms.statusمعادلی در «دوبلین کور» ندارد و از این رو می‌توان آن را گسترشی از آن طرحواره در نظر گرفت(UK Office of the e-Envoy 2004).

5-2. استاندارد ابرداده‌ای دولت الکترونیکی
اطلاعات دولتی یکی از کانون‌هایی است که گسترش‌هایی را برای «دوبلین کور» به منظور ایجاد پروفایل‌های کاربردی برای دولت الکترونیکی لازم آورده است. فعالیت دولت‌ها در اینترنت از اواسط 1990 به این امر منتهی شد که ابرداده برای تسهیل اکتشاف منبع، مورد نیاز است تا یافتن اطلاعات را در سایت‌های وب دولتی، برای عموم آسان‌تر سازد.
در سال 2000 «بنیاد ابرداده‌ای دولتی انگلستان»

[10]با مرور بازیابی اطلاعات عام در اینترنت، کار خود را آغاز کرد. «واحد فناوری اطلاعات اداری کابینه»[11](که بعداً «اداره دولت الکترونیکی»[12]شد) یک گروه کاری ابرداده تشکیل داد که به «استاندارد ابرداده‌ای دولت الکترونیکی»(ئی- جی‌ام‌اس)بر مبنای«دوبلین کور»منتهی شد و هم‌اکنون ویرایش سومآن، 25 عنصر داد‌ه‌ای دارد. این استاندارد از یک ترکیب مشابه «دوبلین کور» استفاده می‌کند و با استفاده از ایکس‌ام‌ال قابل تبین است. (این استاندارد به عنوان ضرورتی برای میانکنش‌پذیری است که در چارچوب میانکنش‌پذیری دولت الکترونیکی (ئی- جی‌آی‌اف)[13]تعریف می‌شود). بسیاری از عناصر داده‌ای را می‌توان مستقیماً در عناصر ابرداده‌ای به دیگر استانداردها (مثل «دوبلین کور»، «جی‌آی‌ال‌اس»، و «ای‌جی‌ال‌اس» تبدیل کرد. استاندارد، پویا است و توسعه آن بنابر تقاضاها و کارکردهای نو، جریان دارد(Office of the e-Envoy 2003).
این استاندارد در آخرین ویرایش خود در سال 2006 دارای 25 عنصر ابرداده‌ای می‌باشد که عبارت‌اند از(UK GOV talk 2006):

Publisher Relation Rights Source Status Subject Title Type

Digital Signature Disposal Format Identifier Language Location Mandate preservation

Accessibility Addressee Aggregation Audience  Contributor Coverage Date Description

5-3.«خدمت مکان‌یاب دولتیاطلاعات»
دولت فدرال ایالات متحده،«خدمت مکان‌یاب دولتیاطلاعات» (جی‌آی‌ال‌اس)

[14]را به منظور کمک به مردمبراییافتن اطلاعات از طریق نمایندگی‌های مختلف فدرال،تدوین کردهاست. این یک خدمت غیرمتمرکز بر مبنای چندین سایت «جی‌آی‌ال‌اس» دولت فدرال ایالات متحدهمشتمل بر رکورد‌های تقریباً 32 نمایندگی فدرال مختلف می‌باشد. این کار براساس«خدمت مکان‌یابجهانیاطلاعات»[15]با همین سرنام «جی‌آی‌ال‌اس»  بنا گردیده است(McClure, Moen, and Bertot 1999).
عناصر پایه در این استاندارد، 29 عنصر می‌باشند که برخی از آن‌ها بنابر ضرورت و ماهیت عنصر،دارای زیر-عنصرهایی نیز می‌باشند. این عناصر به 7 منظور خاص اختصاص دارند که عبارت‌اند از(DESIRE 1997):

 

      -عناصر توصیفی پایه،
 -عناصر توصیف موضوع،

      -

عناصر قالب و خصیصه‌های فنی،

 

      -عناصر جزئیات میزبان اداره‌گر،

      -

عناصر ابردادهاداره‌گر،

      -

عناصر منشأ و منبع،

 

     -عناصر موارد دسترس‌پذیری و حقوق مؤلف.

5-4.«خدمت مکان‌یاب جهانیاطلاعات»
«جی‌آی‌ال‌اس»برمبنای استانداردکاوش«ایزو 23950»بوده و شامل مفاهیمی ‌کاملاً قابل درک برای کسانی است که در سراسر دنیا منابع اطلاعاتی را جستجو می‌کنند. این مفاهیم، شامل مفاهیم ‌کتابخانه‌ای(مانند عنوان، پدیدآور، ناشر ، تاریخ و محل)هستند.
یک رکورد مکان‌یاب «جی‌آی‌ال‌اس»در واقع نوعی نسخهدگرگون‌شده از یک رکورد فهرست کتابخانه‌ای است. تأثیر این استاندارد در جستجوی اطلاعات بیش‌تر شامل موارد زیر است:

  -اکتشاف اطلاعات،

  - برچسب‌گذاری محمل‌های اطلاعاتی،

  - سازماندهی منابع در وب مانند یک کتابخانه.
عناصر این استاندارد به سه دسته تقسیم می شوند:

1.عناصر«جی‌آی‌ال‌اس»در ثبت‌نام معنایی پایه

[16]این عناصر نقش ثبت‌نام معنایی پایه را دنبال می‌کنند و قسمتی از استاندارد «ایزو 11179» (فناوری اطلاعات- اختصاص و استانداردسازی عناصر داده‌ای) را شامل می‌شود. این عناصر مجموعه‌ای از 88 عنصر هستند و سعی شده با عناصر مارک و «دوبلین کور» قابل تطبیق باشد.

2.عناصر«جی‌آی‌ال‌اس»در پروفایل«جی‌آی‌ال‌اس»:‌مجموع این عناصر 92 عنصر است که در ساختار پروفایل‌های دولتی به کار برده می‌شوند. سعی شده این عناصر نیز با متاتگ‌های مارک آمریکا

[17]و «اس‌جی‌ام‌ال» مطابقت داده شوند.

3.عناصرBib-1:عناصری هستند که توسط نمایندگی حمایت از «زد 50-39»

[18]در کتابخانه کنگره آمریکا حمایت می‌شوند. تعداد این عناصر 148 عنصر است و برخی از عناصر آن قابل تطبیق با عناصر مارک آمریکا هستند(GILS n.d.).

5-5.«خدمت مکان‌یاب دولتی استرالیا»
«خدمت مکان‌یاب دولتی استرالیا» (ای‌جی‌ال‌اس)

[19]یک استاندارد ابرداده‌ای برای اطلاعات دولتی بر روی اینترنت،و براساس «دوبلین کور» می‌باشد. این خدمت در دو بخشباعنوان مجموعه عناصر ابرداده‌ای «ای‌جی‌ال‌اس» منتشر شدهوشامل 19 عنصر داده‌ای می‌باشد که عبارت‌اند از:

Relation Coverage Function Type Format Audience Mandate

Date Identifier Rights Description Source Language

Creator Publisher Contributor Availability Title Subject

این عناصر بجز 4 عنصرAvailability،Function،AudienceوMandateبراساس مجموعه عناصر ابرداده‌ای«دوبلین کور» می‌باشند (National Archives of Australia, 2002).

11. استاندارد عام بین‌المللی توصیف آرشیوی
به عنوان یک دستاورد همکاری بین‌المللی،«شورای بین‌المللی آرشیوها»یک استاندارد عام بین‌المللی توصیف آرشیوی (آیساد (جی))

[20]راتدوین کرده کهمنظور از آن «تعریف و شرح حوزه و محتوای مواد آرشیوی به منظور ارتقایدسترس‌پذیری آن‌ها»است. این استاندارد برای توصیف مواد و مجموعه‌های آرشیوی کاربرد داردو دارای26 عنصر داده‌ایاستکه در استاندارد تعریف می‌شوند. توصیف‌های آرشیوی بر اساس یک مدل توصیف متمایل به بالاترین سطح، سپس ردیف‌ها، سپسرکورد‌ها و در نهایت اقلام،بنا شده‌اند. این استاندارد بیش‌تر به منظور به‌کارگیری در کنار استانداردهای ملی،یا به عنوان زیربنایی برای تدویناستانداردهای ملی برای آرشیوها طراحیشده. به عنوان مثال استاندارد«توصیف کدگذاری مواد آرشیوی» (ئی‌ای‌دی)[21]معبرهایی هم به و هم از «آیساد (جی)» دارد. «ئی‌ای‌دی» توسط کتابخانهکنگره اعمال شده و همان نقشی را برای آرشیوها دارد که مارک برایرکورد‌های کتابشناختی دارد(International Council on Archives 2000).

7. نتیجه
با توجه به توسعه خدمات الکترونیکی دولتی، آرشیوها و اسناد و اطلاعات الکترونیکی به عنوان بخش مهم این فرایند توسعه،نیاز به سازماندهی و مدیریت ویژه در محیط الکترونیکی و مجازی دارند. ابرداده‌ها به عنوان یکی از راهبردهای سازماندهی مدارک رقمی نقش مهمی در این رابطه ایفامی‌کنند که شکل‌گیری استانداردهای بین‌المللی و ملی و رویکرد ساختاری نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی،نشان‌دهندهاین اهمیت می‌باشد.
در کشور ما نیز با توجه به حرکت‌ها و فعالیت‌هایی که در جهت شکل‌گیری دولت الکترونیکی صورت گرفته،لازم است با الگو گرفتن از فعالیت‌های انجام‌شدهموفق دردیگر نقاط جهان،فعالیت‌های زیربنایی و بنیادینانجامشود که از جملهآن‌ها می‌توانبهتدوین استانداردهای ملیبرایمدیریت مدارک ورکورد‌های الکترونیکی، طراحی و ساخت نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی با قابلیت میانکنش‌پذیری و توصیف مدرک با پشتیبانی از طرحواره‌های ابرداده‌ایاشاره کرد.

http://www.irandoc.ac.ir

---

کتابخانه های تخصصی و فناوری اطلاعات

تغییرات سریع و همه جانبه ، کتابخانه های تخصصی و کتابداران متخصص در این کتابخانه ها را در آستانه عصر جدیدی قرار داده است که با گذشته نه چندان دور، بسیار متفاوت است . سیستمهای رایانه‌ای که در کتابخانه ها تا دهه 80 مورد استفاده قرار می گرفت ، ارتباطی پیوسته و مستقیم با عملکردهای سنتی کتابخانه ها برقرار می نمود ، علی رغم توانایی و قابلیتهای عملی و گسترده فهرستهای قابل دسترسی برای عموم(opac:online publicaccess catalog)و سیستمهای محلی متصل بدانها ، کتابخانه ها هنوز مدلی سنتی از مجموعه های فیزیکی و محلی هستند که عمدتا از طریق ابزارهای کتابشناختی ناهماهنگ، می توان بدانهادسترسی یافت .
هم اکنون پیشرفتهای قابل توجهی دیده می شود که در حال تغییر بنیاد این مدل است . فناوریهای نو ، فهرستهای کتابخانه را از راهنماهای ساده منابع به سیستمهای جامع اطلاعاتی تغییر داده اند و در مرحله ایفای تعهد خود در انتقال مستقیم منابع اطلاعاتی کتابخانه های دنیا و مراکز اطلاع رسانی ، به میز استفاده کنندگان هستند .
داده های رقمی و تصاویر الکترونیکی ، کم کم جایگزین منابع اطلاعاتی فیزیکی شده اند . روشهای سریع دستیابی به منابع اطلاعاتی به تدریج اهمیت بیشتری از گردآوری مجموعه های جدید پیدا کرده است . به گفته کینگ در سال 2010 بیش از 80درصد روزنامه ها و نشریات به صورت پیوسته و از طریق شبکه های دور بین المللی در دسترس خواهند بود. (کینگ،2004،174) این پیشرفتها پیامدهای عمیقی برای مراجعان به کتابخانه های تخصصی ، استفاده کنندگان اطلاعات و برای کتابداران مراکز اطلاع رسانی تخصصی دارد ، چنین پیشرفتهایی ، هم می تواند جای کتابداران سنتی و متخصصان اطلاعاتی رابگیرد و هم قادر است ، اهمیت آنها را در همکاری با محققان و در روند انتقال اطلاعات بیشتر سازد . امروزه جریان سریع تغییر فن آوری ، حرفه کتابداری از جمله برکار کتابداران تاثیر زیادی گذاشته است که کتابداران کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی تخصصی مستثنی از این قاعده نیستند . کتابداران در حالی که خدمات سنتی اطلاع رسانی را ارائه می دهند ، باید به دنبال توسعه مجموعه ای از مهارتهای جدید بوده و نقش ها و وظایف تازه ای را در خود پرورش دهند .فن آوری تقریبا تمام جنبه های کار کتابخانه را تحت تاثیر خود قرار داده است : کتابداران شاغل در بخش فراهم آوری اکنون باید به دنبال راهی جهت دسترسی مراجعان به منابع دیجیتالی باشند ، فهرستنویسان باید این منابع را دسترس پذیر سازند و کتابداران مرجع نیز ضمن کمک به مراجعان در داخل کتابخانه باید پاسخگوی ارباب رجوع از راه دور باشند. 

((فن آوری اطلاعات در کتابخانه هایتخصصی))

فن آوری اطلاعات :

فن آوری اطلاعات یاitبه فن آوری هایی اطلاق می شود که امکانات لازم برای جمع آوری ، انباشت پردازش و توزیع اطلاعات فراهم می کند . محور این فن آوری ، رایانه و ارتباطات راه دور است . رایانه ها اساسا کارپردازش و انباشت اطلاعات را انجام می دهند و ارتباطات راه دور ، امکان پخش و توزیع این اطلاعات را در سطحی بسیار وسیع فراهم می سازد. ( داورپناه ، 1378) فناوری یکی از دستاوردهای آدمی است که در ایجاد فرهنگ و تمدن بشری نقش مهمی داشته است . هیچ جنبه ای از زندگی انسانها را نمی بینیم که از فناوری تاثیر نپذیرفته باشد . کتابخانه ها ازجمله کتابخانه های تخصصی از این قاعده کلی مستثنی نیستند . خود فناوری ساخت کاغذ و چاپ متحرک ، مجموعه کتابخانه ها را به سرعت بی سابقه ای افزایش داد، این افزایش بر همه جنبه های کتابداری تاثیر نهاد و عامل مهمی در بوجود آمدن کتابداری حرفه ای بود .این مسیر روز به روز در حال تحول و پیشرفت است و جهت آن به سوی افزایش تواناییهای انسان در به دست آوردن دقیق اطلاعات می باشد .فناوری رایانه ای باتوجه به این که از توانایی انباشت وآماده سازی حجم بزرگی از اطلاعات برخوردار بود به کتابخانه ها راه یافت و مورد استفاده قرار گرفت . جستجوی پیوسته در بانکها و پایگاههای اطلاعاتی تحولاتی را بوجود آورد که به متخصصان رایانه یا متخصصان شبکه کتابخانه منجر شد. شبکه اینترنت باهدف تسهیل ارتباطات بشری ، رایانه ها را به خدمت گرفت . توسعه این شبکه به ایده دهکده جهانی و به دنبال آن مفاهیمی مانند کتابخانه های الکترونیک یا مجازی انجامید . کتابخانه ها و کتابداران در چالش با رقیبان سرسختی قرار گرفتند که از فناوریهای رایانه ای و مخابراتی به خوبی استفاده می کردند . اینترنت مفهوم کتابخانه را به عنوان یک نهاد دستخوش تحول کرده است .
تاریخچه فن آوری اطلاعات در کتابخانه هاتاریخ استفاده از رایانه در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی را می توان به چند دوره نسبتا مشخص تقسیم کرد (فتاحی ،1377،43)در دهه 1940 نخستین روشهای نیمه ماشینی ذخیره و بازیابی اطلاعات با استفاده از نظام برگه ای لبه منگنه مورد توجه قرار گرفت . این نظام در واقع پیش آمد نظام های رایانه ای دهه 1960 بود . در دهه 1980 شاهد گسترش نظام های پیوسته چه از نظر تنوع و ایجاد نرم افزارهای آماده و تجهیزات چاپ و نمایش اطلاعات و چه از نظر نفوذ و کاربرد این نظام ها در کشورهای در حال رشد بود . دهه 1990 دهه رشد اینترنت به حساب می آید و کتابخانه ها نیز از این پدیده حاصل از فناوریهای جدید در کارهای خود به خوبی استفاده کردند. این مسیر روز به روز در حال تحول و پیشرفت است و جهت آن به سوی افزایش تواناییهای انسان در به دست آوردن دقیق اطلاعات می باشد . استفاده از فن آوری اطلاعات نیازمند آموزشهای ویژه نه تنها برای کتابداران که مستقیما دست اندرکار اطلاع رسانی اند ، بلکه برای استفاده کنندگان عادی نیز می باشد .باسواد کسی است که سواد رایانه ای داشته باشد و خود بتواند مستقیما از امکانات رایانه ای استفاده کند .
زمینه های استفاده از فن آوری نوین در کتابخانه ها تخصصی به طور کلی آنچه موجب شده است که کتابخانه ها ومراکز اطلاع رسانی از فن آوری نوین استفاده کنند عبارتست از سرعت ، حافظه ، دقت بسیار زیاد در فراهم آوری ، انباشت و بازیابی اطلاعات به مدد رایانه و صرفه جویی در نیروی انسانی ، ایجاد ارزش افزوده ، انعطاف پذیری در برابر نیازهای گوناگون ، دسترسی یکپارچه به اطلاعات ، امکان استفاده ارزان از اطلاعات سایر کتابخانه ها و پایگاهها داده ها ، امکان روز آمد کردن و اصلاح اطلاعات به شکلی ساده و سریع و اشتراک در منابع .
فن آوری اطلاعات در کتابخانه ها کارکردهای مختلفی دارد . این کارکردها را می توان به دو گروه کلی دسته بندی کرد.(هوشیار یزدان، 59،1381)

1. فعالیتهای اساسی و داخلی کتابخانه نظیر :مجموعه سازی ،فهرستنویسی ، امانت و کنترل نشریات ادواری
2. خدمات اطلاع رسانی مانند : آگاهی رسانی جاری ، اشاعه گزینشی اطلاعات ، خدمات مرجع ، خدمات پیوسته تحویل مدرک و...

فراهم آوری مواد اطلاعاتی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی تخصص آینده :کارکردهای جدیدگزینش و فراهم آوری منابع جدید گزینش و فراهم آوری منابع دانش بشری از نخستین کارکردهای حرفه ای کتابداری تلقی می شود و کتابداران برای انجام آن اصولی را تدوین کرده اند که مبتنی برچند قرن تجربه و دانش است . بدون تردید ، این وظیفه در حیطه مستقیم کارکردهای کتابداران متخصص بوده و متولی دیگری ندارد . اکنون که در عصر اینترنت حجم منابع اطلاعاتی و تنوع در اشکال فیزیکی آنها نیز بطور قابل ملاحظه ای افزایش یافته است ، حرفه کتابداری می تواند با تکیه بر اصول مترقی گزینش و مجموعه سازی ، همچنان خدمات سودمند خود را به جامعه در دسترسی به مجموعه های کیفی تداوم بخشد که این امر با توجه به شرایط کنونی و با توجه به آشفتگی محیط اطلاعاتی و عدم آشنایی جامعه نسبت به چگونگی شناسایی منابع مناسب بسیار ارزشمند است . استفاده از فناوریهای جدید بویژه پست الکترونیکی و وب سایت برای برقراری تعامل با کاربران و شناسایی نیازهای آنان الزامی است .مجموعه مواد اطلاعاتی کتابخانه های تخصصی امروزی حتی با کتابخانه های تخصصی دهه گذشته بسیار تفاوت کرده است . جلوه های گوناگون این تفاوت را می توان در فراهم آوری انواع مواد جدید مشاهده کرد . اکنون بخش مهمی از منابع اطلاعاتی به ویژه منابع مرجع ، مانند دایره المعارفها ، انواع واژه نامه ها ، اطلسهای جغرافیایی و جز آن و پایگاهها اطلاعاتی مانند چکیده نامه کتابداری و اطلاع رسانی ((LISAبه شکل الکترونیکی منتشر می شوند. وجود مجله های الکترونیکی و پایگاههایی که متن کامل مقاله ها را به صورت الکترونیکی در بردارند و همچنین وجودشبکه های اطلاع رسانی پیوسته (online) تحولات زیادی را در امر فراهم آوری مواد موجب شده است . کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی اکنون با استفاده از انواع شبکه های محلی ، ملی و جهانی قادرند اطلاعات مورد نیاز مراجعان خود را فراهم آورند و از سفارش و خرید بسیاری از منابع بی نیاز گردند ، امری که تا چند سال پیش میسرنبود. (فتاحی ،1377،53) با ادامه روند کنونی افزایش منابع الکترونیکی ، ظاهرا به تدریج از نقش کتابداران درشناسایی ،انتخاب و فراهم آوری مواد مکتوب کاسته می شود . باگسترش شبکه ها و دسترسی مستقیم مراجعان به آنها نیازهای محدود به چهاردیواری کتابخانه به نیازهای محدود در گستره جهانی تبدیل       می شود.اینترنت شرایط را برای مجموعه سازی تغییر داده و وابستگی کامل کتابخانه ها به مجموعه های اختصاصی را از میان برداشته است . امکانات بسیار زیادی برای اشتراک در منابع به وجود آمده است . مواد کتابخانه ای در حال تبدیل شدن از صورت چاپی به مواد الکترونیک است . در حالی که هنوز به مواد چاپی نیاز است ، کتابداران باید مواد الکترونیک را نیز فراهم آورند. اما فراهم کردن و دسترسی به مواد الکترونیک با مواد چاپی کاملا متفاوت است . ضروری است که کتابداران جایگاههای اطلاعاتی یا مکانهایی را بشناسند که آثار مورد نیاز کتابخانه را به صورت الکترونیک نگهداری کنند ، و بدانند که چه نوع موادی در این جایگاهها نگهداری می شود .
ابزارهای انتخاب نیز دستخوش تغییر شده است . مهمترین ابزارهای انتخاب کتاب و نشریات ادواری به صورت پایگاههای اطلاعاتی در اینترنت،یا به صورت لوح فشرده نوری یافت می شود .(حیاتی،1380،187)
کتابدارانی که وظیفه مجموعه سازی و فراهم آوری در کتابخانه های تخصصی آینده را بر عهده خواهند داشت ، باید بتوانند از امکانات پست الکترونیکی ارتباط خود را با کسانی برقرار کنند که در کار انتخاب مواد با کتابخانه همکاری می کنند . باید امکان دسترسی پیوسته و همیشگی انتخاب کنندگان را با فهرستهای ناشران و منابع کتابشناختی تجاری مانندBIP، فراهم کرد . (حیاتی ، 188،1380)سازماندهی و ذخیره اطلاعات در کتابخانه های تخصصی پیشرفتفن آوری اطلاعات باعث تغییرات بنیادی در روشهای ذخیره و بازیابی اطلاعات شده است . حاصل تحولات ظهور فهرست های همگانی پیوسته یا "اوپک"است .گرچه از پیدایش فهرست های رایانه‌ای پیوسته تنها قریب چند دهه می گذرد ، اما توسعه و تحول آنها بویژه از اول دهه 1980 بسیار سریع بوده است . در حال حاضر صدها کتابخانه در سراسر جهان فهرست پیوسته خود را از طریق شبکه جهانی وب در دسترس عموم قرار داده اندو بسیاری دیگر در حال برنامه ریزی و طراحی "وب سایت " خود هستند . در این فهرستها امکان جستجو ، نمایش ، ذخیره و انتقال نتایج جستجو در قالب فرمت های فهرستنویسی ماشین خوان (مارک و یونی مارک ) از طریق پست الکترونیکی پیش بینی شده است . کتابداران متخصصی که در بخش فهرستنویسی می خواهند باقی بمانند ، باید از توانایی کافی در کاربرد رایانه و امکانات شبکه ها به خصوص اینترنت ، برخوردار باشند . همچنین بنوانند در رفع نیازها و مشکلات این بخش با مدیران شبکه یا سیستم رایانه ای کتابخانه همکاری و باتوجه به برخورداری آنها از دانش تخصصی کتابداری ، سیستمی کارآمد را برای کتابخانه ها طراحی کنند . از این رو ، اقتدار فهرستنویسان و سایر کتابداران متخصص تحت الشعاع متخصصان رایانه ای قرار گرفته که حضور خود را در کتابخانه ها به تدریج بیشتر می کنند. به لحاظ تاریخی شواهدی که در متون تخصصی وجود دارد حکایت از آن دارد که ، گرچه در کارکردهای جدید سازماندهی منابع اطلاعاتی ، فناوری رایانه قادر است در کار سازماندهی یکدستی ، سرعت و سهولت ایجاد کند و حتی در برخی زمینه ها به شکل خودکار به این امر بسپارد . اما تنها ذهن تحلیلگر و خلاق فهرستنویس و نمایه ساز حرفه ای است که می تواند محتوای اطلاعاتی آثار راکشف کند و ارتباط آثار را با یکدیگر شناسایی و کنترل نماید.خدمات مرجع در کتابخانه های تخصصی
اصطلاح مرجع الکترونیک از تاره ترین اصطلاحات رایج در حرفه کتابداری است . فراوانی مشاهده این اصطلاح در متون کتابداری ، برنامه های مدیریت فهرست های پستی و برنامه های همایش ها ،ویا به عبارت دیگر ، بسامد بالای اصطلاح یادشده علاقه و اشتیاق جدی کتابداران را دراین خصوص منعکس می کند . به رغم اختلافات موجود مابین تعریف ارائه شده ، همگان متفق القول و براین باورند که مرجع الکترونیکی ، خدمات مرجع را از طریق پست الکترونیکی یا نرم افزار گپ زنی و یا ویدئوکنفرانس ، که به مرجع زنده نیز معروف است ، فراهم می آورد. اصطلاح مرجع های الکترونیک و مرجع های مجازی هم عنوان با مرجع دیجیتالی به کار می رود اگرچه مرجع های مجازی تنها به مرجعی اشاره دارد که بواسطه مسافت و فضای فیزیکی نامحدود می باشد. (مایو،2002،ص22) همچنین هورن خدمات مرجع الکترونیکی را خدمات مرجعی می داند که با استفاده از امکانات و ابزارهای الکترونیکی و شبکه های رایانه ای به مراجعه کنندگان ارائه می شود (هورن،2000،320)
فیلیپ بی بعضی از ویژگیهای خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی را بدین صورت بیان می کند:
- بیشتر کتابخانه ها فرم الکترونیکی تهیه کرده اند که مراجعه کننده ، درخواست اطلاعات خود را در آن فرم     می نویسد و از طریق پست الکترونیکی ارسال می کند .

 - خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی از طریق سایت وب کتابخانه ارائه می شودکه در این صورت ، فرم ها با استفاده از زبان نشانه گذاری فرامتنی طراحی و توسعه یافته اند. .

- خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی باعث ایجاد یک رابطه اینترنتی بین کاربران و متخصصان می گردد که در غیر این حالت ، امکان پذیر نبود.

 به نظر می رسد چنانچه کتابخانه ای اقدام به ارائه خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی نماید، می تواند یک پایگاه داده طراحی کند تا اولا کلیه نامه های الکترونیکی در آن ذخیره شوند ، ثالثا نظام خدمات ، قادر باشد داده های موجود خود را به اشتراک بگذارد. چنانچه این موارد رعایت شوند ، استفاده از این شیوه در وقت کاربران صرفه جویی قابل توجهی به همراه خواهد داشت ، زیرا استفاده از مصاحبه پایگاه داده ها این امکان را به وجود می آورد که پرسش و پاسخ ها قابل کنترل و بازیابی شوند ، ارائه پاسخ به پرسش های یکسان و حتی در موضوع های مرتبط تسهیل گردد و در نهایت خود کاربران نیز بتوانند در بین پاسخ و پرسش ها به جستجوبپردازد(فیلیپ ،1999)
اکنون به مدد فن آوری نوین، هم اطلاعات کتابشناختی منابع ، هم چکیده و هم متن کامل آنها در دسترس و انتقال پذیر و قابل ذخیره است . با گسترششبکه اینترنت و امکانات گوناگون آن مانند پست الکترونیکی ، پروتکل انتقال پایگاه (file transfer protocol/ftp) ، اتصال از راهدور

(telnet)،شبکه وب جهانی ومرورگرهای آن(web browsers) استفاده کنندگان مستقیما و بدون واسطه کتابدار و کتابخانه ها به مجموعه های اطلاعاتی پایگاههای داده ها و منابع الکترونیکی دسترسی دارند. امکاناتی که توسط فن آوری نوین بوجود آمده است ، خدمات مرجع را از محدوده یک کتابخانه فراتر برده و کتابداران مرجع امکان دسترسی به اطلاعات را بدون محدودیتهای زمانی و مکانی در اختیار استفاده کنندگان قرار می دهند . به عبارت دیگر ، کتابداران شاهراه اطلاعاتی در اختیار دارندکه چنانچه توانایی استفاده از آن را داشته باشند در کار خود موفق خواهند بود . بنابراین ، ضروری است کتابداران مرجع با تلاش و به کمک مهارتهای خود این شاهراههای اطلاعاتی را که انتهایی برای آن نمی توان در نظر گرفت در اختیار نیازمندان به اطلاعات قرار دهند ( پریرخ،1378، 198)
خدمات تحویل مدرک و امانت بین کتابخانه ای در کتابخانه های تخصصی یکی دیگر از کاربردهای فن آوری نوین اطلاعات در نسخه برداری از مدارک یا تهیه نسخه الکترونیکی آن به منظور ارسال به مراجعان یا اعضای خارج از کتابخانه و همچنین امانت بین کتابخانه ای است . لذا از طریق پست الکترونیکی می توان مکاتبات لازم را انجام داد و مقدمات امانت بین کتابخانه ای و ارسال مدارک در کتابخانه های تخصصی را فراهم نمود .
واحد امانت در کتابخانه های تخصصی موجب افزایش استفاده از مواد کتابخانه ای گردیده است تا کتابداران در جستجوی روشهای سریعتر برای پاسخگویی به درخواستهای استفاده کنندگان و مراجعان باشند.
فن آوری نوین اطلاعات در واحد امانت نیز مانند سایر واحدها جهت تسهیل خدمات اطلاع رسانی کاربردهای ملموسی دارد . ثبت مشخصات امانت گیرندگان ، تهیه فهرست مواد به امانت رفته ، تهیه فهرست کتابهای رزرو شده ، تهیه یادداشتهای پی گیری و آمار و گزارشها از جمله هدفهای عمده خودکارسازی خدمات امانت است . همچنین کلیه درخواستها ی امانت خارج از کتابخانه را می توان از طریق پست الکترونیکی انجام داد. فناوریهای نوین موجب شده است که کاربران خود بتوانند مدیریت امانت و رزرو را از طریق رایانه های راه دور انجام دهند(هوشیاریزدان،1381،57) مدیریت در کتابخانه های تخصصی استفاده از فن آوری اطلاعات در مدیریت کتابخانه های تخصصی زمینه نسبتا جدیدی است که مدیر و کتابداران ارشد کتابخانه ها را قادر می سازد به صورت منسجم کلیه امور جاری و برنامه ها ی خود را زیر نظر داشته باشند. مدیر یک کتابخانه تخصصی می تواند از ترمینالی که در دفتر خود دارد به اطلاعات کلیه بخشها و فعالیتهای آنان دسترسی داشته باشد . گرفتن آمار کار بخشهای مختلف ، تجزیه و تحلیل آنها و حتی تهیه نمودار و جدول به آسانی با استفاده از رایانه انجام می شود .
مکاتبات کتابخانه های تخصصی با سایر کتابخانه ها و موسسات و کارگزاران و ناشران نیز می تواند با پست الکترونیکی انجام شود . بطور کلی برنامه ریزی ، امور اداری و مکاتبات ، امورمالی و حسابداری با استفاده از امکانات رایانه ای به شکل اصولی و سازمان یافته قابل انجام است.

http://mychocolate.blogfa.com

کتابخانه های تخصصی و فناوری اطلاعات

تغییرات سریع و همه جانبه ، کتابخانه های تخصصی و کتابداران متخصص در این کتابخانه ها را در آستانه عصر جدیدی قرار داده است که با گذشته نه چندان دور، بسیار متفاوت است . سیستمهای رایانه‌ای که در کتابخانه ها تا دهه 80 مورد استفاده قرار می گرفت ، ارتباطی پیوسته و مستقیم با عملکردهای سنتی کتابخانه ها برقرار می نمود ، علی رغم توانایی و قابلیتهای عملی و گسترده فهرستهای قابل دسترسی برای عموم(opac:online publicaccess catalog)و سیستمهای محلی متصل بدانها ، کتابخانه ها هنوز مدلی سنتی از مجموعه های فیزیکی و محلی هستند که عمدتا از طریق ابزارهای کتابشناختی ناهماهنگ، می توان بدانهادسترسی یافت .
هم اکنون پیشرفتهای قابل توجهی دیده می شود که در حال تغییر بنیاد این مدل است . فناوریهای نو ، فهرستهای کتابخانه را از راهنماهای ساده منابع به سیستمهای جامع اطلاعاتی تغییر داده اند و در مرحله ایفای تعهد خود در انتقال مستقیم منابع اطلاعاتی کتابخانه های دنیا و مراکز اطلاع رسانی ، به میز استفاده کنندگان هستند .
داده های رقمی و تصاویر الکترونیکی ، کم کم جایگزین منابع اطلاعاتی فیزیکی شده اند . روشهای سریع دستیابی به منابع اطلاعاتی به تدریج اهمیت بیشتری از گردآوری مجموعه های جدید پیدا کرده است . به گفته کینگ در سال 2010 بیش از 80درصد روزنامه ها و نشریات به صورت پیوسته و از طریق شبکه های دور بین المللی در دسترس خواهند بود. (کینگ،2004،174) این پیشرفتها پیامدهای عمیقی برای مراجعان به کتابخانه های تخصصی ، استفاده کنندگان اطلاعات و برای کتابداران مراکز اطلاع رسانی تخصصی دارد ، چنین پیشرفتهایی ، هم می تواند جای کتابداران سنتی و متخصصان اطلاعاتی رابگیرد و هم قادر است ، اهمیت آنها را در همکاری با محققان و در روند انتقال اطلاعات بیشتر سازد . امروزه جریان سریع تغییر فن آوری ، حرفه کتابداری از جمله برکار کتابداران تاثیر زیادی گذاشته است که کتابداران کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی تخصصی مستثنی از این قاعده نیستند . کتابداران در حالی که خدمات سنتی اطلاع رسانی را ارائه می دهند ، باید به دنبال توسعه مجموعه ای از مهارتهای جدید بوده و نقش ها و وظایف تازه ای را در خود پرورش دهند .فن آوری تقریبا تمام جنبه های کار کتابخانه را تحت تاثیر خود قرار داده است : کتابداران شاغل در بخش فراهم آوری اکنون باید به دنبال راهی جهت دسترسی مراجعان به منابع دیجیتالی باشند ، فهرستنویسان باید این منابع را دسترس پذیر سازند و کتابداران مرجع نیز ضمن کمک به مراجعان در داخل کتابخانه باید پاسخگوی ارباب رجوع از راه دور باشند. 

((فن آوری اطلاعات در کتابخانه هایتخصصی))

فن آوری اطلاعات :

فن آوری اطلاعات یاitبه فن آوری هایی اطلاق می شود که امکانات لازم برای جمع آوری ، انباشت پردازش و توزیع اطلاعات فراهم می کند . محور این فن آوری ، رایانه و ارتباطات راه دور است . رایانه ها اساسا کارپردازش و انباشت اطلاعات را انجام می دهند و ارتباطات راه دور ، امکان پخش و توزیع این اطلاعات را در سطحی بسیار وسیع فراهم می سازد. ( داورپناه ، 1378) فناوری یکی از دستاوردهای آدمی است که در ایجاد فرهنگ و تمدن بشری نقش مهمی داشته است . هیچ جنبه ای از زندگی انسانها را نمی بینیم که از فناوری تاثیر نپذیرفته باشد . کتابخانه ها ازجمله کتابخانه های تخصصی از این قاعده کلی مستثنی نیستند . خود فناوری ساخت کاغذ و چاپ متحرک ، مجموعه کتابخانه ها را به سرعت بی سابقه ای افزایش داد، این افزایش بر همه جنبه های کتابداری تاثیر نهاد و عامل مهمی در بوجود آمدن کتابداری حرفه ای بود .این مسیر روز به روز در حال تحول و پیشرفت است و جهت آن به سوی افزایش تواناییهای انسان در به دست آوردن دقیق اطلاعات می باشد .فناوری رایانه ای باتوجه به این که از توانایی انباشت وآماده سازی حجم بزرگی از اطلاعات برخوردار بود به کتابخانه ها راه یافت و مورد استفاده قرار گرفت . جستجوی پیوسته در بانکها و پایگاههای اطلاعاتی تحولاتی را بوجود آورد که به متخصصان رایانه یا متخصصان شبکه کتابخانه منجر شد. شبکه اینترنت باهدف تسهیل ارتباطات بشری ، رایانه ها را به خدمت گرفت . توسعه این شبکه به ایده دهکده جهانی و به دنبال آن مفاهیمی مانند کتابخانه های الکترونیک یا مجازی انجامید . کتابخانه ها و کتابداران در چالش با رقیبان سرسختی قرار گرفتند که از فناوریهای رایانه ای و مخابراتی به خوبی استفاده می کردند . اینترنت مفهوم کتابخانه را به عنوان یک نهاد دستخوش تحول کرده است .
تاریخچه فن آوری اطلاعات در کتابخانه هاتاریخ استفاده از رایانه در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی را می توان به چند دوره نسبتا مشخص تقسیم کرد (فتاحی ،1377،43)در دهه 1940 نخستین روشهای نیمه ماشینی ذخیره و بازیابی اطلاعات با استفاده از نظام برگه ای لبه منگنه مورد توجه قرار گرفت . این نظام در واقع پیش آمد نظام های رایانه ای دهه 1960 بود . در دهه 1980 شاهد گسترش نظام های پیوسته چه از نظر تنوع و ایجاد نرم افزارهای آماده و تجهیزات چاپ و نمایش اطلاعات و چه از نظر نفوذ و کاربرد این نظام ها در کشورهای در حال رشد بود . دهه 1990 دهه رشد اینترنت به حساب می آید و کتابخانه ها نیز از این پدیده حاصل از فناوریهای جدید در کارهای خود به خوبی استفاده کردند. این مسیر روز به روز در حال تحول و پیشرفت است و جهت آن به سوی افزایش تواناییهای انسان در به دست آوردن دقیق اطلاعات می باشد . استفاده از فن آوری اطلاعات نیازمند آموزشهای ویژه نه تنها برای کتابداران که مستقیما دست اندرکار اطلاع رسانی اند ، بلکه برای استفاده کنندگان عادی نیز می باشد .باسواد کسی است که سواد رایانه ای داشته باشد و خود بتواند مستقیما از امکانات رایانه ای استفاده کند .
زمینه های استفاده از فن آوری نوین در کتابخانه ها تخصصی به طور کلی آنچه موجب شده است که کتابخانه ها ومراکز اطلاع رسانی از فن آوری نوین استفاده کنند عبارتست از سرعت ، حافظه ، دقت بسیار زیاد در فراهم آوری ، انباشت و بازیابی اطلاعات به مدد رایانه و صرفه جویی در نیروی انسانی ، ایجاد ارزش افزوده ، انعطاف پذیری در برابر نیازهای گوناگون ، دسترسی یکپارچه به اطلاعات ، امکان استفاده ارزان از اطلاعات سایر کتابخانه ها و پایگاهها داده ها ، امکان روز آمد کردن و اصلاح اطلاعات به شکلی ساده و سریع و اشتراک در منابع .
فن آوری اطلاعات در کتابخانه ها کارکردهای مختلفی دارد . این کارکردها را می توان به دو گروه کلی دسته بندی کرد.(هوشیار یزدان، 59،1381)

1. فعالیتهای اساسی و داخلی کتابخانه نظیر :مجموعه سازی ،فهرستنویسی ، امانت و کنترل نشریات ادواری
2. خدمات اطلاع رسانی مانند : آگاهی رسانی جاری ، اشاعه گزینشی اطلاعات ، خدمات مرجع ، خدمات پیوسته تحویل مدرک و...

فراهم آوری مواد اطلاعاتی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی تخصص آینده :کارکردهای جدیدگزینش و فراهم آوری منابع جدید گزینش و فراهم آوری منابع دانش بشری از نخستین کارکردهای حرفه ای کتابداری تلقی می شود و کتابداران برای انجام آن اصولی را تدوین کرده اند که مبتنی برچند قرن تجربه و دانش است . بدون تردید ، این وظیفه در حیطه مستقیم کارکردهای کتابداران متخصص بوده و متولی دیگری ندارد . اکنون که در عصر اینترنت حجم منابع اطلاعاتی و تنوع در اشکال فیزیکی آنها نیز بطور قابل ملاحظه ای افزایش یافته است ، حرفه کتابداری می تواند با تکیه بر اصول مترقی گزینش و مجموعه سازی ، همچنان خدمات سودمند خود را به جامعه در دسترسی به مجموعه های کیفی تداوم بخشد که این امر با توجه به شرایط کنونی و با توجه به آشفتگی محیط اطلاعاتی و عدم آشنایی جامعه نسبت به چگونگی شناسایی منابع مناسب بسیار ارزشمند است . استفاده از فناوریهای جدید بویژه پست الکترونیکی و وب سایت برای برقراری تعامل با کاربران و شناسایی نیازهای آنان الزامی است .مجموعه مواد اطلاعاتی کتابخانه های تخصصی امروزی حتی با کتابخانه های تخصصی دهه گذشته بسیار تفاوت کرده است . جلوه های گوناگون این تفاوت را می توان در فراهم آوری انواع مواد جدید مشاهده کرد . اکنون بخش مهمی از منابع اطلاعاتی به ویژه منابع مرجع ، مانند دایره المعارفها ، انواع واژه نامه ها ، اطلسهای جغرافیایی و جز آن و پایگاهها اطلاعاتی مانند چکیده نامه کتابداری و اطلاع رسانی ((LISAبه شکل الکترونیکی منتشر می شوند. وجود مجله های الکترونیکی و پایگاههایی که متن کامل مقاله ها را به صورت الکترونیکی در بردارند و همچنین وجودشبکه های اطلاع رسانی پیوسته (online) تحولات زیادی را در امر فراهم آوری مواد موجب شده است . کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی اکنون با استفاده از انواع شبکه های محلی ، ملی و جهانی قادرند اطلاعات مورد نیاز مراجعان خود را فراهم آورند و از سفارش و خرید بسیاری از منابع بی نیاز گردند ، امری که تا چند سال پیش میسرنبود. (فتاحی ،1377،53) با ادامه روند کنونی افزایش منابع الکترونیکی ، ظاهرا به تدریج از نقش کتابداران درشناسایی ،انتخاب و فراهم آوری مواد مکتوب کاسته می شود . باگسترش شبکه ها و دسترسی مستقیم مراجعان به آنها نیازهای محدود به چهاردیواری کتابخانه به نیازهای محدود در گستره جهانی تبدیل       می شود.اینترنت شرایط را برای مجموعه سازی تغییر داده و وابستگی کامل کتابخانه ها به مجموعه های اختصاصی را از میان برداشته است . امکانات بسیار زیادی برای اشتراک در منابع به وجود آمده است . مواد کتابخانه ای در حال تبدیل شدن از صورت چاپی به مواد الکترونیک است . در حالی که هنوز به مواد چاپی نیاز است ، کتابداران باید مواد الکترونیک را نیز فراهم آورند. اما فراهم کردن و دسترسی به مواد الکترونیک با مواد چاپی کاملا متفاوت است . ضروری است که کتابداران جایگاههای اطلاعاتی یا مکانهایی را بشناسند که آثار مورد نیاز کتابخانه را به صورت الکترونیک نگهداری کنند ، و بدانند که چه نوع موادی در این جایگاهها نگهداری می شود .
ابزارهای انتخاب نیز دستخوش تغییر شده است . مهمترین ابزارهای انتخاب کتاب و نشریات ادواری به صورت پایگاههای اطلاعاتی در اینترنت،یا به صورت لوح فشرده نوری یافت می شود .(حیاتی،1380،187)
کتابدارانی که وظیفه مجموعه سازی و فراهم آوری در کتابخانه های تخصصی آینده را بر عهده خواهند داشت ، باید بتوانند از امکانات پست الکترونیکی ارتباط خود را با کسانی برقرار کنند که در کار انتخاب مواد با کتابخانه همکاری می کنند . باید امکان دسترسی پیوسته و همیشگی انتخاب کنندگان را با فهرستهای ناشران و منابع کتابشناختی تجاری مانندBIP، فراهم کرد . (حیاتی ، 188،1380)سازماندهی و ذخیره اطلاعات در کتابخانه های تخصصی پیشرفتفن آوری اطلاعات باعث تغییرات بنیادی در روشهای ذخیره و بازیابی اطلاعات شده است . حاصل تحولات ظهور فهرست های همگانی پیوسته یا "اوپک"است .گرچه از پیدایش فهرست های رایانه‌ای پیوسته تنها قریب چند دهه می گذرد ، اما توسعه و تحول آنها بویژه از اول دهه 1980 بسیار سریع بوده است . در حال حاضر صدها کتابخانه در سراسر جهان فهرست پیوسته خود را از طریق شبکه جهانی وب در دسترس عموم قرار داده اندو بسیاری دیگر در حال برنامه ریزی و طراحی "وب سایت " خود هستند . در این فهرستها امکان جستجو ، نمایش ، ذخیره و انتقال نتایج جستجو در قالب فرمت های فهرستنویسی ماشین خوان (مارک و یونی مارک ) از طریق پست الکترونیکی پیش بینی شده است . کتابداران متخصصی که در بخش فهرستنویسی می خواهند باقی بمانند ، باید از توانایی کافی در کاربرد رایانه و امکانات شبکه ها به خصوص اینترنت ، برخوردار باشند . همچنین بنوانند در رفع نیازها و مشکلات این بخش با مدیران شبکه یا سیستم رایانه ای کتابخانه همکاری و باتوجه به برخورداری آنها از دانش تخصصی کتابداری ، سیستمی کارآمد را برای کتابخانه ها طراحی کنند . از این رو ، اقتدار فهرستنویسان و سایر کتابداران متخصص تحت الشعاع متخصصان رایانه ای قرار گرفته که حضور خود را در کتابخانه ها به تدریج بیشتر می کنند. به لحاظ تاریخی شواهدی که در متون تخصصی وجود دارد حکایت از آن دارد که ، گرچه در کارکردهای جدید سازماندهی منابع اطلاعاتی ، فناوری رایانه قادر است در کار سازماندهی یکدستی ، سرعت و سهولت ایجاد کند و حتی در برخی زمینه ها به شکل خودکار به این امر بسپارد . اما تنها ذهن تحلیلگر و خلاق فهرستنویس و نمایه ساز حرفه ای است که می تواند محتوای اطلاعاتی آثار راکشف کند و ارتباط آثار را با یکدیگر شناسایی و کنترل نماید.خدمات مرجع در کتابخانه های تخصصی
اصطلاح مرجع الکترونیک از تاره ترین اصطلاحات رایج در حرفه کتابداری است . فراوانی مشاهده این اصطلاح در متون کتابداری ، برنامه های مدیریت فهرست های پستی و برنامه های همایش ها ،ویا به عبارت دیگر ، بسامد بالای اصطلاح یادشده علاقه و اشتیاق جدی کتابداران را دراین خصوص منعکس می کند . به رغم اختلافات موجود مابین تعریف ارائه شده ، همگان متفق القول و براین باورند که مرجع الکترونیکی ، خدمات مرجع را از طریق پست الکترونیکی یا نرم افزار گپ زنی و یا ویدئوکنفرانس ، که به مرجع زنده نیز معروف است ، فراهم می آورد. اصطلاح مرجع های الکترونیک و مرجع های مجازی هم عنوان با مرجع دیجیتالی به کار می رود اگرچه مرجع های مجازی تنها به مرجعی اشاره دارد که بواسطه مسافت و فضای فیزیکی نامحدود می باشد. (مایو،2002،ص22) همچنین هورن خدمات مرجع الکترونیکی را خدمات مرجعی می داند که با استفاده از امکانات و ابزارهای الکترونیکی و شبکه های رایانه ای به مراجعه کنندگان ارائه می شود (هورن،2000،320)
فیلیپ بی بعضی از ویژگیهای خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی را بدین صورت بیان می کند:
- بیشتر کتابخانه ها فرم الکترونیکی تهیه کرده اند که مراجعه کننده ، درخواست اطلاعات خود را در آن فرم     می نویسد و از طریق پست الکترونیکی ارسال می کند .

 - خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی از طریق سایت وب کتابخانه ارائه می شودکه در این صورت ، فرم ها با استفاده از زبان نشانه گذاری فرامتنی طراحی و توسعه یافته اند. .

- خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی باعث ایجاد یک رابطه اینترنتی بین کاربران و متخصصان می گردد که در غیر این حالت ، امکان پذیر نبود.

 به نظر می رسد چنانچه کتابخانه ای اقدام به ارائه خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی نماید، می تواند یک پایگاه داده طراحی کند تا اولا کلیه نامه های الکترونیکی در آن ذخیره شوند ، ثالثا نظام خدمات ، قادر باشد داده های موجود خود را به اشتراک بگذارد. چنانچه این موارد رعایت شوند ، استفاده از این شیوه در وقت کاربران صرفه جویی قابل توجهی به همراه خواهد داشت ، زیرا استفاده از مصاحبه پایگاه داده ها این امکان را به وجود می آورد که پرسش و پاسخ ها قابل کنترل و بازیابی شوند ، ارائه پاسخ به پرسش های یکسان و حتی در موضوع های مرتبط تسهیل گردد و در نهایت خود کاربران نیز بتوانند در بین پاسخ و پرسش ها به جستجوبپردازد(فیلیپ ،1999)
اکنون به مدد فن آوری نوین، هم اطلاعات کتابشناختی منابع ، هم چکیده و هم متن کامل آنها در دسترس و انتقال پذیر و قابل ذخیره است . با گسترششبکه اینترنت و امکانات گوناگون آن مانند پست الکترونیکی ، پروتکل انتقال پایگاه (file transfer protocol/ftp) ، اتصال از راهدور

(telnet)،شبکه وب جهانی ومرورگرهای آن(web browsers) استفاده کنندگان مستقیما و بدون واسطه کتابدار و کتابخانه ها به مجموعه های اطلاعاتی پایگاههای داده ها و منابع الکترونیکی دسترسی دارند. امکاناتی که توسط فن آوری نوین بوجود آمده است ، خدمات مرجع را از محدوده یک کتابخانه فراتر برده و کتابداران مرجع امکان دسترسی به اطلاعات را بدون محدودیتهای زمانی و مکانی در اختیار استفاده کنندگان قرار می دهند . به عبارت دیگر ، کتابداران شاهراه اطلاعاتی در اختیار دارندکه چنانچه توانایی استفاده از آن را داشته باشند در کار خود موفق خواهند بود . بنابراین ، ضروری است کتابداران مرجع با تلاش و به کمک مهارتهای خود این شاهراههای اطلاعاتی را که انتهایی برای آن نمی توان در نظر گرفت در اختیار نیازمندان به اطلاعات قرار دهند ( پریرخ،1378، 198)
خدمات تحویل مدرک و امانت بین کتابخانه ای در کتابخانه های تخصصی یکی دیگر از کاربردهای فن آوری نوین اطلاعات در نسخه برداری از مدارک یا تهیه نسخه الکترونیکی آن به منظور ارسال به مراجعان یا اعضای خارج از کتابخانه و همچنین امانت بین کتابخانه ای است . لذا از طریق پست الکترونیکی می توان مکاتبات لازم را انجام داد و مقدمات امانت بین کتابخانه ای و ارسال مدارک در کتابخانه های تخصصی را فراهم نمود .
واحد امانت در کتابخانه های تخصصی موجب افزایش استفاده از مواد کتابخانه ای گردیده است تا کتابداران در جستجوی روشهای سریعتر برای پاسخگویی به درخواستهای استفاده کنندگان و مراجعان باشند.
فن آوری نوین اطلاعات در واحد امانت نیز مانند سایر واحدها جهت تسهیل خدمات اطلاع رسانی کاربردهای ملموسی دارد . ثبت مشخصات امانت گیرندگان ، تهیه فهرست مواد به امانت رفته ، تهیه فهرست کتابهای رزرو شده ، تهیه یادداشتهای پی گیری و آمار و گزارشها از جمله هدفهای عمده خودکارسازی خدمات امانت است . همچنین کلیه درخواستها ی امانت خارج از کتابخانه را می توان از طریق پست الکترونیکی انجام داد. فناوریهای نوین موجب شده است که کاربران خود بتوانند مدیریت امانت و رزرو را از طریق رایانه های راه دور انجام دهند(هوشیاریزدان،1381،57) مدیریت در کتابخانه های تخصصی استفاده از فن آوری اطلاعات در مدیریت کتابخانه های تخصصی زمینه نسبتا جدیدی است که مدیر و کتابداران ارشد کتابخانه ها را قادر می سازد به صورت منسجم کلیه امور جاری و برنامه ها ی خود را زیر نظر داشته باشند. مدیر یک کتابخانه تخصصی می تواند از ترمینالی که در دفتر خود دارد به اطلاعات کلیه بخشها و فعالیتهای آنان دسترسی داشته باشد . گرفتن آمار کار بخشهای مختلف ، تجزیه و تحلیل آنها و حتی تهیه نمودار و جدول به آسانی با استفاده از رایانه انجام می شود .
مکاتبات کتابخانه های تخصصی با سایر کتابخانه ها و موسسات و کارگزاران و ناشران نیز می تواند با پست الکترونیکی انجام شود . بطور کلی برنامه ریزی ، امور اداری و مکاتبات ، امورمالی و حسابداری با استفاده از امکانات رایانه ای به شکل اصولی و سازمان یافته قابل انجام است.

http://mychocolate.blogfa.com

خدمات تحویل مدرک و انواع آن

تعاریف:
با توجه به افزایش وحجم  هزینه انتشارات و به دنبال آن، افزایش تقاضا و انتظارات کاربران کتابخانه ها، لزوم دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز بیش از پیش احساس می شود. هندرسون[2] ( 1999) اظهار می دارد هر چند انتظارات کاربران همراه با رشد رسانه های الکترونیکی بالا رفته اما نیاز به یک میانجی بیش از هر زمان دیگر وجود دارد. یکی از روش های دسترسی به اطلاعاتی که در کتابخانه ها موجود نیست، استفاده از خدمات تحویل مدرک است که توسط بخش تأمین مدرک  هر کتابخانه ارائه می شود. دانشنامه کتابداری تحویل مدرک را تهیه نسخه ای از مدرک برای درخواست کننده بر اساس نسخه امانی تعریف می کند و بیان می کند که تحویل مدرک خرید تصویر مدرک و تصویر مقالات مجلات از تهیه کنندگان را نیز شامل می شود.کولائیان (1383)، خدمات تحویل مدرک را نسخه برداری از مدرک یا تهیه نسخه الکترونیکی آن به منظور ارسال به شرکتها یا موسسات خارج از سازمان مربوطه جهت انتفاع و یا دریافت هزینه عملیات می داند.
فرهنگ پیوسته علوم کتابداری و اطلاع رسانی (اودلیس)[3] ، خدمات تحویل مدرک را تهیه اسناد منتشر شده یا منتشر نشده به شکل چاپی، ریزنگاشتی یا رقومی بر اساس دریافت خدمات هزینه ای مشخص که در اکثر کتابخانه ها توسط دفتر امانت بین کتابخانه ای و بر اساس هزینه ارائه می شود، تعریف می کند. بر اساس واژه نامه هرودز، خدمات تحویل مدرک کاربر را قادر می سازد تا نسخه هایی از موادی را که از طریق جستجوهای پیوسته بازیابی شده سفارش داده و مستقیماً از میزبان تحویل گیرد. این گونه خدمات تحویل مدرک ممکن است بصورت پیوسته از طریق پایانه کاربر فراتر از نسخه چاپی یا از طریق پست الکترونیکی نیز ارائه شود .

دانشنامه کتابداری امانت بین کتابخانه ای را ترتیب همکای میان کتابخانه ها که طی آن یک کتابخانه می تواند مواد کتابخانه دیگر را به امانت گیرد تعریف  می کند. در طرح امانت بین کتابخانه ای، استفاده کننده یک نظام اطلاعاتی می تواند مواد کتابخانه دیگر را به امانت گیرد (فرزین و احمدی لاری، 1376)‌. در امانت بین کتابخانه ای بر خلاف خدمات تحویل مدرک، مواد و منابع اطلاعاتی ارسال شده پس  فرستاده می شود. امروزه در اذهان اکثر مردم امانت بین کتابخانه ای به تحویل مدرک تغییر یافته و فعالیت کاملاً متفاوتی شده است . امانت بین کتابخانه ای فعالیت ملی و بین المللی محسوب می شود اما تحویل مدرک مرزی را نمی شناسد. کاربرد تحویل مدرک الکترونیکی[4]، وب سایتها، سرویس های اینترنت و پایگاه های اطلاعاتی تماماً این مفهوم را می رساند که اطلاعات می تواند برای هر کس، در هر جا و در هر زمان بدون توجه به مرزهای ملی تحویل داده شده و در اختیار قرار گیرد. این مورد به نوبة خود بر ماهیت میانجی تأثیر می گذارد. بطور معمول کتابخانه کانالی برای امانت بین کتابخانه ای محسوب می شده است اما امروزه تحویل مدرک توسط نهادهای متفاوت، بعضاً تجاری و بعضاً عمومی تأمین می شود (کرنیش[5]،2003).

الف : برخی معتقدند امانت بین کتابخانه ای جزیی از خدمات تحویل مدرک است.
ب: برخی دیگر معتقدند که تحویل مدرک جزیی از امانت بین کتابخانه ای است .
ج : وعده ای معتقدند این دو فعالیت از هم متفاوتند و هر یک هویتی مستقل دارند .
لازم به ذکر است که این دو فعالیت که دو روش اجرایی در راستای فراهم آوری مواد هستند شباهتهای زیادی با هم دارند. در هر صورت نتایج حاصله از این دو فعالیت باعث توسعه مجموعه می گردد (کولائیان ،1383). به نظر لاین[6] (1999) هم اکنون امانت بین کتابخانه ای در حداقل خود به عنوان فرمی از تأمین مدرک بکار می رود. تأمین کنندگان[7] جدید اساساً شرکت های خصوصی ای هستند که کپی مقالات را عرضه می کنند و ممکن است ناشران مجلاتی باشند که مقالات در آنها چاپ شده است. در صورت اخیر، آنها معمولاً تهیه کنندگان پایگاه های اطلاعاتی کتاب شناختی نیز بشمار می روند که در این صورت شناسایی مقالات با تأمین آنها همراه می شود. آنها قادرند اسناد و مداک درخواستی برای متقاضیان را از طریق مجموعه خود و یا با استفاده از موجودی کتابخانه های دیگر تهیه و ارسال کنند.

انواع خدمات تحویل مدرک
روشهای متعددی برای تأمین مدرک وجود دارد. بر این اساس نظرات مختلفی نیز در این زمینه ارائه می شود. در این روش ها کتابخانه نقش خود را بعنوان میانجی بین درخواست کننده و تأمین کننده حفظ می کند .
به نقل از ژاکوبز[8] (1999) چهار روش تأمین مدرک از این قرارند:

1- کاربر، پایگاه اطلاعاتی موضوع مدار در وب را جستجو کرده و اسناد مورد نیاز خود را چاپ می کند. امکان مشاهده اسناد به فرم پی دی اف [9] وجود دارد . در اینجا متن کامل اسناد فاقد حق مؤلف هستند و تهیه کننده پایگاه اطلاعات حق دسترسی به اسناد را با قیمت ثابتی ارائه می دهد . در ظرف ده دقیقه کاربر می تواند اسناد مورد نیاز خود را بدست آورد.
2- کاربر اسناد مورد نیاز خود را با انتخاب گزینه خاصی در پایگاه اطلاعاتی سفارش می دهد. در این روش سفارش مستقیماً از استفاده کننده نهایی به تأمین کننده مدرک فرستاده می شود و سپس مدارک از طریق پست در اختیار کاربر قرار می گیرد. بسته به تأمین کننده مدرک، هزینه اشتراک پایگاه بعلاوه هزینه برای هر سند مورد سفارش وجود دارد. دسترسی از طریق گذر واژه صورت می گیرد . کاربر در ظرف 3 روز بعد از سفارش می تواند به مدرک مورد نیاز خود دسترسی پیدا کند.
3- کاربر درخواست خود را از طر یق پست الکترونیک یا فرم موجود در وب سایت کتابخانه دانشگاهی خود ارائه می دهد. کتابخانه در مورد بهترین تأمین کننده برای هر مقاله تصمیم گیری کرده و سفارش می دهد مدارک به کتابخانه تحویل داده شده و از طر یق پست برای کاربران فرستاده می شود. برای هر مقاله هزینه ای مجزا اخذ می شود. در اینجا نقش کتابخانه بعنوان ارائه دهنده خدمات تأمین مدرک احساس می شود . بین سفارش و تحویل مدرک 5 روز طول می کشد.
4- کاربر درخواست خود را از طر یق پست الکترونیکی برای تأمین کننده مدرک می فرستد چنانچه مدرک در مجموعه او وجود داشته باشد، بصورت پی دی اف و از طریق پست الکترونیکی برای کاربر فرستاده می شود در غیر این صورت تحویل دو هفته طول می کشد. بسته به ناشر سند‌،  هزینه سند شامل قیمت ثابت هزنیه تحویل بعلاوه هزینه حق مؤلف می شود. هزینه توسط ناشر تعیین  می شود و در اینجا نقشی برای  کتابخانه وجود ندارد. در ظرف 2 روز کاربر می تواند به مدارک مورد نیاز خود دسترسی پیدا کند .
می توان گفت دو روش تحویل مدرک فیزیکی و الکترونیکی وجود دارد. در تحویل مدرک فیزیکی اصل یا فتوکپی مواد از مکان خاص در کتابخانه قابل دسترسی است و در تحویل مدرک الکترونیکی کتابخانه امانت دهنده مواد فیزیکی را اسکن کرده و برای کتابخانه امانت گیرنده می فرستد .
جکسون[10](2004) خدمات تحویل مدرک با واسطه [11] را بیان می کند که از طریق سیستم های میانجی امانت بین کتابخانه ای نظیر اُ. سی ال . سی صورت
می گیرد . ا.سی.ال.سی خدمات امانت بین کتابخانه ای خود را بگونه ای تقویت کرده که کاربر بتواند فهرست های پیوسته محلی را برای موجود بودن قبل از فرستادن سفارش به امانت دهنده جستجو کند. کرولی[12](1999) خدمات تحویل مدرک بی واسطه [13] نظیر ابسکوداک ، آرتیکل فرست و … را بیان می کند. این خدمات با دسترسی به اطلاعات بصورت پیوسته و بی واسطه از طریق کارگزاران تحویل مدرک تجاری نظیر اُ. سی . ال . سی[14]،  بی . ال . دی . اس . سی[15]،   یو . ام . ای[16]،‌ آن کاور[17] امکانم پذیر می سازد. هدف سهولت و سرعت دسترسی به اطلاعات و منابعی است که بصورت عادی و از طریق امانت بین کتابخانه ای سفارش داده می شود. نوعی دیگر از سیستم های تحویل مدرک بی واسطه نیز وجود دارد که توسط کاربران مورد جستجو قرار گرفته، آیتمی را مشخص می سازند و سپس درخواست خود را بدون کمک یا میانجی گری کتابدار شروع می کنند. بر اساس نوع نرم افزار، کاربر می تواند درخواست خود را مستقیماً به تهیه کننده نهایی بفرستد (جکسون[18]، 2004)‌. کتابخانه ها  می توانند مقالات مورد نیاز خود را از طریق  امانت بین کتابخانه ای از کتابخانه های دیگر تأمین کنند، از خدمات تأمین مدرک ملی نظیر خدمات تأمین مدرک ملی نظیر خدمات تأمین مدرک کتابخانه بریتانیا یا کارگزاران تجاری استفاده بعمل آورند،. یا اینکه مقالات مورد نیاز خود را مستقیماً از طریق مجموعه مجلات پیوسته ناشران بصورت پرداخت برای هر بار استفاده[19] تهیه کنند. مورد اخیر فرصتی است که هم در اختیار کتابخانه و هم کاربر نهایی قرار می گیرد. تحویل بصورت پیوسته و پرداخت می تواند از طریق کارت اعتباری صورت گیرد. کارگزاران تجاری خدمات تحویل مدرک می توانند برای کتابخانه هایی که تعداد سفارشات بالائی دارند، تخفیف قائل شوند. این کارگزاران از سرعت بالائی در تهیه مقالات برخوردار هستند و خدمات تحویل مدرک الکترونیکی نیز ارائه می کنند. در صورت استفاده از این خدمات، کتابخانه ها بایستی هزینه نسخه برداری و تحویل مقاله و حق التألیف را که توسط این کارگزاران برای ناشر پرداخت می شود، متقبل شوند. کارگزاران خدمات تحویل مدرک تجاری غالباً از تهیه کنندگان ملی یا مرکزی نظیر بی. ال . دی . اس . سی و سیستی[20] استفاده بعمل می آورند (واتس[21] ، 2003).
از آنجا که کتابخانه ها بیشتر از خدمات تأمین مدرک تجاری بهره می برند، ضروری است که از مزایا و معایب انها مطلع شوند. به نقل از اشمایر و بوشن[22] (1997)، کرگزاران تحویل مدرک تجاری علاوه بر معایبی نظیر کافی نبودن دامنه، فقدان مسئولیت و کوتاهی در پیروی از انجام کار در زمان گفته شده از مزایای زمان تحویل سریع، سادگی سفارش، روشهای پرداخت و تحویل راحت و پرداخت خود کار هزینه حق مؤلف برخوردار هستند. کتابخانه ها به این نتیجه رسیده اند که استفاده از خدمات تحویل مدرک کارگزاران تجاری بسیار اقتصادی تر از اشتراک به همان مجلات است. به نقل از زولو[23](2001) اشتراک به یک مجله خوب از ناشر ی خاص در سال 5/17 دلار برای کتابخانه هزینه دارد و با فرض اینکه هزینه تحویل مدرک برای هر مقاله 30 دلار باشد، می توان بجای یک سال اشتراک به آن مجله تقریباً 600  مقاله خریداری کرد . اگر چه این مورد برای کتابخانه پر منفعت است اما برای ناشران خطر بزرگی قلمداد می شود .
تحویل مدرک، از ابزارهای بسیار مهم اشتراک منابع است و می توان با استفاده از ابزارهای الکترونیکی آن را بسیار تسهیل کرد. در عصر الکترونیک، تحویل مدرک گاهی به معنای دریافت درونخطی متن کامل نیز هست. به نقل از واژنامه هرودز خدمات تحویل مدرک الکترونیکی انتقال اطلاعات را از ناشر یا کتابخانه به کاربر از طریق ابزارهای الکترونیکی نظیر ویدئو تکست، پست الکترونیکی، شبکه پیوسته یا سی دی رام در بر می گیرد. فرهنگ پیوسته علوم کتابداری و اطلاع رسانی( اودلیس)، تحویل مدرک الکترونیکی را انتقال الکترونیکی (معمولاً از طریق پست الکترونیکی یا شبکه جهانی وب) اطلاعاتی که بطور سنتی بر محمل فیزیکی ضبط می شوند بیان می‌کند .

خدمات تحویل مدرک کتابخانه بریتانیا
کتابخانه بریتانیا ، کتابخانه ملی – تحقیقاتی کشور انگلستان با آوازه جهانی است که بنیاد آن در سال 1972 از تلفیق کتابخانه موزه بریتانیا و کتابخانه ملی امانی علوم و تکنولوژی گذاشته شد[24] .
مهم ترین مرکزی که در سراسر جهان در زمینه امانت بین کتابخانه ای فعالیت دارد،. بخش امانت کتابخانه بریتانیا است. این مرکز با بیش از 34 سال تجربه امروزه بزرگ ترین و جامع ترین منبع تأمین اطلاعات و مدارک در جهان بشمار می رود که سالانه بیش از چهار میلیون  تقاضا از سراسر
جهان دریافت می کند. مجموعه موجود در این مرکز بزرگ ترین مجموعه قابل دستیابی جهان است که شامل مجلات، مقالات همایش ها، گزارشات دولتی و بین دولتی، پایان نامه های تحصیلی، میلیون ها جلد کتاب، پروانه های ثبت اختراعات و صفحات موسیقی و تصاویر می باشد. این مجموعه بزرگ ترین مجموعه دنیا است که وقف تحویل مدرک می شود و تمامی زمنیه های علمی، فنی، پزشکی و انسانی را به تمامی زبان ها در بر می گیرد. این کتابخانه محتوای جهانی دارد بطوریکه 30%  انتشارات پایه بریتانیا، 30% انتشارات ایالات متحده و 40% مواد بین المللی دیگر را تحت پوشش دارد. از دسامبر 1987، کتابخانه بریتانیا، با استفاده از پایگاه اطلاعاتی بلیز[25]خدمات خود کار درخواست مدارک را شروع کرده و استفاده کنندگان از طریق این پایگاه، اطلاعات کتابشناختی را به صورت پیوسته جستجو می کنند و اصل مقاله را به طور خودکار از بخش امانت کتابخانه بریتانیا تقاضا می نمایند(فرزین و احمدی لاری، 1376). هم اکنون بیش از 80% این تقاضاها از طریق یکی از روش های الکترونیکی دریافت می شوند. کتابخانه بریتانیا سعی کرده تا توافقنامه های وسیعی را با اکثر ناشران علمی سراسر دنیا جهت تأمین مدرک ایجاد کند. بر خلاف اکثر تأمین کنندگان، این کتابخانه اکثر سفارش ها را مستقیماً از طریق مجموعه خود تأمین میکند و نه تنها به جامعه تحقیقاتی دنیا بلکه به دیگر تهیه کنندگان اطلاعات نیز خدمات ارائه می دهد. (British library launches new secure electronic delivery service, 2004)
برای استفاده هر چه بهتر از خدمات کتابخانه بریتانیا بهتر است که سازمانها در این کتابخانه  حساب باز کنند. افراد نیز می توانند ثبت نام کنند. در صورت ثبت نام برای شما کد مشتری و گذر واژه صادر می شود که با استفاده از آن به روش های مختلف زیر می توانید مواد مورد نیاز خورد را سفارش دهید :

1- روش پیوسته web Art که از طریق فرم سفارش مدرک اینترنتی این امکان برای کسانی که ثبت نام کرده اند وجود دارد که در هر زمان یک درخواست را به کتابخانه ارسال کنند.
2- روش پست الکترونیکی Mail Art که از طریق این روش می توانید فهرستی از درخواست ها را بر اساس استاندارد با پست الکترونیکی به کتابخانه ارسال کنید .
3- روش Art Tel که از طریق تلنت[26] می توانید به آن دسترسی داشته باشید. همانندروش Mail Art در اینجا نیز می توان فهرستی از درخواستها را فرستاد و پیام هائی را به کتابخانه فرستاده و دریافت کنید و بدین ترتیب وضعیت سفارش خود را کنترل نمائید.
4- روش فاکس Fax Line از طریق این روش  هر روز می توان 10 تقاضا را به کتابخانه فرستاد.
خدمات تأمین مدرک کتابخانه بریتانیا سفارش رونوشت مدارک، سفارش پایان نامه ها، سرویس امانت و تحویل مدرک الکترونیکی را در بر می گیرد که از این طریق می توان رونوشت مقالات یا خرید رونوشت پایان نامه ها را دریافت کرد و کتاب ها را به امانت گرفت.
درخواست ها در طول 48 ساعت از دریافت پردازش می شوند و از طریق فاکس، پست یا فایل پی دی اف در اختیار متقاضیان قرار می گیرد. برای اطلاع از هزینه هر یک از خدمات و روش های فوق می توانید به سایت زیر رجوع کنید .www.b1.uk/services/document/prices.html

نتیجه گیری:
عصر الکترونیکی تمامی جنبه های امانت بین کتابخانه ای و تحویل مدرک را متحول ساخته است و انفجار اطلاعات امانت بین کتابخانه ای را تحت تاثیر قرار داده است. بخاطر جو اقتصادی و افزایش قیمت مجلات چاپی و الکترونیکی و کاهش بودجه و فقدان فضا، کتابخانه ها از سمت سیستم گرد آوری مجلات به سوی همکاری و اشتراک منابع در حرکت هستند. از این روست که در محیط فن آوری های پیشرفته، توسعه فن آوری، نه تنها موجب افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات، بلکه منجر به پیدایش تقاضاهای جدیدی در حوزه خدمات اطلاع رسانی شده است. کابران اطلاعات، منابع مورد نیاز خود را در شبکه جهانی وب جست و جو می کنند، و قدرت خرید کتابخانه ها سیر نزولی و هزینه مواد پژوهش سیر صعودی خود را ادامه می دهند.[27] این جو اقتصادی، موجب تغییر مفهوم سنتی سازمان دهی مجموعه های محلی قوی و خرید مواد پژوهشی شده است که در نتیجه این تغییر و پیدایش تقاضاهای جدید، فرصت های بیشتری برای عرضه خدمات امانت بین کتابخانه ها و تحویل مدرک فراهم آمده است. کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی با آشنائی با مراکزی که خدمات تحویل مدرک را ارائه می دهند  و آگاهی از خدمات و نحوه ارائه این خدمات است که می توانند نیازهای اطلاعاتی سازمان و مراجعه کنندگان خود را با سرعت بیشتر و صرف هزینه بهتری برآورده سازند.

زهره زاهدیhttp://www.irandoc.ac.i

خدمات تحویل مدرک و انواع آن

تعاریف:
با توجه به افزایش وحجم  هزینه انتشارات و به دنبال آن، افزایش تقاضا و انتظارات کاربران کتابخانه ها، لزوم دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز بیش از پیش احساس می شود. هندرسون[2] ( 1999) اظهار می دارد هر چند انتظارات کاربران همراه با رشد رسانه های الکترونیکی بالا رفته اما نیاز به یک میانجی بیش از هر زمان دیگر وجود دارد. یکی از روش های دسترسی به اطلاعاتی که در کتابخانه ها موجود نیست، استفاده از خدمات تحویل مدرک است که توسط بخش تأمین مدرک  هر کتابخانه ارائه می شود. دانشنامه کتابداری تحویل مدرک را تهیه نسخه ای از مدرک برای درخواست کننده بر اساس نسخه امانی تعریف می کند و بیان می کند که تحویل مدرک خرید تصویر مدرک و تصویر مقالات مجلات از تهیه کنندگان را نیز شامل می شود.کولائیان (1383)، خدمات تحویل مدرک را نسخه برداری از مدرک یا تهیه نسخه الکترونیکی آن به منظور ارسال به شرکتها یا موسسات خارج از سازمان مربوطه جهت انتفاع و یا دریافت هزینه عملیات می داند.
فرهنگ پیوسته علوم کتابداری و اطلاع رسانی (اودلیس)[3] ، خدمات تحویل مدرک را تهیه اسناد منتشر شده یا منتشر نشده به شکل چاپی، ریزنگاشتی یا رقومی بر اساس دریافت خدمات هزینه ای مشخص که در اکثر کتابخانه ها توسط دفتر امانت بین کتابخانه ای و بر اساس هزینه ارائه می شود، تعریف می کند. بر اساس واژه نامه هرودز، خدمات تحویل مدرک کاربر را قادر می سازد تا نسخه هایی از موادی را که از طریق جستجوهای پیوسته بازیابی شده سفارش داده و مستقیماً از میزبان تحویل گیرد. این گونه خدمات تحویل مدرک ممکن است بصورت پیوسته از طریق پایانه کاربر فراتر از نسخه چاپی یا از طریق پست الکترونیکی نیز ارائه شود .

دانشنامه کتابداری امانت بین کتابخانه ای را ترتیب همکای میان کتابخانه ها که طی آن یک کتابخانه می تواند مواد کتابخانه دیگر را به امانت گیرد تعریف  می کند. در طرح امانت بین کتابخانه ای، استفاده کننده یک نظام اطلاعاتی می تواند مواد کتابخانه دیگر را به امانت گیرد (فرزین و احمدی لاری، 1376)‌. در امانت بین کتابخانه ای بر خلاف خدمات تحویل مدرک، مواد و منابع اطلاعاتی ارسال شده پس  فرستاده می شود. امروزه در اذهان اکثر مردم امانت بین کتابخانه ای به تحویل مدرک تغییر یافته و فعالیت کاملاً متفاوتی شده است . امانت بین کتابخانه ای فعالیت ملی و بین المللی محسوب می شود اما تحویل مدرک مرزی را نمی شناسد. کاربرد تحویل مدرک الکترونیکی[4]، وب سایتها، سرویس های اینترنت و پایگاه های اطلاعاتی تماماً این مفهوم را می رساند که اطلاعات می تواند برای هر کس، در هر جا و در هر زمان بدون توجه به مرزهای ملی تحویل داده شده و در اختیار قرار گیرد. این مورد به نوبة خود بر ماهیت میانجی تأثیر می گذارد. بطور معمول کتابخانه کانالی برای امانت بین کتابخانه ای محسوب می شده است اما امروزه تحویل مدرک توسط نهادهای متفاوت، بعضاً تجاری و بعضاً عمومی تأمین می شود (کرنیش[5]،2003).

الف : برخی معتقدند امانت بین کتابخانه ای جزیی از خدمات تحویل مدرک است.
ب: برخی دیگر معتقدند که تحویل مدرک جزیی از امانت بین کتابخانه ای است .
ج : وعده ای معتقدند این دو فعالیت از هم متفاوتند و هر یک هویتی مستقل دارند .
لازم به ذکر است که این دو فعالیت که دو روش اجرایی در راستای فراهم آوری مواد هستند شباهتهای زیادی با هم دارند. در هر صورت نتایج حاصله از این دو فعالیت باعث توسعه مجموعه می گردد (کولائیان ،1383). به نظر لاین[6] (1999) هم اکنون امانت بین کتابخانه ای در حداقل خود به عنوان فرمی از تأمین مدرک بکار می رود. تأمین کنندگان[7] جدید اساساً شرکت های خصوصی ای هستند که کپی مقالات را عرضه می کنند و ممکن است ناشران مجلاتی باشند که مقالات در آنها چاپ شده است. در صورت اخیر، آنها معمولاً تهیه کنندگان پایگاه های اطلاعاتی کتاب شناختی نیز بشمار می روند که در این صورت شناسایی مقالات با تأمین آنها همراه می شود. آنها قادرند اسناد و مداک درخواستی برای متقاضیان را از طریق مجموعه خود و یا با استفاده از موجودی کتابخانه های دیگر تهیه و ارسال کنند.

انواع خدمات تحویل مدرک
روشهای متعددی برای تأمین مدرک وجود دارد. بر این اساس نظرات مختلفی نیز در این زمینه ارائه می شود. در این روش ها کتابخانه نقش خود را بعنوان میانجی بین درخواست کننده و تأمین کننده حفظ می کند .
به نقل از ژاکوبز[8] (1999) چهار روش تأمین مدرک از این قرارند:

1- کاربر، پایگاه اطلاعاتی موضوع مدار در وب را جستجو کرده و اسناد مورد نیاز خود را چاپ می کند. امکان مشاهده اسناد به فرم پی دی اف [9] وجود دارد . در اینجا متن کامل اسناد فاقد حق مؤلف هستند و تهیه کننده پایگاه اطلاعات حق دسترسی به اسناد را با قیمت ثابتی ارائه می دهد . در ظرف ده دقیقه کاربر می تواند اسناد مورد نیاز خود را بدست آورد.
2- کاربر اسناد مورد نیاز خود را با انتخاب گزینه خاصی در پایگاه اطلاعاتی سفارش می دهد. در این روش سفارش مستقیماً از استفاده کننده نهایی به تأمین کننده مدرک فرستاده می شود و سپس مدارک از طریق پست در اختیار کاربر قرار می گیرد. بسته به تأمین کننده مدرک، هزینه اشتراک پایگاه بعلاوه هزینه برای هر سند مورد سفارش وجود دارد. دسترسی از طریق گذر واژه صورت می گیرد . کاربر در ظرف 3 روز بعد از سفارش می تواند به مدرک مورد نیاز خود دسترسی پیدا کند.
3- کاربر درخواست خود را از طر یق پست الکترونیک یا فرم موجود در وب سایت کتابخانه دانشگاهی خود ارائه می دهد. کتابخانه در مورد بهترین تأمین کننده برای هر مقاله تصمیم گیری کرده و سفارش می دهد مدارک به کتابخانه تحویل داده شده و از طر یق پست برای کاربران فرستاده می شود. برای هر مقاله هزینه ای مجزا اخذ می شود. در اینجا نقش کتابخانه بعنوان ارائه دهنده خدمات تأمین مدرک احساس می شود . بین سفارش و تحویل مدرک 5 روز طول می کشد.
4- کاربر درخواست خود را از طر یق پست الکترونیکی برای تأمین کننده مدرک می فرستد چنانچه مدرک در مجموعه او وجود داشته باشد، بصورت پی دی اف و از طریق پست الکترونیکی برای کاربر فرستاده می شود در غیر این صورت تحویل دو هفته طول می کشد. بسته به ناشر سند‌،  هزینه سند شامل قیمت ثابت هزنیه تحویل بعلاوه هزینه حق مؤلف می شود. هزینه توسط ناشر تعیین  می شود و در اینجا نقشی برای  کتابخانه وجود ندارد. در ظرف 2 روز کاربر می تواند به مدارک مورد نیاز خود دسترسی پیدا کند .
می توان گفت دو روش تحویل مدرک فیزیکی و الکترونیکی وجود دارد. در تحویل مدرک فیزیکی اصل یا فتوکپی مواد از مکان خاص در کتابخانه قابل دسترسی است و در تحویل مدرک الکترونیکی کتابخانه امانت دهنده مواد فیزیکی را اسکن کرده و برای کتابخانه امانت گیرنده می فرستد .
جکسون[10](2004) خدمات تحویل مدرک با واسطه [11] را بیان می کند که از طریق سیستم های میانجی امانت بین کتابخانه ای نظیر اُ. سی ال . سی صورت
می گیرد . ا.سی.ال.سی خدمات امانت بین کتابخانه ای خود را بگونه ای تقویت کرده که کاربر بتواند فهرست های پیوسته محلی را برای موجود بودن قبل از فرستادن سفارش به امانت دهنده جستجو کند. کرولی[12](1999) خدمات تحویل مدرک بی واسطه [13] نظیر ابسکوداک ، آرتیکل فرست و … را بیان می کند. این خدمات با دسترسی به اطلاعات بصورت پیوسته و بی واسطه از طریق کارگزاران تحویل مدرک تجاری نظیر اُ. سی . ال . سی[14]،  بی . ال . دی . اس . سی[15]،   یو . ام . ای[16]،‌ آن کاور[17] امکانم پذیر می سازد. هدف سهولت و سرعت دسترسی به اطلاعات و منابعی است که بصورت عادی و از طریق امانت بین کتابخانه ای سفارش داده می شود. نوعی دیگر از سیستم های تحویل مدرک بی واسطه نیز وجود دارد که توسط کاربران مورد جستجو قرار گرفته، آیتمی را مشخص می سازند و سپس درخواست خود را بدون کمک یا میانجی گری کتابدار شروع می کنند. بر اساس نوع نرم افزار، کاربر می تواند درخواست خود را مستقیماً به تهیه کننده نهایی بفرستد (جکسون[18]، 2004)‌. کتابخانه ها  می توانند مقالات مورد نیاز خود را از طریق  امانت بین کتابخانه ای از کتابخانه های دیگر تأمین کنند، از خدمات تأمین مدرک ملی نظیر خدمات تأمین مدرک ملی نظیر خدمات تأمین مدرک کتابخانه بریتانیا یا کارگزاران تجاری استفاده بعمل آورند،. یا اینکه مقالات مورد نیاز خود را مستقیماً از طریق مجموعه مجلات پیوسته ناشران بصورت پرداخت برای هر بار استفاده[19] تهیه کنند. مورد اخیر فرصتی است که هم در اختیار کتابخانه و هم کاربر نهایی قرار می گیرد. تحویل بصورت پیوسته و پرداخت می تواند از طریق کارت اعتباری صورت گیرد. کارگزاران تجاری خدمات تحویل مدرک می توانند برای کتابخانه هایی که تعداد سفارشات بالائی دارند، تخفیف قائل شوند. این کارگزاران از سرعت بالائی در تهیه مقالات برخوردار هستند و خدمات تحویل مدرک الکترونیکی نیز ارائه می کنند. در صورت استفاده از این خدمات، کتابخانه ها بایستی هزینه نسخه برداری و تحویل مقاله و حق التألیف را که توسط این کارگزاران برای ناشر پرداخت می شود، متقبل شوند. کارگزاران خدمات تحویل مدرک تجاری غالباً از تهیه کنندگان ملی یا مرکزی نظیر بی. ال . دی . اس . سی و سیستی[20] استفاده بعمل می آورند (واتس[21] ، 2003).
از آنجا که کتابخانه ها بیشتر از خدمات تأمین مدرک تجاری بهره می برند، ضروری است که از مزایا و معایب انها مطلع شوند. به نقل از اشمایر و بوشن[22] (1997)، کرگزاران تحویل مدرک تجاری علاوه بر معایبی نظیر کافی نبودن دامنه، فقدان مسئولیت و کوتاهی در پیروی از انجام کار در زمان گفته شده از مزایای زمان تحویل سریع، سادگی سفارش، روشهای پرداخت و تحویل راحت و پرداخت خود کار هزینه حق مؤلف برخوردار هستند. کتابخانه ها به این نتیجه رسیده اند که استفاده از خدمات تحویل مدرک کارگزاران تجاری بسیار اقتصادی تر از اشتراک به همان مجلات است. به نقل از زولو[23](2001) اشتراک به یک مجله خوب از ناشر ی خاص در سال 5/17 دلار برای کتابخانه هزینه دارد و با فرض اینکه هزینه تحویل مدرک برای هر مقاله 30 دلار باشد، می توان بجای یک سال اشتراک به آن مجله تقریباً 600  مقاله خریداری کرد . اگر چه این مورد برای کتابخانه پر منفعت است اما برای ناشران خطر بزرگی قلمداد می شود .
تحویل مدرک، از ابزارهای بسیار مهم اشتراک منابع است و می توان با استفاده از ابزارهای الکترونیکی آن را بسیار تسهیل کرد. در عصر الکترونیک، تحویل مدرک گاهی به معنای دریافت درونخطی متن کامل نیز هست. به نقل از واژنامه هرودز خدمات تحویل مدرک الکترونیکی انتقال اطلاعات را از ناشر یا کتابخانه به کاربر از طریق ابزارهای الکترونیکی نظیر ویدئو تکست، پست الکترونیکی، شبکه پیوسته یا سی دی رام در بر می گیرد. فرهنگ پیوسته علوم کتابداری و اطلاع رسانی( اودلیس)، تحویل مدرک الکترونیکی را انتقال الکترونیکی (معمولاً از طریق پست الکترونیکی یا شبکه جهانی وب) اطلاعاتی که بطور سنتی بر محمل فیزیکی ضبط می شوند بیان می‌کند .

خدمات تحویل مدرک کتابخانه بریتانیا
کتابخانه بریتانیا ، کتابخانه ملی – تحقیقاتی کشور انگلستان با آوازه جهانی است که بنیاد آن در سال 1972 از تلفیق کتابخانه موزه بریتانیا و کتابخانه ملی امانی علوم و تکنولوژی گذاشته شد[24] .
مهم ترین مرکزی که در سراسر جهان در زمینه امانت بین کتابخانه ای فعالیت دارد،. بخش امانت کتابخانه بریتانیا است. این مرکز با بیش از 34 سال تجربه امروزه بزرگ ترین و جامع ترین منبع تأمین اطلاعات و مدارک در جهان بشمار می رود که سالانه بیش از چهار میلیون  تقاضا از سراسر
جهان دریافت می کند. مجموعه موجود در این مرکز بزرگ ترین مجموعه قابل دستیابی جهان است که شامل مجلات، مقالات همایش ها، گزارشات دولتی و بین دولتی، پایان نامه های تحصیلی، میلیون ها جلد کتاب، پروانه های ثبت اختراعات و صفحات موسیقی و تصاویر می باشد. این مجموعه بزرگ ترین مجموعه دنیا است که وقف تحویل مدرک می شود و تمامی زمنیه های علمی، فنی، پزشکی و انسانی را به تمامی زبان ها در بر می گیرد. این کتابخانه محتوای جهانی دارد بطوریکه 30%  انتشارات پایه بریتانیا، 30% انتشارات ایالات متحده و 40% مواد بین المللی دیگر را تحت پوشش دارد. از دسامبر 1987، کتابخانه بریتانیا، با استفاده از پایگاه اطلاعاتی بلیز[25]خدمات خود کار درخواست مدارک را شروع کرده و استفاده کنندگان از طریق این پایگاه، اطلاعات کتابشناختی را به صورت پیوسته جستجو می کنند و اصل مقاله را به طور خودکار از بخش امانت کتابخانه بریتانیا تقاضا می نمایند(فرزین و احمدی لاری، 1376). هم اکنون بیش از 80% این تقاضاها از طریق یکی از روش های الکترونیکی دریافت می شوند. کتابخانه بریتانیا سعی کرده تا توافقنامه های وسیعی را با اکثر ناشران علمی سراسر دنیا جهت تأمین مدرک ایجاد کند. بر خلاف اکثر تأمین کنندگان، این کتابخانه اکثر سفارش ها را مستقیماً از طریق مجموعه خود تأمین میکند و نه تنها به جامعه تحقیقاتی دنیا بلکه به دیگر تهیه کنندگان اطلاعات نیز خدمات ارائه می دهد. (British library launches new secure electronic delivery service, 2004)
برای استفاده هر چه بهتر از خدمات کتابخانه بریتانیا بهتر است که سازمانها در این کتابخانه  حساب باز کنند. افراد نیز می توانند ثبت نام کنند. در صورت ثبت نام برای شما کد مشتری و گذر واژه صادر می شود که با استفاده از آن به روش های مختلف زیر می توانید مواد مورد نیاز خورد را سفارش دهید :

1- روش پیوسته web Art که از طریق فرم سفارش مدرک اینترنتی این امکان برای کسانی که ثبت نام کرده اند وجود دارد که در هر زمان یک درخواست را به کتابخانه ارسال کنند.
2- روش پست الکترونیکی Mail Art که از طریق این روش می توانید فهرستی از درخواست ها را بر اساس استاندارد با پست الکترونیکی به کتابخانه ارسال کنید .
3- روش Art Tel که از طریق تلنت[26] می توانید به آن دسترسی داشته باشید. همانندروش Mail Art در اینجا نیز می توان فهرستی از درخواستها را فرستاد و پیام هائی را به کتابخانه فرستاده و دریافت کنید و بدین ترتیب وضعیت سفارش خود را کنترل نمائید.
4- روش فاکس Fax Line از طریق این روش  هر روز می توان 10 تقاضا را به کتابخانه فرستاد.
خدمات تأمین مدرک کتابخانه بریتانیا سفارش رونوشت مدارک، سفارش پایان نامه ها، سرویس امانت و تحویل مدرک الکترونیکی را در بر می گیرد که از این طریق می توان رونوشت مقالات یا خرید رونوشت پایان نامه ها را دریافت کرد و کتاب ها را به امانت گرفت.
درخواست ها در طول 48 ساعت از دریافت پردازش می شوند و از طریق فاکس، پست یا فایل پی دی اف در اختیار متقاضیان قرار می گیرد. برای اطلاع از هزینه هر یک از خدمات و روش های فوق می توانید به سایت زیر رجوع کنید .www.b1.uk/services/document/prices.html

نتیجه گیری:
عصر الکترونیکی تمامی جنبه های امانت بین کتابخانه ای و تحویل مدرک را متحول ساخته است و انفجار اطلاعات امانت بین کتابخانه ای را تحت تاثیر قرار داده است. بخاطر جو اقتصادی و افزایش قیمت مجلات چاپی و الکترونیکی و کاهش بودجه و فقدان فضا، کتابخانه ها از سمت سیستم گرد آوری مجلات به سوی همکاری و اشتراک منابع در حرکت هستند. از این روست که در محیط فن آوری های پیشرفته، توسعه فن آوری، نه تنها موجب افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات، بلکه منجر به پیدایش تقاضاهای جدیدی در حوزه خدمات اطلاع رسانی شده است. کابران اطلاعات، منابع مورد نیاز خود را در شبکه جهانی وب جست و جو می کنند، و قدرت خرید کتابخانه ها سیر نزولی و هزینه مواد پژوهش سیر صعودی خود را ادامه می دهند.[27] این جو اقتصادی، موجب تغییر مفهوم سنتی سازمان دهی مجموعه های محلی قوی و خرید مواد پژوهشی شده است که در نتیجه این تغییر و پیدایش تقاضاهای جدید، فرصت های بیشتری برای عرضه خدمات امانت بین کتابخانه ها و تحویل مدرک فراهم آمده است. کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی با آشنائی با مراکزی که خدمات تحویل مدرک را ارائه می دهند  و آگاهی از خدمات و نحوه ارائه این خدمات است که می توانند نیازهای اطلاعاتی سازمان و مراجعه کنندگان خود را با سرعت بیشتر و صرف هزینه بهتری برآورده سازند.

زهره زاهدیhttp://www.irandoc.ac.i